Typische Probleme in Projekten lösen

Den kritischen Pfad finden und festhalten

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Der kritische Pfad ist ein gutes Hilfsmittel für die Projektplanung. Er zeigt, wie lange ein Projekt dauert, wenn alle nötigen Aktivitäten vollständig, sinnvoll und logisch richtig geplant sind.

Transkript

Schauen wir uns jetzt die zeitlichen Probleme im Projekt an und sprechen wir über Möglichkeiten, um solche Probleme zu vermeiden. Als erstes möchte ich Ihnen das Konzept des kritischen Pfades vorstellen. Der kritische Pfad markiert die Zeitspanne, die verstreicht bis alle im Rahmen der Projektarbeit notwendigen Handlungen vollständig und in der logisch richtigen und sinnvollen Reihenfolge ausgeführt sind. Nicht alle Aufgaben werden nacheinander gelöst. Stattdessen dürfte es etliche Aufgaben geben, die teilweise oder auch vollständig nebeneinander ausgeführt werden können. Das führt zu einer weiteren Überlegung. Wenn Sie die Abhängigkeiten der einzelnen Aufgaben voneinander falsch einschätzen, oder sogar eine Abhängigkeit zwischen zwei Aufgaben völlig außer Acht lassen, dann schätzen Sie wahrscheinlich die Gesamtzeit für ihr Projekt falsch ein. Das zieht früher oder später Probleme mit ihren Kunden nach sich. An diesem Diagramm können Sie den Prozess erkennen. Das Diagramm stellt einen sogenannten Netzplan dar. Dieser Plan bezieht sich auf ein vergleichsweise kleines Problem. Die Eröffnung eines Büros im Ausland. Auf jeder Karte ist eine Aufgabe notiert. Die Karten sind nach der sachlich sinnvollen Reihenfolge der Aufgaben sortiert und der jeweilige geschätzte Zeitbedarf ist auf den Karten mitnotiert. Die einzelnen Aufgaben lauten, das Land auszuwählen und Personen zu suchen, die die Leitung des Büros übernehmen sollen. Danach müssen Genehmigungen eingeholt und ein geeigneter Standort gesucht werden. Wenn die Genehmigungen vorliegen und der Standort feststeht, kann als nächstes ein Gebäude gekauft werden. Ohne die Genehmigungen kann das Projekt nicht weitergeführt werden. Sobald das Gebäude gefunden und erworben wurde, kann es renoviert und eingerichtet werden. Dazu wird der Manager benötigt, denn er soll die Möbel auswählen und die Mitarbeiter einstellen. Wenn das Gebäude renoviert ist und die Möbel angeliefert wurden, können die Möbel aufgestellt werden. Sobald auch die Mitarbeiter eingetroffen sind, kann das Büro eröffnet werden. Wenn wir diesem Plan folgen, dann verläuft der gangbare und sinnvolle Weg über die markierte Strecke. Diese Strecke zur absolvieren dauert 43 Wochen. Nun wissen wir also, das Projekt dauert insgesamt 43 Wochen. Viele Projektleiter arbeiten nicht mit einem solchen Plan. Stattdessen ziehen Sie direkt ein Gantt-Diagramm heran. Nun denn, vielleicht ist ein dokumentierter Netzplan tatsächlich überflüssig. Oder etwa nicht? Versuchen Sie einmal ein Netzplan vor ihrem geistigen Auge zu zeichnen. Sie werden sehen, dass das nicht funktioniert. Selbst dann nicht, wenn der Plan relativ einfach ist und beispielsweise nur 10 Aufgaben umfasst. Nehmen Sie sich deshalb unbedingt die notwendige Zeit, um diesen Plan aufzuzeichnen. Wenn möglich, binden Sie ihr Team mit ein. Die Mitglieder ihres Teams kennen die Einzelheiten des Projekts aller Wahrscheinlichkeit nach besser als Sie selbst und können Ihnen helfen. Mit einem Netzplan wiederum, finden Sie den kritischen Pfad viel leichter und schneller. Stellen Sie sich vor, Sie hätten diesen Plan nur im Kopf entworfen und dabei vergessen, dass Sie eine Genehmigung brauchen, bevor Sie ein Gebäude kaufen können. Ihr Plan wäre die Genehmigung zu beantragen, um parallel dazu alle anderen Aufgaben zu erledigen. Die Abhängigkeit wäre Ihnen nicht aufgefallen. Aufgabe Nummer 10 wäre dann hier platziert und ihr längster Pfad verliefe nur entlang der Nummern 4, 10, 8 und 2. Das würde bedeuten, dass das Projekt scheinbar