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OneNote 2013 Grundkurs

Die Bedeutung von Notizen im Arbeitsalltag

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Erfahren Sie zunächst, welche Bedeutung Notizen in Ihrem Alltag spielen und welchen Mehrwert Sie durch digitale Notizverwaltung erzielen können.
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Transkript

Bevor wir uns OneNote als Anwendung näher anschauen, möchte ich Ihnen gerne die Bedeutung von Notizen im Arbeitsalltag vorstellen. Dabei können wir im Alltag zwischen privaten und beruflichen Anwendungsfällen unterscheiden. Ein Beispiel für einen privaten Anwendungsfall wäre eine Einkaufsliste. Ein Beispiel für einen beruflichen Anwendungsfall wäre das Protokoll einer Besprechung. Noch immer ist es in den meisten Anwendungsfällen üblich, Papier zu Notizenverwaltung zu verwenden. Leider bringt dies einige Probleme mit sich. Sie verfügen in der Regel über keine Sicherung. Sie haben bei Bedarf keine Möglichkeit, Notizen mit Freunden oder Kollegen zu teilen. Außerdem müssen Sie oft viel Zeit investieren, um eine Information in ihren Notizblock wiederzufinden. Diese Reihe von Schwächen lässt sich noch weiter fortführen. Bereits das Eintreten einer dieser Schwächen reicht aus, um Ihnen ernsthafte Probleme zu bereiten. Der zunehmende Zeitdruck macht es erforderlich, dass Ihre Notizen jederzeit und überall verfügbar sind. Nachdem wir das Kernproblem identifiziert haben, möchte ich Sie gerne fragen, welche Inhalte ihren Alltag bestimmen. Da gibt es z. b. formale Textdokumente wie Bewerbungen, die in Word geschrieben werden, aber auch Präsentationsfolien, die Sie mit PowerPoint präsentieren. Sie senden und empfangen E-Mails und Termine mit Outlook. Vielleicht arbeiten Sie aber auch mit Tabellenkalkulationen in Excel. Was ist allerdings mit Ihren Notizen? Die Notizenverwaltung ist einer der letzten Bereiche in der Digitalisierung, die noch nicht zum Standard gehört. Daraus entsteht für Sie ein relativ hohes Risiko für Zeitverlust. Andererseits gibt Ihnen eine digitale Notizenverwaltung die Möglichkeit, jederzeit und überall auf Ihre Notizen zuzugreifen, Informationen mit Kollegen und Freunden zu teilen und jederzeit auf eine Sicherungskopie zurückzugreifen. Hierdurch wird klar, dass es in unserem Arbeitsalltag und im privaten eine Lücke gibt, die wir mit OneNote erfolgreich schließen können. Als Nächstes möchte ich Ihnen gerne ein paar Beispiele nennen, wie Notizverwaltung in OneNote konkret aussehen kann. Schreiben Sie beispielsweise gemeinsam mit einem Arbeitskollegen in einem Protokoll. Wenn dabei mal Fehler passieren, so ist das kein Problem, da Sie auf eine Versionierung zurückgreifen können. Anschließend können Sie das Protokoll in ein PDF-Dokument umwandeln, dieses zentral bereitstellen oder falls erforderlich per E-Mail verschicken. Auf der Suche nach alten Protokollen stellt ihnen OneNote mit einer schnellen und einfachen Suchfunktionalität die Möglichkeit zur Verfügung, Ihre Notizen wiederzufinden. Der nächste Aspekt besagt, dass Sie bei ihrer Arbeit nicht an Ihren PC gefesselt sind. Nutzen Sie beispielsweise Smartphones oder Tablets, um unterwegs auf Ihre Notizen zuzugreifen. Dabei ist es im Grunde egal, bei welchem Hersteller Sie Ihre mobile Device gekauft haben. Egal ob Windows Phone, iPhone oder Android, für jedes aktuelle mobile Device existiert eine passende App. Sollten Sie zeitweise nicht über eine Internetverbindung verfügen, so stellt dies kein Problem dar. Mit OneNote ist das Arbeiten sowohl online als auch offline möglich. Sollte sich der Zustand einer Notizseite inzwischen geändert haben, gleicht OneNote die unterschiedlichen Bearbeitungsstände automatisch ab. Einen großen Vorteil können Sie aus dem Beispiel ziehen, dass Sie Office-Dokumente direkt in OneNote einbetten und dort dokumentieren können. Beim Arbeiten mit OneNote sind Sie grundsätzlich nicht auf das Anfertigen von Screenshots oder Dateikopien angewiesen. Viele Formate wie zum Beispiel Excel oder Visio lassen sich in OneNote 2013 direkt in das Notizdokument einbetten und von dort aus bearbeiten. Das letzte hier aufgeführte Beispiel ist wahrscheinlich das wichtigste: Das Suchen und Auffinden von Informationen. Wenn Sie über längere Zeit hinweg mit OneNote arbeiten, brauchen Sie eine Suche. Im Gegensatz zu ihrem alten Notizblock gibt Ihnen OneNote die Möglichkeit, eine Informationen schnell zu finden, wenn Sie sie gerade benötigen. Aus dieser Reihe von Beispielen, wozu man eine digitale Notizverwaltung nutzen kann, lässt sich eine ganze Reihe von Vorteilen ableiten. Zunächst einmal sparen Sie eine ganze Menge Papier. In fast jedem Unternehmen ist das Einsparen von Papierverbrauch ein großes Thema. Und sicherlich sind auch Sie dankbar für etwas weniger Papier auf dem Schreibtisch. OneNote ist wie geschaffen als Pool für Informationen, da sie ohne Medienbrüche und Zwischenablage Informationen jeder Art in Ihre Notizen einfügen können. Falls Sie über ein Tablet mit Stift verfügen, haben Sie die Möglichkeit, Ihre Notizen weiterhin handschriftlich zu führen. In der Regel gilt für den Privatanwender als auch für das Unternehmen, das eine Lizenz für OneNote bereits vorhanden sein sollte. Dies folgt daraus, dass OneNote seit der Version 2.0 2010 Bestandteil jeder Office Edition ist. Darüber hinaus haben Sie bei allen mobilen Endgeräten die Möglichkeit, eine kostenfreie OneNote App zu verwenden. Summa summarum stellen wir fest, OneNote schließt eine Lücke. Im Produktportfolio von Microsoft ist es üblich, jeder Klasse eine Information, ein dafür geeignetes System zuzuweisen. So ist Outlook beispielsweise das Mastersystem für Termine und E-Mails. Weiterhin ist Dynamics CRM das Mastersystem für Kundenkontakte. SharePoint das Mastersystem für Dokumente und OneNote, OneNote ist das Mastersystem für Notizen.

OneNote 2013 Grundkurs

Erfahren Sie, welche Vorteile Ihnen OneNote 2013 als elektronisches Notizbuch bietet, und lernen Sie den Umgang sowie praktische Beispiele für zahlreiche Einsatzgebiete kennen.

2 Std. 4 min (27 Videos)
Sehr guter Überblick
Alexander W.
Ich benutze OneNote nun schon seit ein paar Monaten, hauptsächlich jedoch für Todo-Listen und die Synchronisation von bruchstückhaften Informationen zwischen verschiedenen Endgeräten.

Trotzdem hat mir dieses Tutorial sehr dabei geholfen, viele Funktionen zu entdecken und zu verstehen, wie man sie überhaupt sinnvoll einsetzen kann. Der Workshop ist sehr praxisnah und absolut weiterzuempfehlen.
 

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