Excel 2013 für Profis

Datenzugriff mit MS-Query

Testen Sie unsere 1931 Kurse

10 Tage kostenlos!

Jetzt testen Alle Abonnements anzeigen
Daten lassen sich zur Analyse aus beliebigen Datenquellen importieren. Voraussetzung ist lediglich, dass diese den Anforderungen einer Datentabelle entsprechen. In diesem Beispiel dient MS-Access als Datenquelle, auf die über MS-Query zugegriffen wird.

Transkript

Wollen Sie Daten in Excel analysieren, ist es nicht immer sinnvoll, diese Daten auch in Excel zu speichern. Excel hat eine wunderschöne Möglichkeit, auf externe Daten zuzugreifen, und diese finden Sie in der Registerkarte Daten. Ich habe hier die Möglichkeit, externe Daten abzurufen - Daten, wie sie beispielsweise aus Access kommen, oder dem Web, oder aus Text-, oder auch aus anderen Quellen. Habe ich bereits eine Datenverbindung hergestellt gehabt, kann ich natürlich auch auf vorhandene Verbindungen gehen und diese Verbindung hier wählen. Wähle ich aus Access, dann sollte in Access bereits eine entsprechende Abfrage vorhanden sein, auf die ich zugreifen kann. Ist das nicht vorhanden, ist es vielleicht besser auf die Auswahl aus anderen Quellen zu gehen und hier das Tool aus Microsoft Query zu wählen. Übrigens sehen Sie hier auch, dass Sie aus SQL-Server, Analysis Services usw. Daten importieren könnten. Ich gehe auf Microsoft Query, etwas, was Microsoft mitliefert, schon seit vielen Jahren. Ich wähle hier den Query-Assistenten ab und möchte eine neue Datenquelle erstellen. Hier oben steht zwar Datenbanken, aber richtig ist Datenquelle. Ich klicke auf Okay und gebe hier den Namen ein, den diese Datenquellen haben sollen. Ich schreibe hier einfach V2B, für video2brain Training, als Datenquellen-Namen. Und damit sehen Sie, dass das ein beliebiger Name ist, den Sie selbst wählen können. Sobald ich den ersten Buchstaben eingegeben habe, habe ich die Möglichkeit, hier den entsprechenden Datenbank-Treiber auszuwählen. Ein Datenbank-Treiber wird dazu verwendet, um mein Excel mit der Datenbank bekannt zu machen. Diese Treiber sind kleine Programme, die es - wie gesagt - ermöglichen, auf beliebige Datenbanken zuzugreifen. Voraussetzung natürlich, Sie haben den richtigen Datenbank-Treiber gewählt. Ich möchte auf eine Access-Datenbank zugreifen, über mein Query und wähle hier aus Microsoft Access Treiber MDB bzw. der neue Typ ACCDB. Damit habe ich schon zwei der erforderlichen drei Schritte durchgeführt. Nun muss ich mich nur noch mit der Datenbank entsprechend verbinden. Dazu klicke ich auf die gleichnamige Schaltfläche. Hier oben sehen Sie übrigens - das ist ein Fehler, der seit Urzeiten besteht, ein Bug, der bisher nie ausgebessert wurde - hier müsste eigentlich der Datenquellen-Name, den ich gerade eingegeben habe erscheinen, aber er tut es nicht. Machen Sie sich keine Gedanken. Wichtiger ist, dass Sie hier die Datenbank auswählen können. Ich klicke hier drauf, und Sie sehen, hier gibt es eine Access-Datenbank, die heißt "Workshop AG 2013 ACCDB". Die möchte ich gerne haben, ich klicke auf "OK". Und Sie sehen, hier wird diese Datenbank ausgewählt angezeigt. Damit habe ich eigentlich alles gemacht, was ich machen muss. Ich klicke nun auf "OK" und nochmals auf "OK". Und ich sehe, ich habe diese Datenquelle ausgewählt. Das heißt, ich habe jetzt Zugriff auf die Datenbank. Und diesen Zugriff nutze ich um auf die Tabellen, die sich in dieser Datenbank befinden, zugreifen zu können. Ich bestätige mit "OK". Und nun sehen Sie, es gibt hier verschiedene Tabellen und Abfragen. Ich hätte natürlich auch direkt zugreifen können, Sie sehen, es würde hier bereits Abfragen geben. Abfragen, Queries, werden normalerweise mit "QRY" bezeichnet, im Gegensatz zu den Tabellen, die mit "TBL" bezeichnet werden. Ich möchte verschiedene Daten hinzufügen. Unter anderem möchte ich gerne die Tabelle Kunden hinzufügen. Weiter soll die Tabelle Aufträge hinzugefügt werden, die Tabelle Auftragspositionen und zum Schluss die Tabelle Artikel. Die sollen alle miteinander verbunden werden. Übrigens, Sie müssen nicht zwingend auf die Schaltfläche Hinzufügen klicken, Sie hätten auf einfach auf diese Tabelle doppelt klicken können und sie wird ebenfalls hinzugefügt. Nun kann ich wieder diesen Dialog schließen. Ich