nur 24 Wochen Zeit in Anspruch nimmt. Sie würden also ihrem Kunden versichern, dass das Projekt in 24 Wochen abgeschlossen sein wird und nicht erst in 34. Was ein Irrtum, wie dieser letztlich nach sich ziehen wird, können wir uns leicht ausmalen. Was passiert noch, wenn Sie auf einen Netzplan verzichten? Die meisten Leute, die direkt mit einem Gantt-Diagramm arbeiten, gehen entweder davon aus, dass ihr Projekt mehr oder weniger vollständig gradlinig verläuft, eine Aufgabe nach der anderen. Die Folge, Sie planen eine zu lange Projektdauer ein, weil Sie nicht berücksichtigen, dass bestimmte Aufgaben parallel zu einander erledigt werden können. Oder Sie überschätzen umgekehrt die Zahl der Aufgaben im Projekt, die sich gleichzeitig ausführen lassen. In diesem Fall ist die kalkulierte Projektdauer zu gering und der Abschluss des Projekts zieht sich länger hin, als geplant. Wenn Sie sich einmal die Gantt-Diagramme anschauen, die in ihrem Unternehmen verwendet werden, dann merken Sie vielleicht, dass niemand mit einem Netzplan arbeitet. Vielleicht sieht das Gantt-Diagramm aber auch aus, wie eine Mischung aus Gantt-Diagramm und Netzplan. Nehmen wir einmal an, es ginge um ein kompliziertes Softwareprojekt. Dazu gehört das eigentliche Schreiben der Software. Ein mehr oder weniger eigenständiger Prozess. Darüber hinaus, muss womöglich auch Hardware beschafft werden. Ein weiterer eigenständiger Prozess. Vielleicht noch der ein oder andere Test. Wieder ein Prozess für sich. Aber dieser Prozess beginnt ein wenig später. So in etwa, könnten die Gantt-Diagramme in ihrer Organisation aussehen. Damit mag Sie sich zwar in bester Gesellschaft befinden, aber dennoch sollten Sie bedenken, das ist nicht der richtige Weg. Es genügt nicht, wenn wir drei lineare Gantt-Diagramme zeichnen, die wir dann parallel übereinander anordnen. Ich sehe hier zwei Probleme. Zum einen ist bei einem solchen Vorgehen der kritische Pfad nicht sichtbar. Wir wissen deshalb nicht genau auf welche Aufgaben wir unsere Aufmerksamkeit konzentrieren sollten, weil ihre planmäßige Erfüllung für den zeitlichen Ablauf des Projekts entscheidend ist. Bei unserem Netzplan, können wir das auf den ersten Blick erkennen. Ob es nun sechs, sieben, acht, oder neun Wochen dauert den Standort zu finden, ist egal. Denn die Suche findet parallel zur Aufgabe Nummer 10 statt. Wir müssen darauf achten, dass die einzelnen Aufgaben nicht aus der Zeit laufen. Denn andernfalls dauert das Projekt länger als notwendig. Mit den parallelen Linien, können wir das nicht herausfinden. Der kritische Pfad ergibt sich wahrscheinlich daraus, dass Sie einen Teil der Software schreiben und dann testen, dann Hardware hinzufügen, wieder testen, möglicherweise noch weitere Software-Elemente hinzufügen und ein weiteres Mal testen. Wichtig ist, dass Sie den kritischen Pfad sehr deutlich machen. Dann können Sie die einzelnen Aufgaben darunter ansideln. Ein zweites Problem besteht darin, dass der kritische Pfad falsch sein kann. Diese Gefahr besteht immer dann, wenn Abhängigkeiten außer Acht gelassen wurden. Vielleicht kann eine bestimmte Aufgabe erst dann in Angriff genommen werden, wenn eine bestimmte andere bereits gelöst ist. Eine parallele Aufgabenerfüllung ist in einem solchen Fall nicht möglich. Wenn Sie zum ersten Mal einen Netzplan aufstellen, sind Sie womöglich nicht sicher, ob Sie die Abhängigkeiten zwischen den einzelnen Aufgaben, die ihr Projekt ausmachen, richtig erkannt haben. Suchen Sie sich in diesem Fall jemanden, der Erfahrung mit Netzplänen hat und bitten Sie ihn um Hilfe.

Typische Probleme in Projekten lösen

Erfahren Sie, was in Projekten häufig schief läuft und wie Sie Fehler vermeiden, die andere vor Ihnen schon gemacht haben.

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Erscheinungsdatum:26.04.2017

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