SharePoint 2013 Grundkurs

Die Community mit Leben füllen

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Die informelle Unterhaltung zwischen Mitgliedern verschiedener Unternehmensbereiche ist ein Kinderspiel. Wir zeigen Ihnen in diesem Video, wie Sie sich mit Badges und Co. in neuen Diskussionsforen aktiv und informativ austauschen können.

Transkript

In diesem Video möchten wir Ihnen zeigen, wie Sie mit Communitysiten arbeiten, wie mit Diskussionen gearbeitet wird, wie wir Kategorien erstellen, Badges an Mitarbeiter zuweisen, Mitglieder einladen. Wir schauen uns die Zuverlässigkeitseinstellungen an und die Communityeinstellungen. Beginnen wir mit dem einleitenden Text auf der Startseite der Community. Teilen Sie hierüber mit, zu welchem Zweck die Community erstellt wurde. Versetzen Sie die Seite durch Klick auf Seite Bearbeiten in den Bearbeitungsmodus und beginnen Sie mit der Texteingabe. Der Text ist eingetragen und wir bestätigen den Eintrag mit Speichern. Im nächsten Schritt möchten wir Kategorien für Diskussionen vergeben. Das ist sinnvoll, wenn die Community für mehrere Themen oder Projekte genutzt werden soll. Wir klicken auf die Einstellung Kategorien erstellen. Nehmen ein Neues Element und vergeben einen Kategorienamen, beispielsweise Kommunikation. Hier kann eine kurze Beschreibung etwas mehr Informationen bringen, worüber sich die Communitymitglieder in dieser Kategorie unterhalten sollen. So, ist der Text jetzt eingegeben. Und als Nächstes geben wir der Kategorie ein Bild. Ein Tipp: Das Bild wird über eine Webadresse eingefügt. Am besten kopieren Sie sich diese bereits im Vorfeld, indem Sie auf das gewünschte Bild klicken und die Verknüpfung kopieren. Das habe ich getan. Ich setze hier mit Strg+V und schaue mir in der Vorschau an, wie das Bild aussieht, und speichere das Ganze. Was bedeutet es, mit den Bildern zu arbeiten? Hier in dieser Eingabemaske sehen Sie noch gar kein Ergebnis. Aber wenn ich jetzt hier auf Kategorien klicke, sehen Sie ist hier dementsprechend schon das Bild vorhanden, worüber ich dann später, wenn ich nach Unterhaltungen filtern möchte, gezielt auf die Unterhaltung zum Thema Kommunikation gehen kann. Ich habe einige Kategorien angelegt, wie Sie sehen. Jede Kategorie hat ein Bild, nur die bestehende Kategorie, die Ihnen mit in der Kategorieliste schon zur Verfügung gestellt wird als Muster, hat noch kein Bild und eventuell möchten Sie es auch umbenennen. Wie gehen Sie mit bestehenden Elementen um? Wenn Sie in die Bearbeitung wollen, klicken Sie einfach auf die drei Punkte, klicken auf Element bearbeiten, Sie sind in der Eingabemaske. Den Kategorienamen belassen wir so, die Beschreibung können wir hier lassen. Und ich habe ein Bild hinzugefügt, klicke auf Testen, sehe, okay, das Bild kann ich nehmen, das passt gut. Und speichere den Eintrag ab. Noch ein Tipp für die Praxis: Auch eine Kategorie Abgeschlossen ist sinnvoll, falls eine Diskussion als abgeschlossen gilt. Deswegen habe ich hier die Kategorie angelegt, habe das passende Bild dazugesetzt, und wir speichern. Die Kategorien haben wir damit vorbereitet. Klicken wieder in der Schnellstartleiste auf die Startseite und gehen als Nächstes an das Thema Badges erstellen. Was steckt hinter Badges? Badges ist das englische Wort für Abzeichen oder Marke. Damit können Sie Mitgliedern der Community ihre Expertise zuweisen. Somit kann in Communities schnell festgestellt werden, welcher Benutzer die richtigen Fähigkeiten für ein bestimmtes Thema besitzt. Badges werden in der Mitgliederübersicht der Community angezeigt. Und für unser Beispiel wollen wir Kollegen aus dem Bereich Kommunikation und Eventorganisation in die Community einladen. Wir vergeben somit Neue Elemente wie Eventorganisation und Kommunikation . Die erstellten Badges tauchen nun in der Übersicht aller Badges auf und stehen für die Vergabe bereit. Die Zuweisung erfolgt dann logischerweise, nachdem neue Mitglieder hinzugefügt wurden. Als nächsten Schritt in der