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Outlook 2016 für Mac Grundkurs

Den Posteingang an eigene Anforderungen anpassen

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Thema in diesem Video ist die Darstellung des Posteingangs. Bestimmen Sie u. a. die Reihenfolge der angezeigten Nachrichten sowie die Anzeige des Lesebereichs und lernen Sie die Outlook-Einstellungen für die Anzeige der Konten und das Leselayout kennen.

Transkript

In Outlook für den Mac können Sie die Darstellung des Posteingangs ganz nach Ihren Wünschen und Anforderungen anpassen. Hier gibt es kein richtig und auch kein falsch. Sie bestimmen mit welcher Darstellung Sie am liebsten arbeiten. Und in diesem Video möchte ich Ihnen die Möglichkeiten vorstellen, die Ihnen hier zur Verfügung stehen. Die wichtigsten Befehle hierzu finden Sie im Menüband auf der Registerkarte Organisieren. Hier sehen Sie, zwei Schaltflächen sind standardmäßig aktiviert. Die Schaltflächen Unterhaltungen und Nachrichtenvorschau. Bei Unterhaltung bedeutet das, dass die Nachrichten als Unterhaltungen zusammengefasst angezeigt werden. Das heißt, die ursprüngliche Mail und die dazugehörigen Antworten werden als Einheit dargestellt. Nehmen wir zum Beispiel die Unterhaltungseinheit vom 17.6. Dass es sich um eine Unterhaltung handelt, die mehrere Mails beinhaltet, können Sie an diesem nach rechts zeigenden Pfeil sehen. Wenn ich diese Mail markiere, dann wird mir rechts angezeigt, wer in welcher Reihenfolge geantwortet hat. Ich sehe hier die Absender, ich sehe hier die Anfänge der jeweiligen Mails, ich sehe das Datum, hier sind Anhänge enthalten und auf diese Mail habe ich schon geantwortet. Das ist an diesem nach links zeigenden Pfeil erkenntlich. Wenn ich die Unterhaltung hier ausklappe, da klicke ich auf die Pfeilspitze, dann werden mir die Antworten hier angezeigt und im rechten Bereich kann ich mit gedrückter Maustaste die Bildlaufleiste ziehen und mir die verschiedenen Nachrichten durchlesen. Wenn ich hier oben auf die aktivierte Schaltfläche Unterhaltungen klicke, wird die Schaltfläche deaktiviert. Sie sehen, die Darstellung ist jetzt viel heller und die Nachrichten hier im mittleren Bereich, die werden dann in absteigender Reihenfolge nach Datum sortiert angezeigt. Ich belasse die Darstellung zunächst bei Unterhaltungen. Dann gibt es die Nachrichtenvorschau. Die ist hier auch standardmäßig aktiviert. Das bedeutet, dass von jeder Nachricht die Anfangswörter angezeigt werden. Wenn ich hier drauf klicke, um die Schaltfläche zu deaktivieren, sehen Sie, der Anfangstext verschwindet. Der Vorteil ist, ich kann jetzt hier mehr Nachrichten in der Liste anzeigen lassen, aber mir fehlt der Anfang der Mails. Ich persönlich sehe ganz gerne, wie die Mail beginnt und deswegen lasse ich die Nachrichtenvorschau aktiviert. Dann gibt es hier diese Listen-Schaltfläche. Ich klicke hier auf diesen Pfeil, dann wird eine lange Liste geöffnet. Hier kann ich die Reihenfolge der angezeigten Mails noch mal komplett ändern. Standardmäßig ist es, wie gesagt, auf Unterhaltungen gesetzt. Ich kann das nach Absender anzeigen lassen, nach Empfänger, nach Mails mit oder ohne Anlagen, nach Betreff sortiert. Hier gibt es ganz viele Möglichkeiten. Zusätzlich kann ich hier noch bestimmen, wenn die Mails nach Datum angezeigt werden, ob die neusten zuerst angezeigt werden oder den ältesten zuerst. Ganz interessant ist auch hier noch dieser Befehl, in Gruppen anzeigen. Ich schließe die Liste und unter