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Office 365: Access Grundkurs

Der Arbeitsbereich

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In diesem Video erhalten Sie einen Überblick über den Backstage-Bereich sowie die Oberfläche von Access mit Menüband und Schnellstartleiste. Erstellen Sie eine erste Datenbank und lernen Sie die Befehle und Optionen von Access kennen.

Transkript

Bevor wir uns mit den Details einer Datenbank beschäftigen, möchte ich Ihnen zuerst kurz die Bedienungsoberfläche von Access erklären. Am besten starten Sie das Programm mal, dann werden Sie zuerst im sogenannten Backstage-Bereich landen. Das ist derjenige, der für die allgemeinen Arbeiten mit der Datei zuständig ist, in diesem Fall also für das Öffnen. Sie können im Grunde zwei verschiedene Arten Accessdatenbanken öffnen, nämlich die Leere Desktopdatenbank und die Benutzerdefinierte Web App, die ein SharePoint und ähnliches braucht. Die übrigen Angebote hier sind vor allem vordefinierte Datenbanken, da sind schon Tabellen, Formulare, Macros, manchmal auch Daten drin. Ich möchte hier eine normale, sozusagen, eine leere Datenbank anlegen, das heißt ich klicke hier drauf und komme dann automatisch in diesen Dialog für den Dateiname und den Pfad. Den Pfad möchte ich ändern, das heißt ich klicke hier drauf und gebe hier beispielsweise das Laufwerk an. Kann hier noch einen Datenbanknamen eingeben, Database One ist so irgendwie unverbindlich, wir können die beispielsweise so nennen, die werde ich sowieso nicht lange brauchen, sondern wirklich nur zum probieren und nach dem OK steht das hier noch mal zur Kontrolle drin und jetzt mit Erstellen wird sie auch tatsächlich angelegt. Sie finden hier oben Pfad und Dateinamen noch mal, die Datei endet auf accdb, während die Datenbank benutzt wird, werden Sie noch eine zweite Datei finden, die dort nicht gleich heißt, allerdings auf laccdb endet, das sind die Logging Informations, also für den Mehrbenutzerzugriff der Hinweis, welche Objekte gerade gesperrt werden müssen. Die Oberfläche von Access sieht so aus wie bei den anderen Office-Programmen auch. Hier gibt es die sogenannte Schnellstartleiste, Quick Access Toolbar auf Englisch. Die enthält im Wesentlichen die Möglichkeit das aktuelle Objekt zu speichern und hier mit Rückgängig beziehungsweise Wiederholen die beiden wesentlichen Befehle, die man überall brauchen kann. Es ist nicht ungewöhnlich, dass das Rückgängig bei Access sowieso inaktiv ist. Ich kann Ihnen jetzt schon versprechen, anders als bei den anderen Programmen lässt sich bei Access sehr sehr wenig rückgängig machen. Wenn Sie dort neue Befehle einfügen wollen, könnten Sie das hier machen, ich nutze häufig hier diese Seitenansicht, einfach draufklicken, und dann ist da ein weiterer Befehl, der sich schon voll automatisch selbst aktualisiert, da muss ich also nichts probieren. Das ist jetzt aber mal wieder eine Originalversion, also hier die Seitenansicht wieder rausnehmen und dann ist das die normale Schnellzugriffsleiste. Die eigentliche Bedienung erfolgt hier oben mit diesem Menüband, was im englischen Ribbon heißt, das werde ich sicherlich gelegentlich auch mal sagen, mit verschiedenen Registern und die wechseln eigentlich hier nur die verschiedenen Symbole, außer dem ersten, wenn ich auf Datei klicke, dann lande ich wieder in diesen Backstage-Bereich. Der sieht zwar geringfügig anders aus als eben, es ist schmaler und es gibt mehr Möglichkeiten, weil nämlich eine Datei geöffnet ist, aber leistet im Grunde genau das wenn ich auf Neu gehe, sehen Sie das, was da eben auch im Angebot war. Wenn ich nur mal gucken wollte, wie jetzt zum Beispiel, dann kann ich hier wieder zurück in die normale Oberfläche gehen und die übrigen Registerkarten hier sind die Befehle, die wenn sie denn aktiv sind, wie hier zum Beispiel, die für das passende Objekt gelten. Unter dem Menüband ist die eigentliche Arbeitsfläche. Das braucht ja relativ viel Platz. Das können Sie per Doppelklick hier auf so ein aktives Register zum Beispiel ein- und ausklappen oder Sie machen es hier an dem kleinen Pfeil oder mit dem Tastenkürzel Strg F1, dann lässt es sich ein- beziehungsweise ausklappen. Wenn Objekte offen sind, hier zum Beispiel gerade die Tabelle, dann gibt es häufig kontextsensitive Register. Die sind farbig hinterlegt, hier zum Beispiel die Tabellentools das sind diese kontextsensitiven, also abhängig davon, was hier angezeigt wird für die Tabelle. Da stehen Befehle drin, die nur in Tabelle sinnvoll sind, und wenn ich die Tabelle gelegentlich schließe, dann bleiben nur die vier