Vorbereitung, wir klicken wieder auf die Startseite, beschäftigen wir uns mit den Zuverlässigkeitseinstellungen . Wo viel diskutiert wird, ist nicht jeder Beitrag unbedingt nützlich oder sachlich. Deswegen ist es sinnvoll, Beiträge bewerten zu können. Zusätzlich können Indikatoren für die Leistung eines Mitglieds einen Eindruck vermitteln, wie aktiv diese in der Community teilnimmt, und wie die Qualität der Beiträge von der Community bewertet werden. In der Zuverlässigkeitseinstellung, sehen Sie, kann ich für die Community einstellen: Sollen Bewertungen von Elementen in dieser Liste zugelassen werden? Und welche Abstimmungs- oder Bewertungsbenutzeroberflächen möchten Sie für die Liste aktivieren? Wir aktivieren hier die Sternebewertungen und grundsätzlich ist hierzu anzumerken: Die Bewertung ist nicht gemeint, etwas schlecht oder nicht gut; sondern die Bewertung bedeutet, hier wird Relevanz von Informationen auch bewertet, wo jedes Mitglied sehen kann, was ist besonders wichtig oder was ist für mich besonders wichtig. Und wir gehen in das Punktesystem. Das Punktesystem, wenn ich die Sternebewertungen gewählt habe, ist eine Basis auf einer 5-Sterne-Skala, die die Güte des Inhalts oder die Relevanz des Inhalts, und zwar aus der Perspektive des Benutzers für sich widerspiegelt. Bei mehreren Bewertungen wird dann ein Mittelwert aus allen Bewertungen gebildet und das dient als Indikator für den Grad der Relevanz des Inhaltes für die gesamte Community. Des Weiteren sehen wir, dass wir Einstellungen für das sogenannte Punktesystem für Mitgliederleistung einstellen können. Und die enthaltenen Punkte sind Grundlagen für Leistungsstufen, in die ein Mitglied eingeordnet wird. Und die können wir hier unter dem Punkt Leistungsstufenpunkte selbst bestimmen. Und wenn wir uns das in der Praxis uns jetzt mal näher ansehen: Wenn wir das Punktesystem vergeben, für jeden neuen Beitrag, der erstellt wird, bekommt das Mitglied 10 Punkte. Auf einen Beitrag antworten: 10 Punkte. Beitrag oder gefällt mit Bewertung höher als 4 oder 5. Oder die Antwort wird als 'Beste Antwort ' gekennzeichnet, mit 100 Punkten. Wenn ich jetzt die Leistungsstufen angebe und sage, wenn jetzt ein Mitglied mehr als 500 Punkte hat, ist er in der Leistungsstufe 3. Und die Punkte erwirbt er durch den neuen Beitrag oder Antworten oder Antwort als beste Antwort kennzeichnen. Wir bekommen dadurch eine Bewegung in die Community rein und die Erfahrung zeigt, dass die Communities da sehr aktiv damit arbeiten und sich das Ganze auch gegenseitig aufbaut und wirklich sehr gut genutzt wird. Einfach mal testen, eine Pilotgruppe bilden und selber Erfahrungen sammeln. Dann wir das Ganze etwas vertrauter und ruft keine Ängste hervor. Zu guter Letzt haben wir noch die Möglichkeit, die Darstellung der Leistungs- stufendarstellung zu bestimmen. Und dabei können wir wählen zwischen Balken oder Textstufen. Die Textstufen können Sie selbst benennen und wir belassen es in unserem Beispiel bei den Standardvorgaben. Wir werden die Leistungsstufe auch als Bild anzeigen und bestätigen die Einstellungen mit OK. Wir schauen uns noch die Communityeinstellungen an. Es kann immer passieren, dass fragwürdige Inhalte eingestellt werden. Diese können Ihnen gemeldet werden, worauf Sie Möglichkeit zur Überprüfung und gegebenenfalls der Löschung erhalten. Das Melden von anstößigen Inhalten wird bei den Communityeinstellungen aktiviert und hierzu können wir dementsprechend das Häkchen setzen: Meldung anstößiger Inhalte aktivieren. Oder wir hätten auch die Möglichkeit: Automatische Genehmigungen aktivieren. Wir belassen es jetzt bei dieser Meldung, bestätigen den Eintrag mit OK und haben die Vorbereitungen fast abgeschlossen. Jetzt heißt es, die Kollegen einzuladen, die Community leben zu lassen, die Mitglieder an Bord zu holen und das geht sehr einfach, indem ich in der Navigationsleiste auf Freigeben klicke. Und nehme hier die Personen mit dazu. Ich sage, ich wähle die Frau Schäfer aus, die Frau Unverhau möchte