Gruppe versteht man hier zum Beispiel letzte Woche, vor zwei Wochen usw. Das sind die Gruppen. Und wenn ich hier den Befehl, In Gruppen Anzeigen, deaktiviere, dann sehen Sie, dann entfällt diese Gruppenzuordnung und die Mails werden einfach in absteigender Reihenfolge nach Datum sortiert oder nach Unterhaltung sortiert angezeigt. Vorteil ist, Sie können mehr Einträge sehen. Nachteil ist, es ist nicht mehr so offensichtlich nach Datum unterteilt. Ich aktiviere das Ganze hier noch mal und dann sieht man schon, hier ist jetzt nach Tagen unterteilt. Es ist einfach ein besserer Überblick, in welchen Zeiträumen die Mails eingegangen sind. Ich öffne noch mal die Liste. Hier können Sie alle Gruppen erweitern, das heißt, die Tage, Wochen oder Monate werden dann erweitert. Die enthaltenen Mails angezeigt oder wenn ich alle Gruppen reduziere, dann sehe ich hier nur noch die Gruppeneinteilung und kann mir jetzt hier zum Beispiel die eingegangenen Mails im letzten Monat anzeigen lassen. Sie sehen, die Darstellungsweise in diesem Bereich ist sehr vielfältig und es liegt bei Ihnen wie Ihre Prioritäten sind, wie Sie das Ganze anzeigen lassen wollen. Ich erweitere hier jetzt wieder alle Gruppen und möchte Ihnen noch die Schaltfläche Lesebereich vorstellen. Da geht es darum, wo der Lesebereich, damit ist diese Vorschau gemeint, angezeigt wird. Standardmäßig ist es rechts. Sie können den Lesebereich auch unten anzeigen lassen und dann hier mit gedrückter Maustaste die Fenstergröße verändern. Sie können den Lesebereich auch komplett ausschalten und hier diesen Bereich komplett für die Darstellung der Liste nutzen und eine Mail wird dann eben nur angezeigt, wenn Sie darauf doppelklicken und dann wird die Mail im separaten Fenster geöffnet. Ich schließe das Ganze wieder und stelle meinen Lesebereich auch wieder nach rechts ein. So bin ich es gewöhnt und so arbeite ich dann auch gerne. Auf der Registerkarte Organisieren kann ich übrigens auch noch alle Mails als gelesen markieren bzw. alle Mails im aktuellen Ordner löschen, um Platz zu schaffen. Das waren die Schaltflächen auf der Registerkarte Organisieren und dann möchte ich Ihnen noch die Einstellungsmöglichkeiten von Outlook vorstellen. Dazu klicke in der Menüleiste auf Outlook, dann auf Einstellungen und hier möchte ich Ihnen die zwei wichtigsten vorstellen. Da wären zum einen die persönlichen Einstellungen und zwar die allgemeinen Einstellungen. Das erste Kontrollkästchen, Ähnliche Ordner von verschiedenen Konten gruppieren, ist aktiviert. Was bedeutet das? Das bedeutet, dass ich zum Beispiel hier den Posteingang habe und dieser Posteingang ist gruppiert nach meinen Konten. Hier gibt es das Konto DownUnder und hier das Konto Gmail und hier dann der Ordner auf meinem Computer. Dasselbe gilt dann für die Entwürfe, für die gesendeten Elemente usw. Wenn ich dieses Kontrollkästchen deaktiviere, dann sehen Sie, wird hier nur noch Posteingang, Entwürfe, Gesendete und Gelöschte usw. Elemente angezeigt und unter der Überschrift DownUnder. Das heißt, ich habe hier jetzt einen kompletten Eintrag mit Unterordnern für DownUnder und hier für Gmail und hier für auf meinem Computer. Ich bin die andere Darstellung gewöhnt, ich mag das Gruppierte, deswegen klicke ich hier wieder drauf und wenn ich hier auf Posteingang gehe, dann ist meine alte Darstellung wiederhergestellt. Ich klicke hier noch mal auf Outlook und Einstellungen und möchte noch das zweite Kontrollkästchen erklären. Das zweite Kontrollkästchen