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Office 365: Word Grundkurs

Die Datenquelle erstellen

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Ein Serienbrief benötigt eine Datenquelle. Die Regeln für die Datenquelle sind: kurz, knapp, präzise und eindringlich. Lernen Sie in diesem Tutorial, was eine Datenquelle erfüllen muss.
03:15

Transkript

Um einen Serienbrief zu erstellen, benötigen Sie eine Datenquelle, oder hochtrabend gesprochen, eine Datenbank. Das heißt, die Adressinformation, meistens sind es ja Menschen, die Person, die ich anschreiben werde, die brauche ich in einer Liste. Ich zeige Ihnen mal eine solche Liste. Ich hab hier eine kleine Excel-Liste vorbereitet, oder ganz genau, eigentlich stellt Microsoft sie zur Verfügung, in dem Programm Microsoft Visio, das ist eine Dummy-Liste mit irgendwelchen Dummy-Namen, aha, hier hört's auf, wie Sie sehen, zweiundfünfzig Zeilen. Diese Personen möchte ich gern anschreiben, stellen Sie sich vor, das sind meine Freunde, das sind meine Geschäftskollegen, das sind meine Partner, die ich benachrichtigen möchte und so weiter. Einige Dinge gibt es zu beachten bei solchen Listen. Erstens, es ist egal, in welchem Programm Sie diese Liste erstellen, Sie können hierfür Excel nehmen, Sie können eine Word-Tabelle verwenden, Sie könnten es auch in einer Textdatei machen, Sie können eine Access-Datenbank nehmen. Access ist am unkompliziertesten, weil er stellt schon die Datenbankstrukturen zur Verfügung. In Excel und Word müssen Sie darauf achten, dass in der ersten Zeile die Überschrift steht. Weil jede Spalte wird gegriffen, über den Namen, über die Beschriftung, über die Bezeichnung, die sich oberhalb befindet, also eine Überschriftszeile, nicht null, nicht zwei, sondern schreiben Sie über jede Spalte, bitte eine Information, über jede Spalte eine Information. Bitte lassen Sie keine Spalte frei, jede Spalte hat bei mir eine Überschrift. Die Tatsache, dass ich eine andere Farbe verwendet habe, spielt für unseren Serienbrief keine Rolle, ich hätte ihn natürlich auch schwarz auf weiß gestalten können. Zweitens, achten Sie darauf, dass Sie keine Leerzeile haben, sonst bekommen Sie einen leeren Brief zuviel, achten Sie darauf, dass Sie keine Leerspalte haben, Leerspalten sind ärgerlich, vor allen Dingen, weil dann natürlich, wenn nichts drinsteht, Word automatisch den Feldnamen, also die Überschrift, Feld 0, Feld 1, Feld 2 und so weiter durchzählt, und Sie wissen überhaupt nicht mehr, was da los ist, was in der Original- Liste drinsteht. Das sind die Muss-Kriterien, keine Leerzeile, keine Leerspalte, eine zusammenhängende Liste, oben die Überschrift, jede Spalte muss eine Überschrift haben. Bei Excel beziehungsweise bei Word gibt es noch eine Kleinigkeit zu beachten, in Excel fangen Sie bitte in der Zelle A1 an, und hätte ich diese Word-Tabelle erstellt, diese Tabelle also in dem Programm Word gemacht, dann schreiben Sie bitte über die Tabelle keinen Text drüber. Normalerweise schreibe ich gerne Beschriftungen oder Information über die erste Tabelle, hier bitte nicht, sondern ich fange direkt mit der Tabelle an. In Word steht auch bitte nichts unter der Tabelle, auch das führt zu Ärger. So sieht die Datenquelle aus, und wenn diese Datenquelle erstellt ist, wenn ich dort meine Informationen eingetragen hab, dann sollte ich sie schließen. Theoretisch könnte ich auch mit einer offenen Datenquelle arbeiten, manchmal klappt es, aber meine Erfahrung ist, meistens schimpft Word dann und bittet mich darum, die Datenquelle zu schließen. Machen wir's doch lieber selbst gleich, schließe ich diese Datenquelle.

Office 365: Word Grundkurs

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7 Std. 22 min (104 Videos)
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Erscheinungsdatum:08.09.2016
Laufzeit:7 Std. 22 min (104 Videos)

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