vergrößere mein Fenster, damit das Ganze etwas besser zu sehen ist, und muss nun meine Verbindungen herstellen - meine Verbindungen zu meinem entsprechenden Datenmodell. Ein ganz kurzer Exkurs zur Datenbank. Datenbanken bestehen aus Feldern, teilweise Feldern, die eindeutige Inhalte repräsentieren. Diese werden üblicherweise mit "ID" bezeichnet, "ID" bezeichnet einen Primärschlüssel. Das heißt, die Kundennummer kommt in der Tabelle "Kunden" nur ein Mal vor. Die Kundennummer kommt natürlich auch in der Tabelle "Aufträge" vor, allerdings für den Kunden hoffentlich nicht nur ein Mal, sondern möglichst oft. Deswegen sehen Sie hier zwar auch die Kundennummer, aber mit "FI" gekennzeichnet. "FI" heißt hier, es ist ein Fremdschlüssel. Dieses Feld ist von der Struktur her genau gleich, wie dieses Primärschlüssel-Feld. Deswegen kann ich diese beiden Felder miteinander verbinden. Das mache ich mit Hilfe der Maus, indem ich dieses Feld hier einfach auf "FI Kunden" ziehe. Zwischen der Tabelle "Aufträge" und der Tabelle "Auftragspositionen" besteht schon eine Verbindung, und das hat "Query" gemerkt. Ich werde nachher sagen, warum es sich hier um zwei Primärschlüssel handelt und nicht nur um einen. Und nun möchte ich natürlich die Tabelle "Auftragspositionen", in der sich ja auch die Artikel befinden, mit meiner Tabelle "Artikel" verbinden. Der Vorteil ist, ich muss nur die Artikelnummer hier angeben, die Beschreibung des Artikels, eventuell auch die Preise, befinden sich alle in der Tabelle "Artikel". Diese verbinde ich ebenfalls, indem ich auf "FI Artikelnummer" gehe und das Ganze hier rüber ziehe. Warum benötige ich hier zwei Primärschlüssel? Die Antwort ist relativ einfach: Hätte ich nur die Auftragsnummer, dann könnte ich auch nur eine Position hier unterbringen. Hätte ich nur die Positionsnummer, dann würde diese Positionsnummer ja auch fortgeschrieben werden. Das heißt, es könnte sein, dass ich irgendwo die Position 1000 habe, obwohl es eigentlich die einzige Position ist. Verbinde ich diese beiden miteinander - angenommen meine Auftragsnummer heißt 47 11 und meine Positionsnummer 1, 2, 3 - dann sind in Kombination diese beiden Nummern eindeutig. Habe ich einen neuen Auftrag, der dann 47 12 heißt, dann ist die Position 1 auch wieder eindeutig, einfach in Kombination mit dieser Auftragsnummer. Nun möchte ich die Felder auswählen. Ich klicke hier auf "Kundenname". Jetzt werden mir alle Kundennamen aufgelistet. Übrigens ist hier der Kundenname natürlich nur ein Mal drin. Warum wird er so oft angezeigt? Das liegt an der Verbindung, die ich mit diesen anderen Tabellen bereits getroffen habe. Das nächste, was ich haben möchte, ist das Auftragsdatum, auch das klicke ich doppelt an. Dann hätte ich gerne den Artikelnamen und die Artikelbezeichnung. Und nun sehen Sie, den Einzelpreis gibt es sowohl hier als auch hier. Was ich benötige ist aber der Einzelpreis, um den ich das Produkt verkauft habe. Deswegen muss ich den Einzelpreis aus der Tabelle Auftragspositionen nehmen. Die Menge ist auch wieder eindeutig, aber der Einzelpreis, den kann ich jetzt nicht doppelt anklicken. Das heißt, ich kann es doch tun. Jetzt wird dieser Einzelpreis hier übernommen. Und nun versuche ich mal, ob das Ganze auch ohne Fehler funktioniert. Ich möchte nämlich eine Verbindung schaffen zwischen der Menge und dem Einzelpreis, da der Gesamtpreis natürlich nicht als Feld auftauchen darf, weil er ja von der Menge beziehungsweise dem Einzelpreis abhängig ist. Würde ich einen dieser Werte ändern, wäre ja mein Gesamtpreis falsch. Also gehe ich genauso vor, wie ich das auch mache in einer normalen Excel-Tabelle: Ich verwende eine Formel. Ich gebe also hier an: "Menge * Einzelpreis". Und jetzt werden Sie sehen, erhalte ich eine Fehlermeldung. Weil er weiß jetzt natürlich nicht: Woher kommt denn dieser Einzelpreis? Also müsste ich davor die Tabelle schreiben, aus der der Einzelpreis geholt werden soll. Und diese Tabelle ist die Tabelle "TBL Auftragspositionen". Und getrennt vom Feld wird das Ganze durch ein Ausrufezeichen. Wollen wir probieren ob es klappt? Nein, er bringt mir immer noch einen Syntax-Fehler. Ich müsste nochmal nachschauen, woran das liegt. Ich vergrößere jetzt einfach diesen Eintrag, und es