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Projektmanagement: Kosten und Nutzen

Der Einkaufsprozess im kompetenzbasierten Projektmanagement

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Hier geht es um die Beschaffung, den Beschaffungsprozess und das Vertragsmanagement, aber auch um Vertragsarten sowie aufwandsbasierte Verträge.

Transkript

Bei den Kostennutzenbetrachtungen und den Entscheidungsprozessen haben wir uns in diesem Training an den betriebswirtschaftlichen Schnittstellen Ihres Projekts zur Regelorganisation bewegt. In diesem letzten Kapitel wollen wir eine weitere betriebswirtschaftliche Schnittstelle näher betrachten. Den Einkauf oder die Beschaffung. Ganz allgemein. Die Beschaffung verantwortet die Versorgung des Unternehmens mit den benötigten Einsatzstoffen für die betriebliche Leistungserstellung. Diese Definition ist noch nicht einmal projektmanagementspezifisch. Aber natürlich müssen Sie auch für Ihr Projekt entsprechende Beschaffungsprozesse sicher stellen. Wir werden in unserem Training dabei etwas auf der generischen Ebene bleiben. In den wenigsten Fällen werden Sie eigene Beschaffungsprozesse für Ihr Projekt aufbauen, sondern Sie werden viel mehr Prozesse der Regelorganisation für die Beschaffung nutzen. Schauen wir uns in diesem Film etwas näher an, was uns die Zertifizierungsgrundlagen der GPM IPMA zum Thema "Beschaffung" zu sagen haben. Zunächst zu den Zielen. Welche Ziele sollen mit den Beschaffungsprozessen abgedeckt werden? Als erstes Ziel können Sie aus der Definition bereits die Versorgungssicherheit ableiten. Wer möchte schon einen Stillstand auf der Baustelle, weil der Nachschub stockt? Bei Projekten in einem wirtschaftlichen Kontext gibt es selbstverständlich auch Kostenziele. Ich habe Ihnen bei unseren Abdeckungsprozessen aber schon einen Hinweis mitgegeben, dass es hier nicht darum geht, das ökonomische Prinzip bis hin zum Äußersten auszureizen, sondern das Sie bei Projekten immer auch Unwägbarkeiten und Unsicherheiten einkalkulieren müssen. Konkret kann das für den Beschaffungsprozess in Ihrem Projekt bedeuten, dass der Preis vielleicht gar nicht das wichtigste, geschweige denn, das einzige Kriterium bei der Lieferantenwahl ist. Darüber hinaus können durchaus Ökologische und soziale Ziele bestehen. Kommen wir zu den Inhalten des Beschaffungsprozesses. Den Anfang macht die Bedarfsermittlung. Im Projekt ist dies natürlich engstens mit Ihren Planungsprozessen verknüpft. Wenn Sie wissen, was Sie brauchen, müssen Sie sich einen geeigneten Lieferanten dafür suchen. Haben Sie die Wahl zwischen mehreren Lieferanten, so müssen Sie deren Angebote vergleichen. Gegebenenfalls kommt es zur Vertragsverhandlung und einem Vertragsabschluss. Rein operativ muss dann die Bestellung auch ausgelöst und übermittelt werden. Auch wenn Sie einen Vertrag mit Ihrem Baustoffhändler haben, müssen Sie im gegebenenfalls mitteilen, dass die vereinbarte [unverständlich] morgen und nicht übermorgen benötigt wird. Zur Beschaffung gehört auch die Bewachung von Bestellablauf und Lieferung, wie anschließend die Rechnungsabwicklung, einschließlich der Rechnungsprüfung. Aus Unternehmenssicht ist mitunter noch die Bewertung der Lieferantenleistung wichtig. Sie wollen schließlich wissen, ob Sie auch in Ihrem nächsten Projekt wieder mit dem gleichen Lieferanten zusammenarbeiten wollen oder sich besser nach einem anderen Lieferanten umsehen. Nachdem wir gerade auch das Thema "Vertragsmanagement" gestreift haben, hier noch ein kurzer Exkurs zu den wichtigsten Vertragsarten, die Ihnen in Ihren Projekten über den Weg laufen können. Als Erstes wäre da der Kaufvertrag. Sie kaufen quasi von der Stange entfertigtes Produkt Ihres Lieferanten und schließen darüber einen Kaufvertrag ab. Handelt es sich nicht um ein Produkt, sondern um ein Gewerk, das erst erstellt werden muss, dann haben Sie einen Werkvertrag über die Erstellung dieses Gewerks mit einem definierten Liefergegenstand als Produkt, beispielsweise die neue Fertigungshalle, für deren Bau Sie einen Bauträger beauftragen. Wenn Sie nur eine Leistung unabhängig vom Ergebnis beauftragen, dann haben Sie einen Dienstvertrag. Auch ein Arbeitsvertrag stellt eine Form des Dienstvertrags dar. Ein Arbeitnehmer schuldet seinem Arbeitgeber seine Arbeitsleistung, nicht aber zwingend ein erfolgreiches Ergebnis. Ein weiteres Beispiel könnte ein Beratervertrag sein. Selbstverständlich gibt es auch Mischformen der verschiedenen Vertragsarten. In der Ausgestaltung der Verträge können wir zwei Varianten, insgesamt einige Unterformen unterscheiden: Den Festpreis und aufwandsbasierte Verträge. Während im ersten Fall der Preis von Anfang an fix feststeht, basieren Letztere auf [unverständlich]-Materialansätzen, sind also abhängig vom eingesetzten Material und Aufwand. In einem Auftraggeber-Auftragnehmer- Verhältnis prahlen möglicherweise unterschiedliche Absichten und Ziele aufeinander, die erst in Vertragsverhandlung miteinander abgestimmt werden müssen. Bei einem Festpreis transferiert der Auftraggeber das Kostenrisiko auf den Auftragnehmer. Umgekehrt profitiert er nicht bei einem niedrigeren Kostenverlauf. Bei einer aufwandsbasierten Bezahlung kann hingegen der Auftragnehmer daran interessiert sein, das Projektende und damit das Ende seiner Beschäftigung hinauszuzögern. Ich will aber nicht das Misstrauen schüren, denn ohne eine vertrauenswürdige Zusammenarbeit geht es im Projekt nicht. Aber solche Interessenskonflikte sollten Sie sich durchaus bewusst sein. Wir können das Thema "Verträge und Vertragsmanagement", insbesondere die juristischen Aspekte hier nicht weitervertiefen, und im Normalfall werden Sie hierbei auch von einer Einkaufsabteilung begleitet. Insofern dienen diese Ausführungen vor allem Ihrem besseren Verständnis in der Zusammenarbeit mit der Regelorganisation und mit Ihren Vertragspartern.

Projektmanagement: Kosten und Nutzen

Erfahren Sie, wie Sie eine Kosten-Nutzen-Analyse für Ihr Projekt durchführen und dann zu einer Projektentscheidung kommen.

1 Std. 6 min (12 Videos)
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Erscheinungsdatum:20.04.2017

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