Excel 2013 Grundkurs

Der neue Filter über Datenschnitte

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Da der klassische Filter schlecht darüber Auskunft gibt, wonach gefiltert wird, gibt es in Excel 2013 die neuen Datenschnitte, die auch das Handling des Filters verbessern. Darüber hinaus erfahren Sie, wie Sie die Datenschnitte positionieren können.
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Transkript

Im vorherigen Video hatte ich schon angedeutet, dass es beim klassischen Filter ein Problem gibt, nämlich man sieht zwar, dass gefiltert wurde hier z.B. nach Gebiet und Verkäufer und Gefäß, man kann aber nicht genau sehen woran, man kann es nur erahnen, z.B. hier sehen Sie beim Verkäufer muss "Müller" und "Schmidt" dabei sein, man kann aber nicht sehen, ob denn die Frau Keil dabei ist. Ich muss erst nach ganz unten scrollen und sehen, dass sie nicht dabei ist. Und es könnte auch "Schmitt" mit zwei Ts sein, dass sehe ich nicht sofort beim durchscrollen. Es ist sehr unübersichtlich. Microsoft hat sich deswegen entschlossen in Excel 2013, Abhilfe zu schaffen. Damit das funktioniert, muss ich diese Tabelle in eine Exceltabelle konvertieren. Damit das von Null passiert, nehme ich zunächst den Filter über Daten und Löschen heraus. Dann nehme ich den sogar ganz raus, damit Sie nicht denken ich trickse. Und dann, das Feature haben sie vielleicht schon einmal in den anderen Videos gesehen, gehe ich auf "Start", "Als Tabelle formatieren", dabei ist die Formatierung aber nicht wichtig. Meine Tabelle hat natürlich auch Überschriften. Und wenn ich das ausführe, dann habe ich ganz neu sogenannten "Datenschnitte" dabei. Wenn ich darauf klicke und nach Produkt, Gebiet, Verkäufer, Express und Sonderpreis filtere und mit Ok bestätige, sehen Sie habe ich hier die Möglichkeit, diese ganzen Filtereinstellungen viel komfortabler vorzunehmen, z.B. klicke ich auf "Alt" und es werden mir nur Produkte mit Alt angezeigt. Dann kann ich nach oben scrollen. Sie sehen aber schon einen klitzekleinen Nachteil, und zwar dass die Datenschnitte weg sind. Das heißt, ich habe sie zwar eingefügt, sehe sie aber nicht mehr und deswegen haben wir ein kleines Problem. Wir müssen diese Datenschnitte jetzt erst einmal wieder suchen. Es ist also extrem wichtig, dass ich diese Datenschnitte irgendwo positioniere, wo sie mir nicht flöten gehen. Und da sind sie, ganz unten. Deswegen ein kleiner Trick: man schiebt am besten über die Überschrift hier die Datenschnitte in die Zeile 1,2,3,4. Da ist das Feature "Fixieren" aktiviert. Ich zeige es nochmal: "Ansicht", "Fenster fixieren" und deswegen kann ich es hochziehen und schon geht nichts mehr verloren. Dann machen wir das noch einmal. Übrigens die Positionierung will ich noch verbessern. Das wird aber gleich eine Aufgabe sein, ich wollte einfach schon einmal einen ersten Anhaltspunkt geben. Also, wir wollten auf Produkt "Alt". Jetzt muss ich die Datenschnitte noch ein bisschen kleiner machen, sie sehen schon, wir haben noch ein wenig Arbeit vor uns, aber ich möchte schon einmal kurz zeigen, wozu die gut sind. Jetzt haben wir hier unsere Überschrift verdeckt, aber das wird noch besser. Auf jeden Fall habe ich auf Alt geklickt und schon sehen Sie, dass tatsächlich nur die Altbiere aufgeführt sind. Dann kann ich angeben, dass mich noch das Gebiet "Nord" interessiert, vom Verkäufer "Keil" und schon sehen Sie, dass wir nur vier Datensätze haben. Das ist viel komfortabler und man kann sehen, dass es hier nach Alt, Nord, Keil sortiert ist und eventuell kann man Ost hinzufügen. Übrigens, wenn Sie das zusätzlich aktivieren wollen, müssen Sie die Steuerungstaste drücken. Wenn Sie nur auf Ost klicken, wird Nord aufgehoben und Ost angewählt. Wenn Sie beides haben wollen, drücken Sie die Steuerungstaste und dann Nord und schon ist beides markiert und beide Filter gesetzt. Ich glaube das ist wirklich komfortables Arbeiten. Jetzt mache ich das noch mit "Pils" und vielleicht noch mit "Schmidt". Das ist wirklich ein Traum, aber Sie sehen schon die Problematik, denn ich muss mich darum kümmern, dass es einigermaßen schön aussieht. Die erste große Hilfe, die ich Ihnen gebe, ist Folgendes: Man kann natürlich die Größe dieser Datenschnitte verändern. Dann mache ich das erste einmal viel kleiner. Mein Gebiet braucht nicht so viel Platz, der Verkäufer auch nicht. Da muss ich glaube ich aber ein wenig aufpassen, denn ich habe da auch einen längeren Namen drin, und zwar Herrn Millowitsch. Ich muss also aufpassen, dass ich nicht zu viel kürze. Den Sonderpreis lasse ich so. Und jetzt will ich noch etwas zeigen. Wenn man hier z.B. noch einmal Gebiet betrachte, sehen Sie, dass der Filter übertragen wurde. Wie sie sehen ist der klassische Filter weiterhin aktiv, es ist nur eine viel komfortablere Möglichkeit der Eingabe. Aber wir waren eigentlich beim Positionieren der Datenschnitte. Was ich ganz wichtig und