Excel 2013 Grundkurs

Die Einschränkung der Textlänge

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Lernen Sie in diesem Tutorial die Einschränkung der Eingabe bei der Textlänge in Kombination mit dem Fehlertyp "Information" kennen.
05:53

Transkript

Willkommen im Kapitel "Datenprüfung", dieses Feature hieß in der Version 97-2003 "Gültigkeit", aber abgesehen vom Namen hat sich bis jetzt nichts geändert. Was wäre denn ein gutes Beispiel, damit wir verstehen, wofür wir eine Datenprüfung brauchen? Nehmen wir einmal an, sie sind für die Bargeldkasse in Ihrem Verein oder in Ihrem Unternehmen zuständig und wie immer gibt es natürlich hier ein paar Regeln die sie beachten müssen und das ist genau der Vorteil der Datenprüfung, es wäre superschön, wenn bei der Eingabe schon auf die Regelverstöße aufmerksam gemacht wird. Wir haben die Regel stehen, schauen wir uns die gleich einmal an, also beim Einkäufer sehen wir, haben wir keine Einschränkung , wir dürfen eingeben was wir möchten, beim Produkt gibt es die Einschränkung, dass aus Layoutgründen das Produkt nur zwischen 2 und 15 Zeichen lang sein darf, aber, wenn es unbedingt sein muss, dann darf es auch länger sein. Hier haben wir nur eine Art Empfehlung, gegen die aber verstoßen werden kann. Beim Betrag, Abteilung und Kaufdatum ist es ganz anders, da haben wir sogenannte "Muss-Felder", da darf nichts falsches eingegeben werden, also aus der Kasse dürfen nur 200€ maximal entnommen werden, also die 400 sind eigentlich schon falsch, in der Abteilung darf nur "THE", "ABV" und "ERT" stehen und das Kaufdatum ist auch klar, wenn wir hier die Auflistung von 2014 haben, dann dürfen wir natürlich hier auch nur Buchungen aus dem Jahre 2014 haben. So weit, so gut, dann legen wir gleich einmal los. Einkäufer, wie gesagt, ist klar, Produkt, da geht es los. Da wir natürlich nicht wissen, wie viele Produkte wir eingeben, markieren wir aus Sicherheitsgründen gleich einmal die ganze Spalte B, dann klicken wir auf "Daten" und hier unten ist auch schon die Datenprüfung zwei mal geklickt und schon sind wir da. Dann klicken wir auf "Einstellungen" und hier sehen wir: "Zulassen Jeden Wert", das wollen wir nicht, es gibt hier verschiedene Einstellungen. Ganz kurz vielleicht vorab, was ist der Unterschied zwischen "Ganze Zahl" und "Dezimal"? Bei "Ganze Zahl", vielleicht machen wir sogar ein Beispiel dazu, hätten wir hier noch irgendwo "Menge" dabei, dann wäre "Dezimal" nicht so toll, denn 2.5 Bleistifte zu kaufen macht keinen großen Sinn und deswegen gäbe es zum Beispiel die ganze Zahl. wir wollen natürlich zurück zu unserem Beispiel mit der Textlänge, genau das was wir brauchen, klicken wir auf "Textlänge", da ist auch schon "zwischen", wie gesagt, hier könnte man auch "gleich", "ungleich" und so weiter, ich denke das ist auch klar. Also wir haben es hier einfach, wir können das "zwischen" stehen lassen, 2 und 15, bestätigen dann das ganze einmal mit "OK", denn, Eingabemeldung und Fehlermeldung wird zwar angezeigt, aber habe ich nicht vergeben, da kommen wir später dazu, wir wollen es einmal einfach halten. Deswegen sage ich einfach nur "OK", und jetzt gebe ich da zum Beispiel mal "Kleber" ein und ich denke mir: "Ja, das funktioniert", aber wie wäre es zum Beispiel mit "Geburtstagskuchen für Herrn B. aus Abteilung H", wenn ich das versuche einzugeben, dann kommt eine Hinweismeldung: "Der eingegebene Wert ist ungültig, ein anderer Benutzer hat die Werte begrenzt", und den Rest können sie selbst lesen. Dann haben wir hier "Wiederholen" und "Abbrechen", ich möchte ja eigentlich im Notfall eine längere Bezeichnung eingeben, deswegen versuche ich es einmal mit "Wiederholen", dann kann ich es noch einmal machen, sie sehen, mit "Wiederholen" komme ich hier sozusagen gar nicht weiter. Ich versuche es einmal mit "Abbrechen" und gebe einmal etwas anderes ein. Ja, bei "Abbrechen" löscht er mir das, also das ist sozusagen hier der Fall, den wir erst später brauchen, d.h., dass gar keine Falscheingabe möglich ist, deswegen markiere ich die Spalte B wieder und verbessere meine Datenprüfung unter "Daten" - "Datenprüfung" und jetzt will ich mir einmal die Fehlermeldung angucken und da, sehen Sie, gibt es drei Typen und "Stop" ist sozusagen das, was wir gerade hatten, das ist auch standardmäßig eingestellt, dass wirklich nichts falsches eingegeben werden darf, das ist auch das, was man dann meistens braucht in der Praxis, aber es gibt auch noch zwei andere, nämlich "Information" und "Warnung", die sind einfach einfach von der Abstufung ein bisschen unterschiedlich, erlauben beide aber Falscheingaben, "Information" ist so eine Information und das ist das, was am leichtesten die Fehleingabe erlaubt und dann schreibe ich hier bei "Titel" hin einfach "Hinweis" und bei "Fehlermeldung" "Wenn es unbedingt sein muss, dürfen Sie eine längere Bezeichnung eingeben." Dann mach ich hier mal "OK", versuche das ganze noch einmal. Wieder "Geburtstagskuchen für Herrn 'Hm-hm-hm'" und jetzt sehen sie: Wenn es unbedingt sein muss, dürfen Sie auch längere Bezeichnungen eingeben, natürlich dürfen Sie das netter formulieren, wenn wenn ich sage "OK", dann war das eine Hinweismeldung, aber trotzdem hat er es mir erlaubt, etwas falsches einzugeben. Ja, was ist dann die Hinweismeldung, einen haben wir ja noch, und zwar wenn wir da auf "Daten" - "Datenprüfung", dann haben wir die Eingabemeldung, beim Titel kann ich auch wieder hinschreiben: "Hinweis" und bei der Eingabemeldung schreibe ich einfach: "Bitte nur zwischen 2 und 15 Zeichen eingeben, sonst haben wir Probleme beim Ausdruck Danke!" und wenn ich das mit "OK" bestätige, dann habe ich jetzt sozusagen alles einmal ausgefüllt, und sie sehen, immer wenn ich in die Spalte B klicke, genau in eine Zelle der Spalte B, dann kommt immer dieser Hinweis "Bitte nur zwischen 2 und 15 Zeichen eingeben, sonst haben wir Probleme beim Ausdruck Danke!". Dann machen wir zum Abschluss noch ein Beispiel, zum Beispiel tragen wir einfach einmal "Radiergummi" ein, sie sehen, es funktioniert wunderbar. Wenn ich etwas zu langes eintrage, noch einmal kommt wieder die Hinweismeldung, ich kann sagen "OK". Also ich glaube, das war das Grundprinzip, auch nicht weiter dramatisch, dann würde ich sagen: Bis gleich, wenn wir uns einmal die Bedingung beim Eurobetrag anschauen.

Excel 2013 Grundkurs

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9 Std. 34 min (115 Videos)
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