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Excel 2013: Power Pivot

Datumstabellen aufbauen

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Sie möchten Auswertungen immer wieder nach Jahr, Quartal, Monat oder anderen Datumsinformationen anzeigen lassen? Legen Sie einfach eine Hilfstabelle an, die Sie jederzeit bei Bedarf in Ihre Power Pivot-Tabelle kopieren können.
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Transkript

Auswertungen will man immer wieder nach Jahr, Quartal, Monat oder sonst eine Datumsinformation anzeigen. Jedes Mal in PowerPivot die entsprechenden DAX-Datumsfunktionen einzubauen, wäre sehr aufwendig. Wieso eine Datumstabelle? Bisher haben Sie vielleicht berechnete Spalten mit YEAR und MONTH, in Ihrem Datenmodell angelegt. Dies hat den Nachteil, dass Sie dies in jeder Excel-Datei oder in jedem Datenmodell oder sogar in jeder Tabelle im Datenmodell, wenn Sie Datumsfelder haben, ergänzen müssen. Besser wäre, eine Datumstabelle zu erstellen, also eine Art Kalender, da alle Informationen einzupflegen und dann eine Beziehung zu dieser Datumstabelle herzustellen. So eine Datumstabelle enthält wirklich X-verschiedene Informationen zu diesem Tag. Zum Beispiel, ist es ein Werktag, das Jahr, Monat, Quartal, Finanzjahr, usw. Sie können da X-beliebige Informationen zu dem entsprechenden Tag in dieser Tabelle dann speichern. Wichtig ist, wenn Sie so eine Datumstabelle aufbauen, es muss wirklich für jeden Tag einen Eintrag geben, also der Kalender muss vollständig sein, muss am 01.01. des Jahres beginnen bis und mit zum letzten Tag des Jahres. Und das natürlich dann eben über X Jahre, wirklich, Sie machen vielleicht schon einen Kalender von 2012 bis 2030 oder noch länger. Das Sie den auch nicht immer wieder anpassen müssen, wird er schon vordefiniert in die Zukunft. Schauen wir nun in Excel an, wie man so eine Tabelle aufbauen kann. Ich möchte mir hier in Excel einen Kalender aufbauen. Die Überschriften habe ich schon bereits einmal ergänzt. Und ich beginne nun hier vorne mit dem Datum. Meine Datumswerte, die ich in meinen Verkaufszahlen habe, beginnen im Jahr 2012. Darum sage ich auch, mein Kalender startet jetzt in 2012. Wichtig ist, dass Sie wirklich beim 01.01 beginnen. Jetzt müssen wir in Excel, Gott sei Dank, die ganzen Datumswerte nicht erfassen, sondern wir können das Datum anklicken, gehen hier zum Ziehpunkt und ziehen das dann für die nächsten paar Jahre mal nach unten. Ich würde jetzt mal sagen, ich mache das mal so bis 2015. Das reicht mal. Bis Ende... Ja das war ein bisschen zu viel. So. Bis 31.12.2015. Das ist perfekt. In der Praxis würde ich das noch weiter definieren, weil ich nicht in 2016 den Kalender schon wieder anpassen möchte, tun Sie das wirklich ganz weit in die Zukunft, so dass Sie diesen Kalender dann wirklich in der Zukunft brauchen können. Der nächste Schritt ist jetzt, das als Tabelle zu formatieren, dann können wir nämlich nachher die Formeln auch sehr schnell nach unten kopieren. Das passiert nämlich dann vollautomatisch, also gehe ich mal hin, über Start und sage: Als Tabelle formatieren. Und wähle mir hier wieder irgendeine Farbe aus. Okay. So, weil jetzt beginne ich mit Funktionen, mit ganz normalen Excel-Funktionen hier meine Daten aufzubereiten. Ich brauche sicher immer eine Spalte für das Jahr, also nehme ich mal die Jahr-Funktion und sage, er soll aus diesem Datum das Jahr rausholen und drücke Enter und schon wird diese jetzt über die tausende von Zeilen kopiert und ich kann bereits die nächste Funktion einbauen. Das wäre die Monatsnummer, da nehme ich die Funktion Monat. Beziehe mich auch wieder auf das Datum. Enter In der Spalte D möchten wir gerne, den Monat als Text sehen. Januar, Februar, usw. Dazu nehme ich die Textfunktion: =Text Beziehe mich dann wieder auf das Datum. Dann kommt der entsprechende Parameter. Also mit Semikolon. Wie möchte ich es formatiert haben? Das gibt man in den Gänsefüßchen an. Und der Monat wird abgekürzt mit m. Also drei m ist, zum