Projektmanagement: Kosten und Nutzen

Der Abwägungsprozess

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Hier lernen Sie die Arten des Abwägungsprozesses kennen und spielen exemplarisch eine Kosten-Nutzen-Abwägung durch.

Transkript

Sie müssen also in Ihrem Projekt abwägen, und das nicht nur einmalig, sondern immer wieder aufs Neue. In diesem Film wollen wir uns anschauen, was für Abwägungsprozesse es gibt und wollen eine Kosten-Nutzen-Abwägung exemplarisch durchspielen. Sie sind im Projekt mit verschiedenen Abwägungsprozessen konfrontiert. Der erste Fall ist die Alternativenauswahl. Wenn sich für den Lösungsweg oder für die Gestaltung der Lösung Alternativen bieten, muss sich das Projekt früher oder später entscheiden. Bei Ressourcen oder Zielkonflikten bedarf es einer Priorisierung. Das gilt zum einen zwischen Projekten im Portfolio und Multi-Projektmanagement aber auch innerhalb eines Projekts, wenn Teilprojekte oder Arbeitspakete miteinander kollidieren. Ein mögliches Beispiel für eine solche Kollision kann die Finanzierung Ihres Projekts betreffen. Und weil das Projektbudget so elementar für Ihr Projekt ist, wollen wir dies als eigenen Punkt in diese Liste aufnehmen. Neben der Frage der Höhe des Budgets sind auch Kostenverlauf und Verfügbarkeit ein Thema. Sprich wann fallen die Kosten-Ausgaben wirksam an? Wie lange steht Ihnen Ihr Projektbudget zur Verfügung? Bei größeren Projekten kann dies durchaus die Liquidität des Unternehmens betreffen. Auch ein hochprofitables Unternehmen kann insolvent werden, wenn es seine Zahlungsverpflichtungen nicht termingerecht bedienen kann. Im Kleinen wird Ihr Projekt gestoppt werden oder an die Wand fahren, selbst wenn Sie das größte und beste Nutzen-Versprechen in der Hand haben aber das Projekt und die dafür erforderliche Projektarbeit nicht finanzieren kann. Wenn Ihr Projektbudget nur in diesem Jahr zur Verfügung steht, nutzt es Ihnen nichts, wenn Leistung und Abrechnung des Lieferanten erst kommendes Jahr erfolgen. Das mag zwar für Ihr Projektziel ausweichend sein aber nicht für Ihr Projektbudget. Es bedarf keiner großen Fantasie sich vorzustellen, zu welchen Blüten eine solche Budgetierungspraxis führen kann. Sie werden diese Budgetierungspraxis in vielen Unternehmen und auch Behörden immer wieder antreffen. Ich will Sie beim besten Willen nicht auffordern, sich an solchen Budgetierungsspielen zu beteiligen aber Sie müssen auf solche Rahmenbedingungen gefasst sein. Dass Wirtschaftlichkeit von Projekten durchaus ein Abwägungsprozess ist, haben Sie bei der Diskussion von "Unsicherheit" gesehen. Wenn Sie am falschen Ende sparen, kann Ihr Projekt scheitern. Auf der anderen Seite wollen Sie sich sicherlich nicht Ressourcenverschwendung vorwerfen lassen. Ein letzter Abwägungsprozess besteht zwischen Chancen und Risiken, die sich Ihnen und Ihrem Projekt stellen. Da das Thema Risikomanagement einen sehr hohen Stellenwert im Projektmanagement hat, gibt es dazu ein eigenes Training. Kommen wir also zu einer konkreten Kosten-Nutzen-Abwägung. Nehmen wir als Metapher für unsere Abwägung eine Waage und sammeln auf den Waagschalen die verschiedenen Aspekte von Kosten und Nutzen. Nehmen wir an Sie bauen eine neue Werkshalle für Ihr Unternehmen. Das Nutzen-Versprechen beinhaltet nicht nur das neue Gebäude an sich, sondern damit auch verbunden erweiterte Fertigungs- und Lagermöglichkeiten, die wiederum zu höheren Kapazitäten führen, von denen Sie sich einen höheren Umsatz und einen höheren Gewinn für Ihr Unternehmen versprechen. Auf der anderen Seite stehen dem erst mal die Projektkosten gegenüber. Um vernünftig Abwägen zu können, müssen diese vollständig sein. Das heißt auch Vorlaufkosten, zum Beispiel aus der Grundstückserschließung und Nachlaufkosten, zum Beispiel aus dem Rechtsstreit mit einem Lieferanten oder Handwerker müssen berücksichtigt werden. Eine Kosten-und