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Excel 2016: Tipps, Tricks, Techniken

Datenüberprüfung nutzen

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Die Datenüberprüfung (Gültigkeit) unterstützt bei der Dateneingabe. Mit ihrer Hilfe können Eingabefehler verhindert werden. Es gibt drei Varianten bei Listen.
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Transkript

Sicherlich haben Sie in Excel auch schon Listen ausgefüllt und sicherlich ist es Ihnen dabei auch schon passiert, dass Sie sich vertippt haben oder dass Listeneinträge inkonsistent waren. Einmal stand München mit Ü, einmal mit UE. Einmal stand München, einmal "München-Stadtmitte" drin, und so weiter. Um so was zu verhindern, gibt es eine sogenannte Datenüberprüfung, die Sie in der Registerkarte "Daten" finden. Dort ist die Datenüberprüfung. Damit kann ich festlegen, dass in einer Liste nur bestimmte Informationen eingetragen werden sollen. Beispiel 1. Ich möchte gerne in einer Liste, die ich jetzt erzeuge, zu einer - ich sage mal Personal-ID - auch noch das Geschlecht der entsprechenden Person haben. Ich möchte ganz gerne, dass der Anwender hier nur ein "M" und ein "W" einträgt, dass keine anderen Möglichkeiten zugelassen sind, also nicht Frau, nicht "F", nicht Herr, nicht "Y", nicht sonst irgendwas, sondern eben nur "M" und "W". Drei Lösungen gibt es hierfür. Erste Lösung, ich markiere die Spalte, wechsle in die Datenüberprüfung und lege hier nicht "Jeden Wert" fest, sondern beschränke es auf eine "Liste" und die Liste lautet, die Quelle meiner Liste bedeutet "m;w", nur die beiden Geschlechtsangaben sind zulässig, kein "U" für Unbekannt, kein "F" für Firma, oder sonstiges. "OK". Wenn ich jetzt auf der Zelle mich befinde, in der diese Datenüberprüfung eingeschaltet ist, kann ich sie über das Pfeilchen auswählen oder kann ich es natürlich auch eingeben. Sie können also tippen oder auswählen, über diese Datenüberprüfung. Natürlich kann der Anwender das ändern, natürlich könnte er Sie überlisten und wieder ausschalten und so weiter, aber erst mal ist es ein sinnvolles Vorgehen, damit er nicht aus Versehen beispielsweise "Herr" eintippt "Enter", und das ist ja verboten. Zweite Möglichkeit: Sie können auf der Tabelle oder auf einer anderen Tabelle eine kleine Liste definieren. Ich schreibe es mal der Einfachheit halber hierhin, ich schreibe mal die Wochentage: Montag... bis Sonntag untereinander, Freitag, Samstag, Sonntag, und sage ihm in dieser Liste, zum Beispiel "Tag" darf nur eins dieser sieben Wochentagsinformationen zugelassen werden. Das heißt, ich markiere auch hier wieder eine Spalte, lege über die Datenüberprüfung eine Liste fest und in dieser Liste wird als Quelle der Liste dieser Bereich definiert. Beachten Sie das Dollarzeichen, das Absolutzeichen, das ist hier unbedingt nötig, weil in jeder Zelle soll das sich absolut auf diesen Bereich beziehen, soll also nicht runterwandern, soll den Bezug nicht relativ verschieben, das ist wichtig, und beachten Sie natürlich auch das "ist gleich", weil ich hier einen Bezug habe, sonst wird er nur den Text "$L$1:" und so weiter zulassen. "OK". Schauen wir es uns an. Tatsächlich, ich kann den Montag eintragen, aber ich kann nicht "lundi" oder "lunes" oder "Monday" oder Ähnliches eintippen, das ist nicht zugelassen. "OK". Diese Liste könnten Sie nun markieren und "Start" entweder weiß formatieren - es ist ein bisschen gefährlich. Diese Liste könnten Sie natürlich auch verstecken, indem Sie die Spalte ausblenden. Diese Liste könnten Sie auch auf einem anderen Tabellenblatt haben. Ich mache mal hier die Monatsnamen, Januar, schreibe ich mal bis Dezember runter, so bis hierhin, und könnte natürlich in der Tabelle "Monat" mithilfe einer Datenüberprüfung natürlich, "Daten" "Datenüberprüfung", eine Liste zulassen, und die Quelle dieser Liste liegt auf einem anderen Blatt, nämlich hier. "OK". Sie sehen hier, er verweist auf das entsprechende Tabellenblatt. Und jetzt habe ich auch hier wieder die Auswahl der Monatsnamen. Dieses Blatt kann man verstecken, dann ist man schon ziemlich sicher, dass der Anwender das nicht so schnell findet. Es gibt aber noch eine dritte Lösung, die ist ähnlich der zweiten. Diese Liste kann irgendwo anders definiert werden, beispielsweise ich bin hier auf dem Blatt, ich schreibe mal ein paar Länder, ich kürze einfach mal ab, Deutschland, Österreich, Schweiz, Polen, Frankreich, Spanien, Portugal, Dänemark, Italien und Tschechien. So. Ich möchte ganz gerne, dass nur diese Länderkürzel verwendet werden, weil in diesen Ländern haben wir beispielsweise Standorte. Also kann ich diese Spalte markieren und kann dieser Spalte einen Namen geben, das heißt, ich füge hier oben in das Namensfeld einen Namen ein, "Länder" "OK". Und jetzt hat diese Spalte einen Namen. Wenn ich die Spalte finden will, kann ich an jeder Stelle in dieser Excel-Datei auf Länder zugreifen, er springt auf das Tabellenblatt und markiert eben diesen Länderbereich, und den kann ich in der Datenüberprüfung verwenden, indem ich hier mit einer Überschrift "Länder" die Spalte markiere, über die Datenüberprüfung eine Liste definiere, und jetzt Achtung! Würden Sie an der Stelle "Länder" schreiben, "OK", passiert Folgendes: Er lässt nur den Text "Länder" zu. Das will ich nicht. Es soll natürlich auf diesen Namensbereich verweisen, deshalb muss ich hier "Länder" mit einem Gleichheitszeichen am Anfang beginnen. Also, "=" verweise auf, referiere auf den Bereich, den ich "Länder" genannt habe. "OK", und jetzt habe ich eben meine Länder zur Verfügung. Andere Länder, beispielsweise Russland, sind nicht zulässig. Also drei Varianten: Entweder Sie schreiben hartcodiert in der Datenüberprüfung die Texte rein. Achtung, ohne "=", indem Sie die einzelnen Elemente durch ein Semikolon trennen. Es ist sinnvoll bei zwei, drei, vier Informationen, die sich wahrscheinlich nicht ändern und wahrscheinlich nicht erweitert werden. Sinnvoll bei großen Listen, sinnvoll bei sich ändernden Listen ist es, diesen Bereich auszulagern, entweder auf dem gleichen Blatt, auf einem anderen Blatt, und mit einem "=" darauf zu referieren, oder diesen Bereich einen Namen zu geben und mit "=" auf den Namen zu referieren. Achtung! Wenn Sie mit Namen arbeiten, müssen Sie genau wissen, wie die Namen geschrieben werden, weil innerhalb der Datenüberprüfung haben Sie keine Möglichkeit festzustellen, wie heißt der Name nochmal. Es gibt hier keine Auswahlliste, an der Sie erkennen können, wie der Name geschrieben wurde. Also, vorher merken oder reinkopieren.

Excel 2016: Tipps, Tricks, Techniken

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