Beispiel, die Abkürzung für Jan., Feb., usw. Ich möchte es ja ganz ausgeschrieben, darum nehme ich ein viertes m dazu, Gänsefüßchen schließen und schon sind wir fertig. Der Tag, das wäre auch die Funktion Tag. Bezug wieder auf das Ursprungsdatum und Enter. Dann haben wir das Quartal, leider gibt es in Excel keine Quartalsfunktion, da müssen wir uns mit einer Formel behelfen. Wir könnten nämlich hingehen und die Monatsnummer durch drei teilen und dann auf Ganze aufrunden und dann hätten wir auch die Quartalsnummer. Das machen wir hier, also gleich aufrunden, die Aufrunden-Funktion nehme ich hier. Sag: Die Monatsnummer, die teile ich durch drei. Semikolon und dann wird sie ganzzahlig, also auf ganze Zahlen gerundet. Das war es schon. Und sie sehen, jetzt holt er aus dem Datum mit einer kleinen Berechnung das Quartal. Also muss man immer Ideen haben oder Google fragen, dann findet man solche Formeln, so dass auch das Quartal berechnet werden kann. Wir kommen zum Quartalstext, weil in der Pivot-Tabelle später möchte man ja nicht nur eine Eins, Zwei, Drei oder Vier fürs Quartal sehen, sondern man möchte vielleicht haben: Q1 oder 1. Quartal und das möchten wir hier vorbereiten. Das kann ich jetzt einfach mit einer Verkettung machen. Ich sage: Ich möchte gerne ein Q haben. Dann vielleicht einen Abstand, das muss ich in Gänsefüßchen, das ist einfach nur ein Text, den ich jetzt dazu hänge. Und jetzt kommt das Verkettungszeichen und jetzt kann ich die Quartalsnummer anklicken und das automatisch übernehmen. Und dann würde das so ausschauen. Das Gleiche mache ich hier jetzt noch für das Quartal ausgeschrieben. Da möchte ich aber, dass es mit der Nummer beginnt, darum sage ich: Ist gleich... nehme die Quartalsnummer, hänge jetzt mit dem kaufmännischen Und hier den Text noch dazu, den ich brauche. Das wäre also einen Punkt und dann den Text Quartal. Tippgeräusche Und Gänsefüßchen zu. So. Dann das nächste wäre Wochentag. Ich möchte also auch wissen, ist das ein Samstag, ein Sonntag, ein Montag, wenn wir vielleicht mal eine Statistik machen, welcher ist der verkaufsstärkste Tag in der Woche, dann brauchen wir die Wochentagnummer. Also Ist gleich. Wochentag So heißt die Funktion auch in Excel. Jetzt gebe ich wieder das Ursprungsdatum an. Semikolon. Und den Parameter, den wir hier brauchen, ist die Zwei, weil wir ja sagen: Montag ist der erste Tag und Sonntag ist der siebte Tag. Also das können Sie hier natürlich selber definieren, aber normalerweise ist es bei uns, dass die Woche am Montag beginnt. Hier, also hier den Parameter zwei. Und bestätige. Da haben wir den Wochentag, also es erscheint der 01.01.2012 war ein Sonntag. In der nächsten Spalte möchte ich den Wochentag ausgeschrieben haben. Also Sonntag, Montag, usw. Dazu nehme ich wieder die Textfunktion. Beziehe mich in der Textfunktion wieder auf das Ursprungsdatum. Semikolon und jetzt kommt wieder das Format, in Gänsefüßchen. Und wenn es der Tag wäre, dann wären es drei große T, wenn ich nur So. für Sonntag haben möchte. Ich möchte es aber ganz ausgeschrieben, darum vier große T. Und das war's schon, um jetzt hier entsprechend den Wochentag Noh einzufügen. Dann noch die letzte Berechnung wäre die Kalenderwoche. Das ist die Funktion ISO-Kalenderwoche, die es ab 2013 erst gibt, die die korrekte Kalenderwoche nach ISO-Norm rechnet. Ich nehme also diese Funktion und beziehe mich auch wieder auf das Ursprungsdatum. Und Enter. Und schon haben wir unseren Kalender fertig und können diesen nun in PowerPivot nutzen. Sie wissen nun, wie Sie mit Datumsfunktionen eine Kalender-Tabelle in Excel aufbauen können die Sie später in allen Ihren PowerPivot-Auswertungen nutzen können. So nach dem Motto: Einmal richtiger stellen und immer wieder nutzen!

Excel 2013: Power Pivot

Nutzen Sie Power Pivot in Excel 2013 und lernen Sie Daten aus verschiedensten Datenquellen zu importieren und diese untereinander in einem Datenmodell zu verknüpfen.

2 Std. 45 min (35 Videos)
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