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Zur besseren Aufgabenplanung lässt sich ein Planner dem Team hinzufügen. So können Aufgaben schnell und einfach organisiert werden.

Transkript

Nicht die Größe der Aufgabe entscheidet, sondern das Wie, mit dem wir die kleinste zu lösen verstehen. Dies ist ein sehr passendes Zitat von Theodor Fontane für den nächsten Abschnitt. Jedes Team, egal welcher Art, ob Projekt oder Team in einer Abteilung arbeitet an gemeinsamen Aufgaben. Wie kann ich das also in Microsoft Teams am besten lösen. Dazu bietet mir Microsoft den Office 365 Planner an, den ich in einer weiteren Registerkarte in Teams hinzufügen kann. Dazu gehe ich wieder in den Registerkarten in meinem Team "Sales", in kanal "Allgemein", oben im Bereich "Registerkarten" auf das Plus-Symbol. Hier stehen mir wieder diverse Möglichkeiten zur Verfügung, und ich entscheide mich dieses Mal für den Planner. Dieser steht in der ersten Reihe an dritter Position. Das Icon sind drei verschiedene Männchen mit einem Haken über diesen Männchen. Wenn ich auf dieses Symbol klicke, wird mir ein Planner hinzugefügt beziehungsweise ich habe zwei verschiedene Möglichkeiten. zum einen kann ich einen neuen Plan erstellen und müsste hier einen Registerkartennamen veregeben, zum anderen könnte ich einen vorhandenen Plan verwenden. Würde ich die zweite Option verwenden, würden mir in einem Drop-Down-Menü die verschiedenen Pläne, die ich habe zur Verfügung stehen. Hier hätte ich noch einen und müsste den "Sales"-Plan auswählen. Sollte mir die zweite Option vorhandenen Plan verwenden nicht zur Verfügung stehen, bedeutet das nur, dass in der vorhandenen Office 365 grob kein Plan vorhanden ist. Deshalb könnte ich dementsprechend auch keinen hinzufügen. Deshalb wähle ich auch hier die Option "Neuen Plan erstellen" und gebe ich hier in den Registerkartenname "Aufgaben" ein. Nachdem ich den Registerkartennamen eingegeben habe, kann ich unten rechts auf "Speichern" klicken. Zunächst gehe ich aber noch kurz auf die Option "Über diese Registerkarte im Kanal posten" ein. Hier ist der Haken standardmäßig gesetzt. Das bedeutet, dass in der Registerkarte "Unterhaltungen" ein kurzer Vermerk gemacht wird, dass jedes Teammitglied aus dem Team eine kurze Notiz erhält, dass der Plan angelegt wurde. Nun bestätige ich mit "Speichern". Jetzt wird mir der Plan auch angelegt. Der Standardplan enthält auch ein Bucket. Ein Bucket ist eine sogenannte Spalte. Man kann weitere Buckets hinzufügen. Die ertse Spalte wird auch "Aufgaben" genannt, die ich jederzeit anpassen kann. klicke ich in den "Aufgaben"-Namensbereich, kann ich den Namen editieren. Der Microsoft Planner bietet sich zum Beispiel hervorragend an, um das Kanbansystem nach zu bilden. Wer die Kanban-Projektmethode kennt, weiß, dass es drei Spalten gibt, "To Do", "Doing" und "Done". Also passe ich hier die erste Spalte an und nenne diese "To Do". Ich füge entsprechend ein neues Bucket hinzu, nenne diese "Doing" und bestätige diese mit "Enter". Und zu guter Letzt füge ich das Bucket "Done" hinzu und bestätige dieses wiederum mit "Enter". Jetzt stehen mir drei verschiedene Spalten "To Do", "Doing" und "Done" zur Verfügung. Hier kann ich jetzt "Aufgaben" anlegen, indem ich auf das Plus-Symbol klicke. Wenn ich auf das Plus-Symbol klicke, kann ich unterhalb einen Aufgabennamen eingeben. Da ich mich im Bereich "Sales" befinde, nenne ich diese Aufgabe "Angebotserstellung". Mit "Enter" wird auch diese Aufgabe angelegt und ich muss keine weiteren Aktionen vorerst vornehmen. So kann ich zum Beispiel eine weitere Aufgabe hinzufügen. Diese nenne ich "Kundenevent organisieren" und bestätige ebenfalls