hilfreich finde, ist Folgendes: Wenn Sie während des Verschiebens die Alt-Taste drücken, sehen Sie, dass sich die Datenschnitte an ihren Kästchen ausrichten. Das ist eine große Erleichterung. Hier habe ich eine Zeile groß bekommen. Dann gehe ich hier hin. Auch hier habe ich es genau eine Spalte groß bekommen. Beim Verkäufer mache ich das ähnlich. Beim Sonderpreis möchte ich Ihnen einen Trick verraten und zwar habe ich hier die Möglichkeit über "Optionen", alles in zwei Spalten angezeigt zu bekommen. Das heißt, ich gebe eine 2 ein und schon kann ich das ein bisschen hoch schieben und kann das auch ein wenig freier positionieren. Das gleiche beim Express, ich schiebe es hierhin, gebe 2 ein, bestätige es mit der Entertaste, schiebe es hoch. Das war ein bisschen zu viel, also mach ich ein wenig größer. Sie sehen es ist schon ein wenig Frickelarbeit, das heißt, man sollte nur die Daten wählen, die man auch regelmäßig braucht. Jetzt sind wir dem Ganzen schon einen Schritt näher gekommen. Vielleicht zeige ich Ihnen noch zwei bis drei andere Tricks. Wenn ich hier oben auf Datenschnitte, Produkt und dann Option klicke, gibt es die Möglichkeit, die Datenschnitteinstellung noch zu ändern. Ich habe die Möglichkeit die Kopfzeile herauszunehmen, dann spare ich noch einmal Platz. Dann hoffe ich, dass es reicht. Ich verschiebe jetzt den unteren Rand nach oben, wieder mit der Alt-Taste. Es reicht nicht. Also markiere ich die Zeile 1-4 und mache die Zeilenhöhe ein bisschen größer und kann dann nachjustieren. Sie sehen aber wie immer, auch wenn ich die Zeilenhöhe verändere, müssen die Größenänderungen bei den Datenschnitten manuell nachgezogen werden. Hier gibt es einen kleinen Trick. Ich klicke auf die Datenschnitte, wenn sie noch nicht schon markiert sind, und klicke auf Optionen hinter Größe. Dann gibt es hier diesen kleinen Pfeil und hier gibt es unter Eigenschaften die Frage, ob die Größe unabhängig von der Zellposition und Zellgröße sein soll. Ich lege an dieser Stelle fest, dass es abhängig sein soll. Wenn ich es nun hier eingestellt habe und jetzt die Höhe noch einmal verändere, sehen Sie, dass sich automatisch auch die Datenschnitte mit verändern. Also ein ziemlich cooles Feature, wenn man es kennt. Aber ich bin schon mit den Tricks und Kniffen ziemlich am Ende, das heißt, mein Ziel, die Datenschnitte direkt über die entsprechende Spalte zu bekommen, wie es mir bei Produkt gelungen ist, klappt leider bei Gebiet und Verkäufer nicht, es sei denn, man macht die Zeilen extrem groß. Das heißt, ich verschiebe dann doch den Verkäufer ein bisschen nach rechts. Das dürfte nicht reichen, um Gebiet groß genug zu machen. Hier nehme ich die Alt-Taste weg, und nehme den alten Klassiker mit den zwei Spalten. Sie sehen es ist ziemlich viel Frickelarbeit. Ich lasse also erst einmal den Perfektionismus und überlasse es Ihnen. Das kostet, wie gesagt, ein bisschen Zeit und ein bisschen Mühe, aber, wenn man einmal eine schöne Ansicht hat, dann klappt es eigentlich ganz gut. Zum Schluss möchte ich noch ein paar Tricks und Kniffe verraten. Zum Beispiel sehen ich, dass bei Produkt, Gebiet und Verkäufer ein Filter gesetzt ist. Wenn ich Ihn löschen möchte, kann ich das über Daten und Löschen machen oder ich gehe hier oben drauf und nehme die Filter raus. Übrigens, der Grund, warum es gerade nicht geklappt hat war, weil ich einen Fehler gemacht hatte. Wenn ich mit dem Cursor außerhalb der Tabelle bin, wie hier, kann ich den Filter nicht löschen, obwohl das Produkt noch angeharkt ist. Ich wollte es betonen, damit Sie nicht durcheinander kommen, schummeln gilt nämlich nicht. Auch hier habe ich ein kleines Problem. Ich habe die Kopfzeile beim Produkt ausgeblendet. Das heißt hier habe ich den Filter nicht hier. Entweder markiere ich über die Steuerungstaste alle oder ich drücke auf Löschen. Jetzt hat man wirklich wieder alles. Beim Verkäufer habe ich die Darstellung gelassen, dass ich nicht alle sehe, sondern man muss hier durchwandern. Das ist jetzt so die beste Kombination aus allem. Jetzt kommt der Perfektionismus durch. Mit der Alt-Taste ziehe ich es noch nach unten. Und jetzt bin ich mit den Datenschnitten durch. Ziemlich beeindruckend, denke ich, da kann man nicht widersprechen, aber wie immer auch mit Arbeit verbunden. Ich habe mir deswegen extra ein komplexeres Beispiel herausgesucht. Ich hätte natürlich auch den Trick anwenden können, eine Datenschnitte hier reinziehen oder zwei oder drei. Ich habe bewusst etwas mehr Datenschnitte hereingezogen, um Ihnen zu zeigen, wie man solche Sachen anpassen kann, aber das es auch Frickelarbeit ist. Nichtsdestotrotz denke ich wird der klassische Filter kaum noch gebraucht und Sie werden trotz der Frickelarbeit, die Datenschnitte munter einsetzen.

Excel 2013 Grundkurs

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9 Std. 34 min (115 Videos)
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