ist etwas unglücklich übersetzt: In Ordnern in "Mein Computer" ausblenden. Was bedeutet das? Es bedeutet nichts anderes, als dass dieser Eintrag auf meinem Computer ausgeblendet wird. Wenn Sie Nachrichten von einem POP3 Konto herunterladen, werden die Nachrichten immer auf Ihrem Rechner abgelegt. Das heißt, sie werden nicht auf einem Server gesichert, wie es bei Gmail oder Exchange Konten der Fall ist. Da ich hier mit einem Gmail-Konto arbeite und einem Exchange-Konto, brauche ich diesen Ordner eigentlich gar nicht und könnte jetzt diesen Ordner ausblenden und dieses Kontrollkästchen müsste eigentlich heißen, den Ordner mit dem Namen "auf meinem Computer" ausblenden. Ich klicke hier mal drauf, dann sehen Sie, dann verschwindet dieser Eintrag hier und wenn ich das Kontrollkästchen wieder deaktiviere, wird der Ordner auf meinem Computer wieder angezeigt. Ich belasse das jetzt so, wie es hier ist und möchte hier noch die dritte Option vorstellen. Hier können Sie das Office-Design bestimmen. Sie haben die Wahl zwischen Farbig und Klassisch. Bei Klassisch werden alle blau dargestellten Elemente grau. Zu beachten ist noch, dass es nicht nur Outlook betrifft, sondern alle Office Anwendungen. Ich klicke auf Alle anzeigen, um mir wieder alle Einstellungsmöglichkeiten anzuzeigen und möchte Ihnen noch kurz die Einstellungsmöglichkeiten im Leselayout vorstellen. Hier bestimmen Sie, wann Nachrichten als gelesen markiert werden. Standardmäßig ist es eingestellt auf, bei Änderung der Auswahl. Das bedeutet, ich klicke auf eine Mail, eine ungelesene Mail, und sobald ich dann auf eine andere Mail klicke, gilt die ungelesene Mail als gelesen. Ich kann es auch so einstellen, dass wenn ich die Mail auswähle, sie wird im Lesebereich angezeigt. Nach einem bestimmten Zeitintervall gilt sie dann als gelesen. Und die dritte Variante ist, eine Mail gilt nur dann als gelesen, wenn ich sie in einem separaten Fenster öffne. Hier kann ich noch die Darstellung der Unterhaltung bestimmen. Dass immer nur eine Unterhaltung gleichzeitig erweitert wird. Und hier bestimme ich, ob eine Unterhaltung erweitert wird, wenn ich auf den entsprechenden Eintrag klicke oder nicht. Hier unten ist noch eine ganz wichtige Einstellung, ob Bilder automatisch aus dem Internet heruntergeladen werden. Das betrifft vor allem Nachrichten wie Newsletters, die Bilder enthalten und bei mir ist das standardmäßig auf Nie gesetzt, um meinen Rechner vor Viren zu schützen. Und ich kann dann, wenn ich Newsletter oder ähnliche Nachrichten empfange, je nach Absender entscheiden, ob ich die Bilder herunterladen möchte oder nicht. Das wären die wichtigsten Einstellungsmöglichkeiten, die Sie mit dem Befehl Einstellungen im Menü Outlook wählen. Ich schließe das Fenster durch Klicken auf das rote X. Sie haben in diesem Video also erfahren, wie Sie Outlook an Ihre persönlichen Vorstellungen anpassen können. Die wichtigsten Einstellungsmöglichkeiten finden Sie auf der Registerkarte Organisieren. Mit diesen Schaltfläche hier und im Menü Outlook mit dem Befehl Einstellungen. Hier finden Sie verschiedenste Möglichkeiten, Outlook an Ihre persönlichen Anforderungen anzupassen.

Outlook 2016 für Mac Grundkurs

Bekommen Sie Ihre E-Mails in den Griff und organisieren Sie Ihre Kontakte, Termine und Aufgaben mit Outlook 2016 für Mac.

3 Std. 28 min (43 Videos)
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Erscheinungsdatum:13.10.2016

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