Word 2013 Grundkurs

Die Datenquelle erstellen

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Ein Serienbrief benötigt eine Datenquelle. Die Regeln für die Datenquelle sind: kurz, knapp, präzise und eindringlich. Lernen Sie in diesem Tutorial, was eine Datenquelle erfüllen muss.
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Transkript

Wenn Sie einen Serienbrief erstellen möchten, benötigen Sie eine Datenquelle. Oder hochtrabend ausgedrückt: Sie brauchen eine Datenbank. Oder etwas einfacher ausgedrückt: Sie brauchen eine Tabelle. Bei der Tabelle ist es egal, ob es sich um eine Word-Tabelle handelt, wie Sie hier sehen, oder eine Excel-Tabelle, oder wenn Sie Access besitzen, eine Access-Tabelle oder auch eine Access-Abfrage oder Sie könnten einen Serienbrief auch starten, indem Sie auf eine beliebige andere Datenbank zugreifen. In dem Beispiel habe ich mich für eine Word-Tabelle entschieden. Dabei gibt es einige Dinge zu beachten. Erstens: Über oder unter dieser Tabelle darf kein Text stehen. In diesem Dokument darf also nur diese Tabelle stehen. Zweitens: Es darf in diesem Dokument auch nur eine Tabelle stehen. Diese Tabelle darf also nicht in verschiedene Tabellen geteilt sein. Auch innerhalb der Tabelle dürfen keine Tabellen verbunden sein oder noch einmal in sich selbst geteilt. Das heißt, ich habe hier nur Zeilen und Spalten. Nichts getrenntes, nichts verbundenes. Desweiten muss in der ersten Zeile eine Überschrift stehen. Das heißt, jede Spalte ist eindeutig identifiziert durch diesen Überschriftstext. Geschlecht, Vorname, Nachname, Straße und so weiter. Dabei gibt es wieder eine Regel. Die Überschriften müssen eindeutig sein. Verwenden Sie also bitte nicht als Überschrift Name ... Name. Sondern verwenden Sie wie hier Vorname ... Nachname. Oder wenn Sie mehrere Nachnamen hätten, Vorname ... Nachname 1 ... Nachname 2. Das ist egal. Aber jede Spalte muss eine eindeutige Überschrift besitzen. Verwenden Sie auch bitte nur eine Überschriftszeile. Nicht null, nicht zwei, genau eine. Zu den Daten selbst gibt es nichts zu sagen. Hier können Sie eintragen, was Sie wollen. Es könnten sogar einige Zellen leer sein. Das ist kein Problem. Wenn Sie von einer Person den Vornamen nicht wissen oder den Nachnamen oder die Adresse, kein Problem. Lassen Sie dieses Daten einfach leer. Die einzige Sache, die Sie beachten sollten: Sie sollten keine leeren Zeilen drin lassen. Wenn ein ganzer Datensatz, also eine ganze Zeile, leer wäre, käme später bei unserem Serienbrief ein leeres Dokument raus. Das ist nicht schlimm, aber ein bisschen ärgerlich, weil ich dann eine Papierseite wegwerfen muss. Schreiben Sie also nur die Daten rein, die Sie wirklich brauchen. Apropros brauchen: Natürlich können Sie mehr Informationen reinschreiben. Ich kann später im Laufe des Serienbriefs auch filtern. Ich kann einzelne Personen auswählen oder ich kann sagen, bitte schreibe nur die Menschen aus Deutschland an, oder bitte nur die Männer, oder die Frauen, oder nur in einem bestimmten Postleitzahlenbereich, oder, oder, oder. Filterung ist möglich. Ich könnte in dieser Liste also mehr Daten halten, wenn ich das möchte. Übrigens: Wahrscheinlich haben Sie's schon gesehen: Ich habe in dieser Liste ganz frech ein paar kyrillische Buchstaben eingetragen. Auch das wird später kein Problem machen, es wird brav auch diese Zeichen mitnehmen. Auch das funktioniert also. Damit wir später von einem Brief auf diese Datenquelle zugreifen können, muss diese Datenquelle gespeichert sein Sie sehen hier oben in der Titelzeile, ich habe dieser Datenquelle bereits einen Dateinamen gegeben. Das heißt, ich habe sie schon gespeichert. Das muss sein.

Word 2013 Grundkurs

Lernen Sie die Arbeit mit Word 2013 von Grund auf anhand vieler nachvollziehbarer Beispiele kennen und nutzen Sie die Möglichkeiten des Programms für eine erfolgreiche Textarbeit.

7 Std. 57 min (103 Videos)
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