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Access 2016: Tabellen für Fortgeschrittene

Datentypen und Beziehungen zwischen Tabellen im Überblick

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Lorenz Hölscher zeigt Ihnen in diesem Überblick, welche Datentypen und welche Beziehungen zwischen Tabellen in Access möglich sind.

Transkript

DAs wesentliche Element in einer relationalen Datenbank, wie Access 2016 sind Tabellen. Tabellen sind sozusagen der Kernpunkt einer Datenbank. Und für die gibt es auch die drei wichtigsten Regeln, die da lauten: Datenspeichern, Daten speichern, Daten speichern. Die Betonung liegt dabei nicht auf "speichern", darum kümmert sich Access meistens selber, sondern auf "Daten". Wenn es irgendwie möglich ist, sollten Sie in Tabellen keine Formate, keine Formeln, keine Fotos speichern. Das geht zwar in Datenbanken und auch in Access, aber gehört da eigentlich nicht hin, sage ich mal vereinfacht. Die Optik, die Gestaltung, oder auch Dateien sind nicht Inhalt einer Tabelle. Es gibt natürlich Felder, die das können. Deswegen sollten wir uns kurz mit den Feld-Datentypen beschäftigen. Zum Beispiel bei den Textfeldern; da gibt es kurzen und langen Text Langer Text hieß ganz früher mal Memo. Und dieser Lange Text, der kann formatierte, nämlich Rich-Text-formatierte Texte enthalten. Das ist also eine Möglichkeit, formatierte Texte zu haben aber ich sage ganz ehrlich, die macht nicht immer Spaß, die ist mühsam. Außerdem gibt es noch, das ist ein relativ einfaches Feld, ein "Ja/Nein"-Feld, welches sogar manchmal ein "Weiß nicht", einen dritten Zustand enthalten kann Dann kommen die eigentlichen Zahlenfelder und auch die ohne Formatierung, wirklich nur die Zahl. Die können formatiert dargestellt werden, aber in der Tabelle stehen tut nur die Zahl. Die ganzzahligen Felder, nämlich Byte, Integer und Long und diejenigen mit einer Nachkommastelle, Single, Double und Dezimal. So von links nach rechts immer größer werdend. Dann können Sie tatsächlich auch in Access Dateien speichern. Genauer gesagt sind das die drei Felder, die mit Dateien umgehen. Die ersten beiden "Anhang" und "OLE-Objekt", die können tatsächlich Dateien speichern. der Link oder Hyperlink der verweist nur auf eine Datei. Die steht also tatsächlich noch im Dateisystem. Die ersten beiden speichern die Datei innerhalb der Datenbank, und das würde ich deswegen nicht empfehlen, weil die Datenbank dabei deutlich größer wird und Sie meistens ein Duplikat speichern. Es besteht weiterhin im Dateisystem und wenn Sie eins von beiden ändern, müssen Sie aufpassen, dass das andere auch geändert wird oder es besser gleich löschen. Dann gibt es noch den Datentyp "Datum/Uhrzeit" bei dem ich ganz deutlich darauf hinweisen muss, dass das ein Datentyp ist. Immer wieder sehe ich den Versuch, das Datum und die Uhrzeit zu trennen. Das ist deswegen Quatsch, weil das einen doppelten Speicherbedarf auslöst. Datum ist der Vorkommaanteil dieser Nachkommazahl, gibt die Anzahl der Tage seit dem 01.01.1900 wider, und Uhrzeit ist der Nachkommateil, nämlich Prozente der laufenden 24 Stunden. ",5", also ein halb ist nichts anderes als 12 Uhr. Und dann gibt es noch einen Datentyp, der erstmal überraschen mag, weil dort oben bei "Zahl" ja schon die Zahlendatentypen stehen. "Währung" ist so ein besonderer Datentyp, der scheint Nachkommastellen zu haben, die hat er auch für Sie, aber er wird wie eine Ganzzahl gespeichert, was definitiv genauer ist und ist deswegen so ein bisschen ein Zwitter und sollte auch im Wesentlichen auch für Währungen eingesetzt werden. Den nächsten Datentyp möchte ich Ihnen fast gar nicht verraten, deswegen ist er so ein bisschen hellgrau. Auch Tabellen können berechnete Felder. Das ist unter anderem nötig, weil Access auch auf den SQL-Server zugreifen kann und der ebenfalls berechnete Felder kennt. âlso muss Access damit auch umgehen können. Die sind einigermaßen gut, wenn Sie einfache Berechnungen machen, ansonsten müssen Berechnungen natürlich in Abfragen gemacht werden. Wenn Sie mit Tabellen in Access zu tun haben, dann