normalen hier sozusagen übrig. Hier ist der Navigationsbereich. Der zeigt alle Elemente an, die es in dieser Datenbank gibt. Im Moment ist das nur ein einziges, wenn ich jetzt beispielsweise mit Erstellen völlig beliebig auf Formularentwurf gehe, dann wird ja ein neues Formular angelegt. Das kann nichts, aber ich werde es jetzt mal speichern als Formular 1, damit steht es hier in der Liste. Dann kann ich sie wieder schließen, Sie sehen es sind mehrere Register gleichzeitig möglich und das jeweils aktive Register wird entweder hier geschlossen oder das könnte ich auch dort schließen vor allem, wenn ich mehrere schließen will. Ich werde auch diese Tabelle speichern, obwohl ich sie langfristig gar nicht gebrauchen kann, also ein Speichern hier, Bestätigung des Namens ganz lieblos Tabelle 1 und wenn ich das jetzt schließe, sehen Sie, dann ist ja eigentlich der Arbeitsbereich leer und per Doppelklick kann ich hier die Objekte wieder öffnen. Der Navigationsbereich zeigt alle Objekte an, die sind in Gruppen zusammengefasst, Sie sehen das schon mit Tabellen und Formularen, alle Tabellen erscheinen in dieser Gruppe, alle Formulare hier oder hier noch die Abfragen oder die Berichte und wenn's denn kommt Makros in VBA Module, es wird sehr schnell sehr viele Objekte geben. Dafür ist die Suche sehr praktisch, wenn sie bei Ihnen nicht sichtbar ist, können Sie per Rechtsklick hier oben in diesem Titelbereich die Suchleiste einschalten und dort kann man sehr schnell während des Tippens die Navigationsbereichsangaben filtern, wenn ich jetzt also einfach einen F eingebe, dann sind die Tabellen deswegen weggeblendet, weil es keine Tabelle mit F gibt. Und dann einfach wieder löschen und dann sind die Objekte wieder da. Das ist bei vielen Elementen viel viel schneller als die selber zu suchen. Sie können auch ganze Gruppen ausklappen, dafür sind diese kleinen Pfeile da, alle Tabellen weggeklappt, alle Tabellen wieder eingeklappt, aber ich sage ganz ehrlich, ich finde die Suche hier, der Filter, den ich mal eben eintippen kann, sehr viel effektiver. Der eigentliche Arbeitsbereich ist hier. Im Moment sehen Sie eine Tabelle und zwei in ihrer Datenblattansicht. Wenn Sie im Register Start sind, dann sehen Sie hier immer den Umschalter, ich kann also typischerweise bei allen Objekten wechseln zwischen einer fertigen Ansicht und einer Entwurfsansicht. Bei Tabellen zum Beispiel hier, da sehen Sie auch das Symbol, klicke ich einfach drauf und dann ändert sich das Symbol. Ich bin jetzt also in einer Entwurfsansicht, deswegen gibt es hier auch ein anderes kontextsensitives Register. Und wenn ich mit dem Entwurf fertig bin, dann geht es wieder zurück in die normale Ansicht, das heißt ich kann da oben also das gleiche Symbol immer wieder abwechselnd umschalten. Diese Symbole gibt es auch hier unten. Das ist vor allem praktischer, wenn da oben mal mehrere auftauchen, die eher sonst erst in der Liste zu sehen sind, zum Beispiel bei Formularen und insbesondere Berichten. Manchmal ist es auch nur die Frage, wo die Maus gerade näher ist, hier diese Symbole oder die da oben. Alle Objekte, die geöffnet sind, das haben Sie vielleicht hier schon gesehen, lassen sich mit diesem kleinen X schließen oder per Rechtsklick hier, da gibt es übrigens auch den Umschalter zu den verschiedenen Ansichten. Wenn Sie ein Objekt löschen wollen, das werde ich jetzt hier, weil ich die sowieso nicht brauche, dann können Sie im einfachsten Fall entweder per Rechtsklick hier auf Löschen gehen und das dann noch mal bestätigen und danach ist es wirklich und ganz und endgültig weg, da hilft Ihnen, wie Sie hier sehen, auch kein Rückgängig oder Sie können es einfach markieren und mit der Entfernen Taste ebenfalls löschen. Es gibt noch einen letzten Hinweis und das war es dann, damit ist dieses Objekt auch nicht wiederherstellbar und Sie sollten regelmäßig von Ihrer Datenbank von der gesamten Datei daher Kopien machen regelmäßig, heißt für mich beispielsweise eine halbe Stunde, denn so einen Schaden, den man dann anrichten kann, lässt sich nur mit erheblichem Aufwand, wenn überhaupt wiedergutmachen und dann habe ich einfach eine Dateiversion von von einer halben Stunde und arbeite mit der weiter. Damit haben Sie schon einen Überblick bekommen über die Access Bedienungsoberfläche und wir können uns jetzt mit den Inhalten beschäftigen.

Office 365: Access Grundkurs

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6 Std. 18 min (75 Videos)
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Erscheinungsdatum:08.09.2016

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