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Excel 2016 lernen

Den Unterschied zwischen Summe und Teilergebnis kennenlernen

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Verschiedene Funktionen addieren die Werte eines Bereichs und bieten dabei jeweils eine unterschiedliche Berücksichtigung von gefilterten oder ausgeblendeten Werten.

Transkript

Die Summe ist sicherlich die mit Abstand häufigste Funktion die in Excel benutzt wird. Die ist im Normalfall ganz einfach, Sie klicken in die Zelle wo die Summe stehen soll, hier oben klicken Sie auf das Sigma und Excel macht einen Vorschlag. Der ist klassischerweise alle Zahlen darüber bis zum nächsten Text oder links davon. Und wenn Sie das mit Return bestätigen, wird die Summe gebildet. Meistens wird sogar das Zahlenformat hier übernommen, wenigstens wenn es einheitlich ist. Das ist manchmal zu viel des Guten was Excel vorschlägt, denn es funktioniert ja nicht nur nach oben sondern auch nach links, wenn ich also jetzt das Sigma anklicke, dann wird hier definitiv zu viel markiert und ich sollte besser vorher hingehen, erst mal klären und dann bestätigen. Das kann ich jetzt hier herunterkopieren, so dass ich da überall, das ist ja eine relative Adressierung, die richtigen Summen habe. Und jetzt würde ich hier dasselbe machen, aber ich kann Ihnen an der Stelle direkt empfehlen markieren Sie vorher wo die Summen hin sollen, Grundpreise kann man nicht sinnvoll addieren, deswegen lasse ich es weg, aber diese drei lassen sich addieren, und wenn Sie jetzt das Sigma klicken, dann werden Sie sehen, dass es gar keine Rückfrage gibt. Excel füllt direkt alle beteiligten Zellen aus. Da sollten Sie hinterher eine davon noch mal per Doppelklick prüfen und mit Escape wieder verlassen, wenn es richtig ist. So weit so gut. Aber es gibt noch mehr Möglichkeiten. Die Summe an sich ist nicht immer die wirklich beste Methode um eine Summe zu rechnen. Dazu schmeiße ich erst mal diese Zeile weg, ich habe den Zeilenkopf angeklickt und mit Steuerung (Strg)+- kann ich das da unten wegnehmen. Denn ich will diesen Bereich, der erfüllt schon sinnvoll alle Voraussetzungen, in eine Layouttabelle umwandeln, also mit Einfügen Tabelle. Der wird richtig erkannt, der hat Überschriften, ist alles markiert, kann ich also mit OK direkt bestätigen. Und schlage vor für diesen eine Ergebniszeile zu haben. Und dort stelle ich dann die Summe ein. Das ist viel praktischer, denn wenn ich den Bereich erweitere, hier nämlich, dann wird der neue Wert, ich schreibe da jetzt mal einfach nur was Beliebiges rein, direkt mitberücksichtigt. Ich mache mal eine sehr hohe Zahl, damit Sie das sofort sehen. Also, das schlägt voll durch ohne das ich die Summenfunktion anpassen müsste. Mit Markierung und Steuerung (Strg)+- fliegt die Zeile wieder raus. Diese Summe ist keine Summe. Jedenfalls nicht die, die Sie eben gesehen haben. Ich will Ihnen das im Vergleich zeigen, also das ist eine ehrliche Summe, weil der Bereich jetzt falsch markiert ist, muss ich das natürlich hier noch mal markieren, und dann mit Return bestätigen. Und weil es so eine spezielle Layouttabelle war steht jetzt hier auch nicht mehr E4 - E14, sondern diese spezielle Bezeichnung. Und jetzt vergleichen Sie mal was mit dieser Summe passiert wenn ich jetzt hier filtere, also sagen wir bei der Menge will nicht alles, sondern nur die kleinen Werte und nach dem OK steht hier immer noch die Gesamtsumme und da der korrekte Wert was den Filter betrifft. Wenn Sie wirklich nachgucken was hier steht, dann steht da nicht die Funktion SUMME, sondern TEILERGEBNIS(109. Es gibt zwei Varianten, die 9 und die 109 machen beide die Summe. Wir können ja mal vergleichen, Teilergebnis mit ausblenden. Ich mache die mal rechtsbündig damit man es noch lesen kann. Und, Teilergebnis ohne ausblenden. Auch das sollte natürlich rechtsbündig werden. Und diese TEILERGEBNIS-Funktion können Sie jederzeit und überall benutzen, also TEILERGEBNIS. Und da finden Sie jetzt alle Möglichkeiten immer doppelt. Einmal die 9 und es gibt trotzdem noch die 109. Die 9 bezieht ausgeblendete Werte ein, also mit ausblenden, und nach dem Semikolon muss ich natürlich trotzdem den Bereich angeben. Da muss ich jetzt aufpassen, dass ich das Richtige erwische. Das ist nicht korrekt, das sind nur einzelne Zellen, wenn Sie wie hier eine ganze Spalte markieren wollen, können Sie da oben klicken, und dann Klammer zu. Und das Gleiche für TEILERGEBNIS, aber diesmal die 109. Und nach dem Semikolon klicke ich wieder da oben, um die ganze Spalte mit den Daten zu markieren, Klammer zu und fertig. Und Sie sehen jetzt es ist gefiltert. Da werden die Beiden nämlich den korrekten Wert liefern, ich hebe den Filter mal wieder auf. Und werde jetzt hier einfach willkürlich ein paar Zellen ausblenden, und dann sehe Sie, ohne die ausgeblendeten Zeilen wird also wirklich nur zusammengezählt was sichtbar ist. Das sind die verschiedenen Varianten. Ich kann ja hier ausserdem noch mal filtern, dann haben wir nämlich drei verschiedene Werte, muss ich mal eben gucken was wir sinnvoll wegfiltern, ich mache es mal hier. Also, Butter und Milch, da können wir einen davon noch wegnehmen, nach dem OK. Die sind natürlich jetzt auch weggefiltert, weggeblendet, das ist so nicht so schön zu zeigen, da müsste ich jetzt noch ein bisschen manipulieren, aber Sie sehen schon, wie unterschiedlich die sich verhalten. Die mit der 9 beziehen ausgeblendete Werte mit ein, und die mit der 109 ignoriert die ausgeblendeten Werte, deswegen entspricht das dem, was hier die normalen Layouttabellen sowieso anzeigen. So gesehen ist die ganz normale Summe fast schon ein bisschen gefährlich, weil sie nämlich all das nicht berücksichtigt, wenn Sie nicht nur einen Filter haben, sondern auch teilweise ausblenden. Das muss aber hinzukriegen sein, also jetzt hier eine Spalte ausblenden. So, und da sehen Sie jetzt den Unterschied zwischen diesen Beiden. Also je nachdem welche Summe Sie haben wollen, müssen Sie sich zwischen einer dieser drei Varianten entscheiden.

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Erscheinungsdatum:07.02.2017

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