ich gerne mit in das Team holen. Und nehme auch noch einen Einladungstext dazu: "Herzlich willkommen auf unserer Communitysite. Ich freue mich auf regen Austausch." So. Wir klicken nochmal kurz auf die Optionen. Eine E-Mail-Einladung versenden und hier wähle ich dann auch aus, welche Berechtigungsstufe gebe ich diesen Mitgliedern, die ich hier einlade. Und hier gebe ich die Informationen an die Frau Schäfer und an die Frau Unverhau, ich möchte Sie gerne als Mitglieder zum Bearbeiten mit hinzufügen. Ich klicke auf Freigeben. Die Teammitglieder sind eingeladen und jetzt schauen wir, was sich tut. Auf der Communitysite hat sich mittlerweile schon einiges getan. Hier sind die ersten Diskussionen am Laufen und wir schauen mal kurz rein. Also Sara Unverhau hat hier beispielsweise "was haltet ihr von diesem Essen zur Firmenveranstaltung" geschrieben. Es wurde geantwortet., es wurde mit Sternen versehen. Wir können über die Schnellstartleiste uns die Kategorien nochmal einzeln ansehen und dementsprechend sagen, an welcher Diskussion möchte ich jetzt hier gerne teilnehmen oder welche Diskussion möchte ich mir ansehen. Zum Event eine Diskussion, zwei Antworten. Zum Thema, oh, Projekt hat sich auch schon was getan. Da klicken wir da mal rein. Und wir kommen dann auf diese Diskussion, die der Kategorie Projekt zugeordnet wurde. Auch hier wurde bereits geantwortet. Neue Mitglieder sind dazugekommen und wir möchten jetzt diesen Mitgliedern auch Badges zuweisen. Dazu klicke ich auf Mitgliedern Badges zuweisen. Wähle mir dann über die Registerkarte Moderation die Möglichkeit Badges zu vergeben. Und zwar möchte ich gerne Sara Unverhau einen Badge vergeben. Ich markiere das Teammitglied, klicke auf Badge vergeben. Und hier habe ich jetzt meine Kategorien, die wir vorhin gemeinsam erstellt haben, zur Verfügung und sage, Sara Unverhau ist ein Experte für den Badge Eventorganisation. Speichere das Ganze und in der Ansicht der Communitymitglieder kann ich dann dementsprechend nochmal sehen, ob der Badge auch in der Übersicht angezeigt wurde. Auch mir gebe ich noch schnell einen Badge und sage ich bin Thema Experte. Speichern. Badges sind vergeben und einem regen Austausch steht nichts mehr im Wege. Wir gehen nochmal auf die Startseite. Eine Neue Diskussion: "mehr Kommunikation." "Wie können wir es schaffen, im Unternehmen mehr Kommunikation zu erreichen?" "Miteinander." So, das Ganze markiere ich als Frage, gebe es der Kategorie Kommunikation hinzu. Speichere das ab. Und damit habe ich die Kollegen eingeladen, hier auch an der Diskussion teilzunehmen. Klick auf die Kategorien und schaue mir an, oh, zum Thema Kommunikation gibt es zwei Diskussionen, noch keine Antworten, aber es tut sich was. Und Sie sehen, ich bekomme dann auch angezeigt in dieser Übersicht Meine Diskussionen. Wenn ich jetzt hier draufklicke, würde ich nur meine sehen. Das sind die beiden. Gehe ich auf Kategorie Event, würde ich auf Meine Diskussionen gehen, sehe ich gar keine, weil hier habe ich gar keine Diskussionen erstellt, sondern hier hat nur Sara Unverhau eine Diskussion erstellt. Zusammenfassung: Was haben wir in diesem Video gelernt? Wir haben in diesem Video gelernt, wie wir die Communitysite mit Leben füllen. Wir haben uns angesehen, wie wir Diskussionen verwalten. Wir haben Kategorien erstellt. Wir haben Badges erstellt; Mitgliedern Badges zugewiesen. Wir sind in die Zuverlässigkeits- einstellungen gegangen, haben Gemeldete Beiträge überprüfen uns angesehen; und uns mit den Communityeinstellungen beschäftigt Und Sie sehen, die Communitystartseite ist mittlerweile gut gefüllt und sehr übersichtlich gestaltet. Also der Teamkommunikation in dieser Community steht nichts mehr im Wege.

SharePoint 2013 Grundkurs

Lernen Sie die Einsatzmöglichkeiten von SharePoint 2013 kennen und erfahren Sie, wie Ihnen die vielfältigen Funktionen des Systems den Arbeitsalltag erheblich erleichtern können.

9 Std. 24 min (87 Videos)
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