Projektmanagement: Kosten und Nutzen

Der Einkaufsprozess nach PMBOK

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Zur Beschaffung im agilen Kontext gehören Schlagworte wie Beschaffungsstrategie, Lieferantenauswahl oder das Claimmanagement ebenso wie die Planungsgrundlagen der Beschaffung.

Transkript

Nachdem ich Ihnen im vorherigen Film den Beschaffungsprozess aus Sicht des einen Zertifizierungsstandards gezeigt habe, wollen wir uns in diesem Film, dass ich das anderen widme. Den agilen Kontext werden wir hingegen vernachlässigen. Grundsätzlich sind die Prozessbeschreibungen der Art generisch, dass Sie selbstverständlich auch im agilen Kontext gelten. Vermutlich werden Sie auch im agilen Kontext auf Einkaufsprozesse Ihres Unternehmens zurückgreifen, Eine Herausforderung stellen dabei die vom agilen [unverständlich] laufenden Änderungen, das iterative Vorgehen und die Werte des agilen Manifests dar. Immer wieder finden sich hierzu Diskussionen, wie beispielsweise ein ausgehandelter Festpreis zu einem vertrauensvollen Umgang miteinander im Projekt passen. Solche Aspekte können wir hier aber nur am Rande streifen. Stattdessen wollen wir uns hier noch ansehen, wie die Einkaufsprozesse im PMBOK der Zertifizierungsgrundlage des amerikanischen PMI beschrieben werden. Zunächst werden die Beschaffungsprozesse in Planung, Durchführung, Controlling und Abschluss unterteilt. Aber sehen wir uns die Inhalte im Detail an. Bei der Beschaffungsplanung steht zunächst die Festlegung der Beschaffungsstrategien. Elementar ist die Make-or Buy-Entscheidung, sprich soll eine Leistung selbst erbracht oder eingekauft werden. Um dies entscheiden zu können, bedarf es eine Experteneinschätzung. Unter Umständen ist doch eine Marktanalyse erforderlich. Daneben gehört natürlich auch die Unterstützung der Resourcen-Planung zur Beschaffungsplanung mit dazu. Kommen wir zu "Durchführung", wobei dieser Begriff eigentlich falsch ist. Der PMBOK verwendet in englischen Begriff "To conduct", was zwar "durchführen" heißt, aber auch "dirigieren". In diesem Sinn, eher als dirigieren gemeint, ist die Gestaltung der Lieferantenpolitik mit der Lieferantenauswahl, Ausschreibungen und Verhandlungen. Das Controlling, also die Steuerung des Beschaffungsprozesses, beinhaltet das Änderungsmanagement für Verträge, Vertragsanpassungen, zum Beispiel, bei Mengenänderungen oder inhaltlichen Änderungen, Reviews der Lieferantenleistungen im Projektfortschritt, Inspektionen und Audits der Lieferanten, einen Leistungs- oder Performance Reporting über die Lieferanten, Bezahlsysteme und die Verwaltung von Ansprüchen, das sogenannte Claim Management. Claims, also Ansprüche können beispielsweise Reklamationen sein. Auch wenn sich das zunächst wie ein Anhängsel in das Projektmanagement-Thema anhört, kann dies insbesondere im Großanlagenbau gewaltige Dimensionen annehmen. Mitunter ist es doch sogar üblich, gleich zu Beginn eines Projekts ein Claim Management zu installieren und von Anfang an etwaige Ansprüche und Anspruchsgrundlagen im Auge zu behalten beziehungsweise abzuwerten. Zu guter Letzt gehört auch noch das Vertrags- und Dokumentenmanagement zu den Einkaufsprozessen. Beim Thema "Abschluss" sind wiederum Audit und Lieferantenbewertung zu nennen. Nach dieser inhaltlichen Beschreibung der Beschaffungsprozesse bleibt noch die Frage nach den eingehenden Inputs und Voraussetzungen: Zuallererst natürlich die Projektplanung, also der Project Management Plan, die Anforderungsdokumentation, das Risiko-Register aus dem Risiko-Management, die Regelprozesse und etwaige spezielle Umfeldfaktoren Ihres Unternehmens. Sie sehen, wenn auch die Darstellung unterschiedlich ist, die Einkaufsprozesse der beiden klassischen Projektmanagementzertifizierungen unterscheiden sich nicht wesentlich. Man kommt nicht umhin, festzustellen, dass Einkaufsprozesse dort eher etwas stiefmütterlich auf einer rein generischen Ebene behandelt werden, was sicherlich dem Umstand geschuldet ist, dass gerade bei der Beschaffung häufigster Anteil der Regelorganisation dominiert. Und über die dort vorzufindenden Anforderungen und Bedingungen reichen meine Möglichkeiten zur Ferndiagnose nicht aus. Hier müssen Sie sich mit Ihren unternehmensspezifischen Prozessen auseinandersetzen. Ich hoffe aber, dass ich Sie hierfür vorbereiten konnte, und dass Sie jetzt ein besseres Verständnis für das Thema "Beschaffung" in Ihrem Projekt haben.

Projektmanagement: Kosten und Nutzen

Erfahren Sie, wie Sie eine Kosten-Nutzen-Analyse für Ihr Projekt durchführen und dann zu einer Projektentscheidung kommen.

1 Std. 6 min (12 Videos)
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Erscheinungsdatum:20.04.2017

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