Nutzen-Abwägung wäre unvollständig wenn sie nicht auch über den Tellerrand des Projekts hinausschauen würde und die Folgewirkungen mitbetrachten würde. Das heißt, der Betrieb der neuen Werkshalle, was nützt Ihnen die neue Halle, wenn Sie die Erweiterung der Fertigung in der Halle nicht stemmen können. Aber auch Umwelteinflüsse. Vielleicht wurde durch den Bau der Halle der Grundwasserspiegel abgesenkt und der Nachbar hat jetzt ein Problem. Oder im Betrieb der neuen Halle entstehen Umweltverschmutzungen. Auch wenn das eventuell jemand anderen betrifft und sich für Sie und Ihr Unternehmen nicht zwangsläufig in Ausgaben auswirkt, sollten Sie solche Aspekte in Ihrer Abwägung berücksichtigen. Noch weit kniffliger ist das Thema Opportunitätskosten. Wenn Sie ein anderes Projekt zurückgestellt haben, um Ihr Vorhaben zu realisieren, dann verzichten Sie auch auf das Nutzen-Versprechen. Wenn Sie Ihre Arbeitszeit und Arbeitskraft und die Projekt-Ressourcen nicht für Ihr Projekt eingesetzt hätten, hätten man in der gleichen Zeit damit vielleicht auch einen noch schöneren, noch größeren Schatz an andere Stelle bergen können. Sind alle Argumente in die Waagschale geworfen und bewertet, wird das Pendel in die eine oder in die andere Richtung ausschlagen. Die Bewertung, geschweige denn die Quantifizierung der einzelnen Positionen, kann dabei beliebig schwierig sein. Vielleicht gibt es keine eindeutigen Antworten und Interpretationsspielraum. Unvollständigkeit verzerrt das Bild und führt möglicherweise zu völlig falschen Schlüssen. Wenn sich hinter Ihrem Projektauftrag noch eine "Hidden Agenda" versteckt, wenn Ihr Auftraggeber neben dem offiziellen Projektziel noch ganz andere Ziele verfolgt, zum Beispiel nicht nur ein Logistiksystem ablösen will, sondern gleichzeitig Prozesse und Unternehmenskultur verändern möchte, dann wird Ihre Abwägung ein nicht triviales Unterfangen und Sie scheitern eventuell schon an der fehlenden Transparenz dieser Zielsetzung. Deswegen ist die Auftragsklärung von so hoher Bedeutung. Überwiegt der Nutzen, scheint die Entscheidung klar, es sei denn Sie müssen noch zwischen konkurrierenden Projekten abwägen. Dann werden Sie sich für das mit dem größeren Nutzen-Überhang entscheiden. Halten sich Kosten und Nutzen die Waage, stellt sich die Frage, warum Sie an dem Projekt festhalten sollen. Das Projekt kann aber durchaus Sinn machen, zum Beispiel zu besseren Auslastung von Ressourcen oder um Mitarbeiter halten zu können. Überwiegen die Kosten, macht das Projekt eigentlich keinen Sinn. Aber so einfach ist es dann auch nicht, denn zu Projektbeginn mag Ihre Kosten-Nutzen-Abwägung noch ganz anders ausgesehen haben. Erst im Baufortschritt kam es zu einer Kostenexplosion. Sie dürfen jetzt das Projekt nicht mehr alleine mit anderen Projekten vergleichen, sondern müssen zwischen verschiedenen Szenarien abwägen. Das Projekt wie geplant fertigstellen oder das Projekt mit geringerem Leistungsumfang oder später fertigstellen? Projektabbruch und Verwurf? Ihr Kalkül liegt jetzt weniger bei der Nutzenmaximierung als bei einer Schadensbegrenzung, die aber auch wieder Kosten und Nutzen gegeneinander abwägt. In diesem Film haben Sie verschiedene Abwägungsszenarien kennengelernt und wir haben an einem konkreten Beispiel eine Abwägung durchgespielt. Die Abwägung ist nicht immer einfach und eindeutig. Transparenz hilft. Sie macht Ihre Entscheidungsprozesse nachvollziehbar und gegebenenfalls können Sie Ihre Entscheidungen auch noch nachträglich korrigieren. Ich wünsche Ihnen jedenfalls erfolgreiche Entscheidungen.

Projektmanagement: Kosten und Nutzen

Erfahren Sie, wie Sie eine Kosten-Nutzen-Analyse für Ihr Projekt durchführen und dann zu einer Projektentscheidung kommen.

1 Std. 6 min (12 Videos)
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Erscheinungsdatum:20.04.2017

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