SharePoint 2013 Grundkurs

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Um Dokumente längerfristig zu bearbeiten, steht Ihnen die Check-Out-Funktion zur Verfügung. Sie ermöglicht es, eine Datei zu bearbeiten und die Änderungen erst nach dem (Wieder-)Einchecken des Dokuments für die Teammitglieder sichtbar zu machen.

Transkript

Die Versionierung in SharePoint ist eine unheimlich praktische Funktion. Hat man sie einmal eingestellt, übernimmt SharePoint den Rest. Alle Versionen zu einer Datei werden für uns im Hintergrund mitgeschrieben und die Versionsnummern werden automatisch hochgezählt. Jetzt kommt es natürlich ganz auf die Situation an, ob jetzt wirklich immer wieder eine neue Versionsnummer benötigt wird. Seien Sie sich bitte immer dessen bewusst, dass wenn Sie die Versionierung aktiviert haben, eine kleine Änderung vornehmen, und sei es nur eine kleine Rechtschreibkorrektur, sobald Sie speichern wir automatisch eine neue Versionsnummer gebildet. In diesem Video möchten wir Ihnen zeigen, wie wir dieses Verhalten unter Kontrolle bekommen. Dazu öffnen wir zunächst unser Dokument. Ich nehme jetzt hier zum Beispiel das Pflichtenheft. Um die Datei zu öffnen, klicken wir auf die drei kleinen Punkte und dann auf den Befehl Bearbeiten. Jetzt wird das Dokument für uns geöffnet. Sie sehen auch schon, es handelt sich hierbei um unser Pflichtenheft. Wir sehen gerade das Datenblatt. Ich kann jetzt hier also ganz normal arbeiten, Änderungen vornehmen. Und wenn ich dann speichere, wird die nächste Version gebildet. Damit ich das jetzt im Falle einer kleinen Korrektur unterbinden kann, habe ich hier die Möglichkeit, aus Word heraus die Datei auszuchecken. Wo mache ich das Ganze? Diese Funktion finden wir im Register Datei. Hier haben wir nämlich dank der Schnittstelle zwischen Office und SharePoint die Möglichkeit, auf Versionen zuzugreifen. Sie sehen schon das Ganze hier lässt sich anklicken. Um jetzt die Datei auszuchecken, klicken wir auf Versionen verwalten und dann auf Auschecken. Jetzt wird die Datei für uns ausgecheckt. Das ist ein kleiner Vorgang. Der kann einige Sekunden dauern. In der Regel geht das Ganze recht schnell. Wenn dieser Vorgang abgeschlossen ist, können wir ganz normal in unserer Datei arbeiten. Jetzt an sich in Word sehen wir hier auf diesem Blatt gar keine weiteren Auswirkungen. Ich möchte aber mit Ihnen kurz einen Blick in unsere Bibliothek werfen. Dazu minimiere ich die Anwendung für einen Augenblick. Und dann sehen Sie, hier hat sich im Moment ebenfalls noch nicht viel getan. Das ist jedoch so nicht korrekt. Das ist nämlich noch die alte Ansicht. Wenn ich jetzt hier den Internet Explorer einmal aktualisieren lasse, dann sehen Sie, hier hat sich doch einiges getan. Zum einen haben wir bereits unsere neue Versionsnummer. Wir haben jetzt hier Version Nummer 7. Und wir haben an unserem Dateityp einen kleinen grünen Pfeil. Das ist die Info für Ihre Kollegen, die Datei ist im Moment ausgecheckt. Wenn wir für einen Augenblick mit dem Cursor an dem Symbol bleiben, ich gehe nochmal drauf, dann sehen wir auch, von wem die Datei ausgecheckt wurde. Das ist eine sehr wichtige Information, weil immer nur die Person das Dokument wieder einchecken kann, die das Ganze auch ausgecheckt hat. Das sollten Sie also wissen. Eine Ausnahme bilden hier jedoch die Websitesammlungsadministratoren, diese könnten ein Dokument ebenfalls wieder einchecken. Gehen wir wieder zurück zu unserer Word-Datei. Ich öffne sie nochmal. Ich kann jetzt hier also frei schalten und walten. Denn Auschecken bedeutet, die Kollegen sehen ab diesem Moment nur noch die letzte Version, also bis zu dem Zeitpunkt, an dem ich ausgecheckt habe. Diese Datei liegt jetzt auch auf einem für mich reservierten Parkplatz, könnte man so sagen. Erst wenn ich mit meinen Änderungen fertig bin; und da kann ich auch wirklich beliebig oft speichern, es wird keine weitere Versionsnummer gebildet. Wenn ich dann fertig bin, gehe ich wieder in das Register Datei und habe jetzt hier oben die Möglichkeit, das Dokument wieder einzuchecken. Und bekomme auch noch ein zusätzliches Feld, in dem ich jetzt zum Beispiel als Versionskommentar auch noch für die Kollegen mitteilen kann, was habe ich denn an der Datei getan. Das ist aber kein Pflichtfeld. Wir müssen hier also nichts eintragen. Wir können auch direkt mit OK bestätigen. Auch diese Information wird jetzt mit SharePoint synchronisiert. Wir sehen das Ganze immer über den Dialog. Der aktuelle Status befindet sich jetzt in SharePoint. Die Datei an sich ist jetzt schreibgeschützt. Ich kann sie also schließen. Wir werfen also wieder einen Blick auf unsere Bibliothek. Wenn ich die Ansicht ein weiteres Mal aktualisiere, werden Sie feststellen, dass das Symbol für die Information "auschecken" weg ist und das Ganze ist jetzt bei Version 7 geblieben. Aber meine aktuellen Änderungen sind jetzt für alle sichtbar. Noch ein kleiner Tipp. Die Funktionen zum Auschecken und Einchecken einer Datei finden Sie natürlich auch im Register Dateien. Sie können das Ganze also auch hier machen. Schön ist aber, dass wir die Funktion aus unserer gewohnten Arbeitsumgebung, also direkt aus Word, Excel oder PowerPoint ebenfalls nutzen können. In diesem Video haben wir Ihnen gezeigt, warum es hin und wieder durchaus sinnvoll ist, ein Dokument für die Bearbeitung auszuchecken und somit die Versionsnummern nicht mehr beliebig hochgezählt werden und Sie das Ganze auf diese Art und Weise im Griff haben.

SharePoint 2013 Grundkurs

Lernen Sie die Einsatzmöglichkeiten von SharePoint 2013 kennen und erfahren Sie, wie Ihnen die vielfältigen Funktionen des Systems den Arbeitsalltag erheblich erleichtern können.

9 Std. 24 min (87 Videos)
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