könnte durchaus sein, dass ich mich hier verschrieben habe. Ja, das habe ich tatsächlich. Ich habe nämlich ein Gleichheitszeichen eingegeben. Das ist zwar in Excel erforderlich, aber hier in Microsoft Query nicht. Das war mein Fehler. Bestätige ich jetzt mit der Enter-Taste, dann sehen Sie, jetzt erfolgt die Berechnung so, wie ich das auch möchte. Allerdings der Feldname hier ist natürlich etwas unpraktisch. Ich markiere diese Spalte und klicke doppelt auf den Feldnamen und kann natürlich hier den Feldnamen, der hier auch Spaltenüberschrift heißt, frei bestimmen. Und ich wähle hier Gesamtpreis. Dann klicke ich auf "OK". Und ich habe eigentlich jetzt alle Daten so zusammengestellt, wie ich sie gerne in Excel haben möchte. Das Ganze speichere ich vorsichtshalber mal als Abfrage ab. Und er sagt mir hier als Vorschlag: "Abfrage von V2B, also video2brain Training". Sie können hier natürlich auch einen anderen Abfrage-Namen eingeben. Wichtig ist noch die Erweiterung "DQY" - "Data Query". Ich lasse für diesen Fall diesen Namen so stehen, gehe auf Speichern. Und jetzt mal eine Frage, die von den meisten immer mit "Nein" beantwortet wird: Haben Sie schon mal eine SQL-Abfrage erstellt? SQL steht für Structured Query Language, und die Antwort lautet meistens "Nein". Und jetzt kommt die gute Nachricht: Doch, Sie haben das im Hintergrund getan. Sie können sich das auch anschauen. Im Hintergrund hat nämlich der Generator aus Ihren Verknüpfungen und aus Ihren Angaben eine solche SQL-Abfrage erstellt. Würden Sie programmieren, dann können Sie sich diese Abfrage kopieren und dann in den Excel VBA-Code übernehmen. Das möchte ich aber im Moment nicht machen, ich möchte also mit diesem SQL-Code im Moment nichts zu tun haben. Ich breche ab und gehe jetzt auf Datei. Ich habe nun die Möglichkeit, diese Daten an Excel zurückzugeben. Dann klicke ich hier auf den untersten Befehl. Und er bietet mir an, diese Daten in Excel zu importieren. Ich könnte natürlich diese Daten, die ich ausgewählt habe, als Tabelle importieren. Aber das möchte ich nicht, ich will die Daten gar nicht in einer Tabelle speichern, sondern ich möchte ja diese Daten nur analysieren. Deswegen wähle ich hier den "Pivot Table"-Bericht aus. Ich könnte das auch wieder in einem neuen Arbeitsplatz unterbringen, ist in unserem Fall nicht erforderlich. Ich klicke auf "OK". Und ich bekomme meine "Pivot Table" und habe nun die Möglichkeit, so wie mit einer normalen "Pivot Table" zu arbeiten, indem ich mir den Kundennamen auswähle, beispielsweise noch den Artikelnamen, das Auftragsdatum, das sich dann entsprechend in den Spalten befinden soll und auch noch den Gesamtpreis, den ich gerade definiert habe. Gruppieren Sie das Ganze wieder, so erhalten Sie eine sehr schnelle Übersicht. Wie gesagt, wichtig ist, das Ganze stammt aus einer Datenbank, kann aber so behandelt werden, als würden die Daten aus Excel stammen. Damit haben Sie gesehen, dass es eine einfache Möglichkeit des Datenimports gibt. Als Abschluss empfehle ich Ihnen, mein Credo: Es gibt nichts besseres zur Datenanalyse wie Excel. Und es gibt nichts sichereres zur Datenhaltung wie eine Datenbank. Es muss ja nicht unbedingt Access sein, es könnte genauso gut der SQL-Server sein.

Excel 2013 für Profis

Holen Sie mehr aus Excel 2013 heraus und lernen Sie, Ihre Zahlen übersichtlicher darzustellen, gezielter zu analysieren sowie eigene Lösungen zu entwickeln.

7 Std. 56 min (96 Videos)
Derzeit sind keine Feedbacks vorhanden...
 
Hersteller:
Exklusiv für Abo-Kunden
Erscheinungsdatum:30.04.2013

Dieser Online-Kurs ist als Download und als Streaming-Video verfügbar. Die gute Nachricht: Sie müssen sich nicht entscheiden - sobald Sie das Training erwerben, erhalten Sie Zugang zu beiden Optionen!

Der Download ermöglicht Ihnen die Offline-Nutzung des Trainings und bietet die Vorteile einer benutzerfreundlichen Abspielumgebung. Wenn Sie an verschiedenen Computern arbeiten, oder nicht den ganzen Kurs auf einmal herunterladen möchten, loggen Sie sich auf dieser Seite ein, um alle Videos des Trainings als Streaming-Video anzusehen.

Wir hoffen, dass Sie viel Freude und Erfolg mit diesem Video-Training haben werden. Falls Sie irgendwelche Fragen haben, zögern Sie nicht uns zu kontaktieren!