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Excel 2013 für Profis

Der Namensmanager und Bezüge in Namen umwandeln

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Wenn Sie einen Namen vergeben, gibt es diesen ein einziges Mal in der gesamten Arbeitsmappe - mit einem Trick auch für Tabellenblätter. Lernen Sie in diesem Film, mit dem Namensmanager zu arbeiten, Namen zu vergeben und Namen einem Wert zuzuweisen.

Transkript

In diesem Video zeige ich Ihnen, wie Sie mithilfe von Namen Ihre Tabelle transparenter machen können und auch eventuell Zuordnungsfehler vermeiden können. Vergeben Sie einen Namen für eine Zelle, so gibt es diese Zelle normalerweise nur noch ein einziges Mal in Ihrer gesamten Mappe. Anders sieht das aus, wenn Sie mit normalen Spaltenbezeichnern und Zeilenbezeichnern arbeiten, so wird es bspw. die Zelle A2 so oft geben, wie Sie Tabellen in einem Arbeitsblatt haben. Um einen Namen in einer Tabelle für eine Zelle zu vergeben, gibt es grundsätzlich drei Vorgehensweisen. Die Einfachste davon ist die, dass ich mich auf die Zelle mit dem Mauszeiger bewege, die den Namen erhalten soll. Ich gehe auf das sogenannte "Namenfeld" und vergebe hier für diese Zelle einen Namen, bspw. "Mehrwertsteuer". Wichtig ist, dass Sie diese Aktion mit der Enter-Taste abschließe. Nun heißt diese Zelle nicht mehr A2, sondern "Mehrwertsteuer". Gebe ich bspw. einen Wert hier ein, 19 Prozent und ich möchte an einer anderen Stelle eine Berechnung mit dem Mehrwertsteuerwert durchführen, dann könnte ich das so machen, dass ich ein Gleichheitszeichen eingebe, den Wert der berechnet werden soll mal und dann klicke ich auf diese 19 und mir wird die Mehrwertsteuer berechnet. Einfacher würde es gehen, wenn ich bspw. mir den entsprechenden Wert anzeigen lasse, also wieder eine Formeleingabe: "100 mal" und nun betätige ich die Funktionstaste F3 und die Funktionstaste F3 zeigt mit eine ganze Liste von Namen, die vorhanden sind. Im Moment ist das natürlich überschaubar, da ich nur einen Namen vergeben habe. Ich klicke Mehrwertsteuer an, klicke auf "OK", bestätige mit der Enter-Taste und Sie sehen, auch so wird die Berechnung entsprechend einfach durchgeführt. Noch einfacher geht es, wenn Sie bereits entsprechende Beschriftungen haben, dann haben Sie die Möglichkeit, diese Beschriftungen entsprechend auszuwählen, auch hier soll ein kleines Bespiel den Vorgang verdeutlichen. Ich habe hierzu eine kleine Tabelle vorbereitet. Diese Tabelle beinhaltet Monatsangaben und Angaben über die Verkaufsgebiete. Was ich gerne hätte, wären Namen, die eine einzelne Zelle konkret bezeichnen, also bspw. die Zelle B2 soll die Bezeichnung "Januar West" tragen. Würde ich diesen Namen manuell vergeben müssen, wäre das eine wirklich länger dauernde Arbeit, aber es gibt hier einen kleinen Kniff, wie Sie das sehr abkürzen können. Ich bewege mich in die Tabelle. markiere die Tabelle mit Strg+A und drücke dann die Tastenkombination Strg+Shift und wieder die F3 Taste. Nun bietet er mir an, Namen aus dieser Auswahl zu erstellen, und er nimmt als Name die oberste Zeile sowie die linke Spalte. Klicke ich nun auf "OK", passiert scheinbar nichts, würden Sie aber in das Namenfeld gehen, sehen Sie, dass entsprechende Namen vergeben wurden. Sie sehen hier Bezeichnungen für "Nord" bzw. Bezeichnungen für "Januar". Ich habe also hier Namen