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Projektmanagement: Initiierung und Setup

Der Weg zum Projektauftrag

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Um sich erarbeiten zu können, was in einen Projektauftrag gehört oder wenn Sie einen fertig ausgearbeiteten Auftrag verstehen wollen, folgen Sie dem Prozess, der im PMBOK beschrieben wird.

Transkript

Sie wissen, was alles in einem Projektauftrag geregelt sein sollte, aber wie können Sie sich solche Inhalte erarbeiten? Und wenn man Ihnen einen fertig ausgearbeiteten Projektauftrag in die Hand gedrückt hat, wie können Sie und Ihr Team diesen hinterfragen, verstehen und sich zu eigen machen? Wenn Projektteam und Auftraggeber nicht das gleiche Verständnis haben, von dem, was zu tun ist, wird das Ergebnis eine klassische Themaverfehlung sein. Sie kommen nie ans andere Ufer um die Schatztruhe zu bergen, die Ihr Auftraggeber von Ihnen will, obwohl Sie eifrig im Matsch buddeln. Auf dem Weg zum Projektauftrag werde ich Ihnen den Prozess dafür, wie er im PMBOK beschrieben ist, kurz vorstellen. Der Projektauftrag legt das Fundament für die Beziehung von Auftraggeber und Projektteam. Entwickeln wir nun gemeinsam den Prozess für die Erstellung des Projektauftrags. Ein Prozess hat immer Inputs, die im Laufe des Prozesses transformiert werden, so dass am Ende der gewünschte Output steht. Dafür brauchen Sie vielleicht auch noch Methoden und Tools, die im Prozess zum Einsatz kommen. In unserem Fall ist der Output klar. Am Ende des Prozesses soll der Projektauftrag, Englisch; die Project Charter, stehen. Bei den dafür erforderlichen Inputs, nennt der PMBOK zuerst die Leistungsbeschreibung, Englisch; Statement of Work. Das ist eine narrative Beschreibung des Produkts, der Dienstleistungen und Ergebnisse, die ein Projekt liefern soll. Bei einem externen Projekt kann das zum Beispiel aus der Beschreibung einer Ausschreibung stammen. Es wird referenziert auf die zu Grunde liegende Geschäftsanforderung, den sogenannten Business Need, auf den Scope, also den Umfang des Projektgegenstandes und gegebenenfalls auf einen strategischen Plan, die Zielvorgabe. Es folgt der Business Case, also die wirtschaftliche Rechtfertigung für das Projekt. Dazu kommen Agreements, also bestehende Vereinbarungen, die einzuhalten sind, wie zum Beispiel Verträge, Service Level Agreements, gegebenenfalls Dokumente, wie ein Memorandum of Understanding, Letter of Agreement, Letter of Intend, mündliche Absprachen, E-Mails und so weiter. Je nachdem, welche Arten von Vereinbarung in Ihrem Umfeld, in Ihrem Projektkontext bestehen. Vielleicht sind auch technische Normen darunter, die einzuhalten sind. Mit Enviromental Factors ist nicht der Umweltschutz gemeint, sondern das direkte Umfeld Ihres Unternehmens. Und zuletzt werden noch die Organisation Process Assets, also die Prozessvorgaben der Regelorganisation genannt, zum Beispiel der Einkaufsprozess oder der HR-Prozess. Als Werkzeuge und Methoden gibt der PMBOK die Expertenbefragung und Facilitation-Techniken an. Facilitation ist Englisch und heißt soviel wie Begünstigung, Erleichterung, Ermöglichung, aber im übertragenen Sinn dann auch Prozessbegleitung und Moderation. Sie haben nun gesehen, wie Sie die Inhalte eines Projektauftrags erarbeiten können.

Projektmanagement: Initiierung und Setup

Erfahren Sie, wie Sie Ihr Projekt starten – vom Startprozess über die Auftragsklärung und Herstellung der Arbeitsfähigkeit bis zum Kick-off.

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Erscheinungsdatum:27.02.2017

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