sinnvollerweise mit mehreren. Und mehrere Tabellen müssen Sie verknüpfen. Das ist das, was eine relationale Datenbank ausmacht, denn Relationen zwischen den Tabellen, diese Beziehungen, ist natürlich genau das, was man verknüpft. Fangen wir an mit der häufigsten, der 1:n-Beziehung. Das kann man hier sehr schön illustrieren. Das ist eine Beziehung zwischen einem Datensatz aus der Mastertabelle, der dann einen sogenannten Primärschlüssel besitzt, eine eindeutige Kennung, - das ist hier die Henne - und n Datensätzen in einer anderen Detailtabelle, die dann den sogenannten Fremdschlüssel besitzen. Das ist nichts anderes als die Primärschlüsselzahl, so dass man im Fremdschlüssel sieht, welche ID aus der Mastertabelle dazugehört. Wenn Sie sich das so merken wollen: "Nur das Küken kennt seine Henne." "Nur das Kind kennt seinen Elternteil." Oder an diesem Beispiel - das ist der 1er, der Masterdatensatz mit dem Primärschlüssel - da sind die n vielen kleinen Datensätze in einer Detailtabelle mit dem Fremdschlüssel und nur der Fremdschlüssel wieß, zu welchem Masterdatensatz er gehört. Also die n-Seite weiß, zu welcher 1er-Seite sie gehört. Das ist 1:n, es gibt aber auch noch m:n. m:n kann man auch als "many to many" bezeichnen und meint, dass eben viele Datensätze mit vielen Datensätzen verbunden werden. Nicht einer mit vielen, sondern viele mit vielen. Das ist leider nicht direkt darstellbar. Betonung auf direkt. Es ist darstellbar, aber nicht direkt. Das benötigt eine neue Verbindungstabelle. Und die wird das in zwei 1:n-Beziehungen auflösen. Damit sind es technisch gesehen 1:n-Beziehungen, aber im Zusammenhang nennt sich das trotzdem m:n-Beziehung. Nehmen wir beispielsweise diese vier Hühner A, B, C und D, und das Huhn A hat mit dem Huhn C eine Beziehung. Und mit B. B wiederum allerdings hat nicht nur mit A sondern auch mit C und mit D eine Beziehung. Das sind viele zu viele, die Sie - also many to many - in zwei 1:n-Beziehungen auflösen müssen. Und schließlich gibt es das Gegenstück dazu, sozusagen, also nicht viele zu viele, sondern wenige zu wenige, nämlich sogar 1:1, genauer genommen 1:0-1. Also eins zu maximal einer Beziehung müsste man sagen. Das brauchen Sie zum Beispiel dann, wenn Sie innerhalb einer Tabelle mehr als 255 Spalten haben möchten. Das geht nicht technisch. Sie müssen also eine zweite Tabelle 1:1 dranhängen, damit zu jedem Anfangsdatensatz in der zweiten Tabelle auch ein Ende-Datensatz passt. Das zweite Problem, warum Sie so was brauchen ist, dass Sie Zugriffsbeschränkungen haben wollen für einige Felder. Das heißt beispielsweise eine Liste von Personen und deren Einkommen. Und die Einkommen dürfen nicht für alle Mitarbeiter ersichtlich sein, also können Sie die Zugriffsbeschränkung machen und zwar tabellenweise. Dann wird das, was nicht jeder sehen darf in eine zweite Tabelle ausgelagert. Man kann das ansonsten in der gleichen Tabelle in einem Formular verstecken, aber das ist nicht besonders sicher. Und schließlich der dritte Fall, dass Sie für ganz viele Datensätze in einer oder mehreren Spalten gar keine Inhalte brauchen. Beispielsweise für eine Liste von Personen, bei denen ganz wenige eigene Mitarbeiter sind und zu denen brauchen Sie auch die Kontodaten. Und die anderen fünf Millionen Personen, die da aus irgendwelchen Gründen drinstehen, von denen wollen Sie gar keine Kontodaten wissen. Dann sind da sehr viele Felder leer. Und dafür würde man auch dann diese Tabellen trennen. Am Beispiel dieses Hühnerhofs: Wenn Sie zu viele Felder brauchen, von 1 bis über 255, brauchen Sie eine zweite Tabelle mit 1:1-Beziehung. Oder wenn auf einen Teil der Daten nicht zugegriffen werden darf, brauchen Sie eine 1:1-Beziehung mit einer zweiten Tabelle. Und natürlich, wenn einige der Inhalte leer bleiben; auch dann ist es sinnvoll, die Tabellen zu trennen.

Access 2016: Tabellen für Fortgeschrittene

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2 Std. 32 min (27 Videos)
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Erscheinungsdatum:13.03.2017

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