entsprechend vergeben, die sich auf die Spalten bzw. auf die Zeilen beziehen. Würde ich zu irgendeinem Zeitpunkt gerne einen Wert haben, der mir den Wert aus dem Januar im Verkaufsgebiet Nord anzeigt, so könnte ich diesen Bezug einfach so herstellen, dass ich schreibe "= F3-Taste - Januar - OK" und dann den entsprechenden Namen für Nord, "OK" und Sie sehen, dieser Bezug wird Ihnen entsprechend angezeigt. In der ausgewählten Zelle erscheint der entsprechende Wert. Die dritte Möglichkeit mit Namen zu arbeiten, ist die Arbeit mit dem sogenannten Namensmanager. Den Namenmanager finden Sie bei "Formeln" in der Gruppe "Definierte Namen". Klicke ich den Namensmanager an, dann sehen Sie auch die bisher vergebenen Namen hier angezeigt. ich hätte hier also die Möglichkeit, einen neuen Namen zu vergeben, indem ich auf "Neu" klicke, ich gebe einen Namen ein. Ich nenne diesen Namen jetzt einfach "Ergebnis" und dieser Name gilt für den Bereich der Arbeitsmappe und bezieht sich auf die hier angegebene Zelle B16. Klicke ich jetzt hier auf "OK", dann sehen Sie, dass der Name entsprechend angezeigt wurde. Möchte ich diesen Namen nicht mehr haben, so kann ich den relativ einfach auch wieder löschen. Jetzt erfolgt nochmal eine Sicherheitsabfrage, ich klicke auf "OK", und der Name ist wieder entfernt worden. Was ebenfalls hochinteressant an diesem Namensmanager ist, dass Sie Filtern können. Bspw. können Sie sagen, ich möchte alle Namen sehen, die auf diesem Arbeitsblatt angelegt wurden, oder Namen, die in der Arbeitsmappe angelegt wurden, oder ich möchte gerne Namen haben, die Fehler haben. Klicke ich das hier an, dann sehen Sie, es erscheint erfreulicherweise nichts. "Namen mit Fehlern" ist also erfreulicherweise leer. "Namen ohne Fehler" zeigt mir die vergebenen Namen an. Ich kann auf "Definierte Namen" gehen und das ist die gleiche Anzeige, wie zuvor, könnte allerdings auch noch die Fehler beinhalten, sofern das Optionsfeld "Namen ohne Fehler" nicht angeklickt ist, und ich habe auch noch die Möglichkeit Tabellennamen auszuwählen. damit kann ich nach den Tabellennamen entsprechend filtern. Ich lösche die Filter wieder und schließe dieses Fenster und zeige Ihnen nochmals eine weitere Namensvergabe, die sich allerdings nur mithilfe des Namensmanagers durchführen lässt. Hierzu habe ich drei Tabellen vorbereitet, die sich inhaltlich bis auf die Mehrwertsteuer bzw. den Mehrwertsteuersatz gleichen. Auch hier beginne ich mit der Vergabe von Zellennamen, die einfachste Möglichkeit über das Namensfeld "MWST", Enter-Taste, der Name ist vergeben. Ganz so einfach geht es natürlich nicht bei Österreich, weil hier der Name nur für dieses Tabellenblatt gelten soll. Ich gehe auf den Namensmanager, wähle "Neu", vergeben wieder den Namen MWST, aber der soll als Bereich nicht die Arbeitsmappe umfassen, sondern soll nur für Österreich gelten. Ich klicke auf "OK", er übernimmt den Wert und genau das Gleiche mache ich jetzt nochmal für Dänemark. Ich gebe hier wieder den Namen ein "MWST", klicke auf "Bereich Dänemark" und wähle hier "Dänemark" aus, das geht relativ einfach. Ich markiere den Bereich, gehe auf "Dänemark", klicke dann die entsprechende Zelle an und bestätige mit "OK". Damit habe ich drei unterschiedliche Mehrwertsteuersätze für drei unterschiedliche Tabellen vergeben. Nun möchte ich, dass diese Mehrwertsteuersätze