wieder mit "Enter". Sie sehen, so lassen sich sehr schnell Aufgaben anlegen, ohne die Struktur vorerst vorzunehmen, und ich kann im Brainstorming schnell Aufgaben erfassen. Um Aufgaben danach wirklich zu bearbeiten oder zuzuweisen, kann ich diese anklicken. Ich klicke jetzt hier noch mal auf "Kundenevent organisieren". Jetzt öffnet sich ein Bearbeitungsfenster, in dem ich verschiedene Optionen habe. Ganz oben kann ich eine Zuweisung hinzufügen, klicke auf das Männchen-Symbol mit dem Plus und füge diese Aufgabe jetzt dem Marco Breier zu. Mit Auswahl in dem Drop-Down-Menü ist diese Aufgabe dem Marco Breier jetzt hinzugefügt. Sollte mir eine Person im Drop-Down-Menü fehlen, kann ich diese per Name oder E-Mail suchen. Diese wird dann automatisch dem Team hinzugefügt. Soll diese noch kein Mitglied des Teams sein. Ich verlasse wieder das Drop-Down-Menü und schaue mir die anderen Punkte an. Ich kann hier das Bucket auswählen, in dem die Aufgabe stehen soll. Ich kann den Bearbeitungsstatus zum Beispiel auf "In Bearbeitung" setzen. Ich kann das Startdatum und das Fälligkeitsdatum festlegen. Sollte ich das Fälligkeitsdatum auswählen, öffnet sich mir beim Drop-Down-Menü der Kalender, und ich kann hier ein Datum auswählen. Zusätzlich kann ich in der Mitte eine Prüfliste hinzufügen, beziehungsweise das könnten Sie auch als Unteraufgabe nutzen. Bei "Kundenevent organisieren" könnten Sie zum Beispiel "Catering" reinschrieben oder weitere Punkte. Dies könnten Sie sich rechts auch auf der Karte anzeigen lassen und würden diese dann als Unteraufgaben sehen. Ich wähle jetzt hier den Haken aus. Außerdem könnten Sie eine Beschreibung hinzufügen oder auch einen Link beziehungsweise eine Anlage hinzufügen. Rechts von der Aufgabe haben Sie auch die sogenannten Haftnotizen. Diese können Sie bennen und auch entsprechend anwählen. Ich könnte zum Beispiel die oberste Kategorie wählen und schreiben "Unterschrift notwendig". Soll ich jetzt auch den Haken hier setzen, wird mir dies auch auf dem Plan angezeigt. Das schauen wir uns jetzt mal an, indem ich die Aufgabe oben rechts mit dem "X" schließe. Die Aufgabe muss nicht gespeichert werden, dies erfolgt automatisch. In meiner Planübersicht sehe ich nun die Aufgabe mit dem Halbkreis, dass sie in Bearbeitung ist, mit der Ansicht 0/1 unter Aufgaben erledigt, mit dem 31.03 als Bearbeitungsdatum und auch den Marco Breier als zuständiger Mitarbeiter. Möchte ich die Aufgabe jetzt von "To Do" in "Doing" verschieben, kann ich das natürlich über das Berabeitungsmenü, aber ich kann das auch über Drag-and-Drop, indem ich die Aufgabe mit der linken Maustaste anpacke und zum Beispiel von "To Do" in "Doing" oder auch in "Done" verschiebe. Ganz einfach. Wenn cih jetzt mit dem Cursor nach rechts ziehe, kann ich die Aufgabe auch, ohne sie öffnen zu müssen, links oben abschließen. Dann wird diese erst mal verschwinden und ist nicht mehr unter den bearbeiteten Aufgaben. Allerdings wird diese auch nicht gelöscht, mit dem Drop-Down-Menü hier bei "Erledigte anzeigen" kann ich diese mir auch wieder anzeigen und auch bearbeiten. Ja, in diesem Video haben Sie gesehen, wie Sie mit dem Microsoft Planner in Verbindung mit Microsoft Teams Ihre Team-Aufgaben bewältigen können und wie Sie die am einfachsten und schnellsten lösen. Und denken Sie dabei noch mal an das Zitat von Theodor Fontane "Nicht die Größe der AUfgabe entscheidet, sondern das Wie, mit dem wir die kleinste zu lösen verstehen.

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2 Std. 3 min (25 Videos)
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Erscheinungsdatum:26.04.2017

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