auch entsprechend angewandt werden. das muss ich allerdings pro Tabelle durchführen. Dazu gehe ich wieder in die Gruppe "Definierte Namen", auf "Namen definieren", Auswahlpfeil und "Namen übernehmen". Hier wird mir die Mehrwertsteuer angezeigt, ich klicke auf "OK", und wenn wir nun einen Blick in die entsprechende Formelzelle werfen, sehen Sie, dass statt des absoluten Bezugs hier jetzt der Name "Mehrwertsteuer" drinsteht. Das Gleiche möchte ich bei Österreich durchführen. "Namen definieren - Namen übernehmen - Mehrwertsteuer - OK" und auch hier wird das entsprechend durchgeführt. Gleich ist natürlich auch für Dänemark: "Namen definieren - Namen übernehmen - Mehrwertsteuer - OK". Damit habe ich also den absoluten Bezug durch den entsprechenden Namen ersetzt. Stellt sich noch die Frage: Ist es überhaupt erforderlich, dass die Mehrwertsteuer im Tabellenblatt als Mehrwertsteuersatz erscheint oder könnte ich das nicht noch einfacher machen? Doch, das geht selbstverständlich. Ich mache nun etwas Radikales. Ich lösche einfach hier die Spalte C, auf der sich meine Mehrwertsteuer bezieht mit Strg+-, bekomme einen Bezugsfehler. Das Gleiche mache ich natürlich auch in der Tabelle "Österreich" und in der Tabelle "Dänemark". In der Praxis sollten Sie allerdings vorsichtig sein, wenn Sie das auf diese Art und Weise zeigen. Allerdings, ich weiß ja hier, was ich machen möchte. Ich gehe auf den Namensmanager und Sie sehen, hier steht nun überall "Bezug" drin. "Mehrwertsteuer - Bezug", weil es gibt diese Zelle nicht mehr. Anstatt der Zelle geben ich jetzt aber den Wert direkt ein, also nicht "Deutschland" und Bezug auf eine Zelle, sondern "0,19". Klicke dann auf "Schließen", übernehme die Namensänderung. Sie sehen, er berechnet wieder richtig, das Gleiche natürlich auch bei Österreich. Ich gehe auf den Namensmanager, wähle Österreich an, gebe direkt die Mehrwertsteuer ein: "0,20" und mache das natürlich auch gleich für Dänemark. Auch hier -20,25" und schließe das Ganze und Sie sehen, die Berechnung wird wieder durchgeführt. Der große Vorteil ist der, dass ich bei einer Erhöhung der Mehrwertsteuer nicht in die Tabelle, sondern direkt in die Namen gehen kann und dort den entsprechenden Namen auswählen und diesem Namen dann den neuen Mehrwertsteuersatz zuweisen kann. Wollen Sie nun in einer Tabelle mit diesem Mehrwertsteuersatz arbeiten, so ist das relativ einfach. Sie haben bspw. einen Betrag, für den Sie die Mehrwertsteuer ermitteln wollen, Sie beziehen sich auf die entsprechende Zelle und multiplizieren mit der Mehrwertsteuer, die Sie mit F3 ermitteln können. Sie sehen, hier steht nur ein Name, nämlich der Name, der für diese Tabelle gilt. Ich klicke auf "OK" und Sie sehen, es werden 25 Prozent Mehrwertsteuer berechnet, also 250. In diesem Video haben Sie gesehen, wie Sie mit Namen arbeiten können und dass es auch die Möglichkeit gibt, nicht nur für eine gesamte Arbeitsmappe einen Namen zu vergeben, sondern auch für entsprechende Tabellenblätter. Es ist auch erlaubt für unterschiedliche Tabellenblätter den gleichen Namen mit einem unterschiedlichen Wert zu vergeben.

Excel 2013 für Profis

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7 Std. 56 min (96 Videos)
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Erscheinungsdatum:30.04.2013

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