Excel 2016: Datenanalyse

Datenschnitte kennenlernen

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Der Datenschnitt ist sozusagen der bessere AutoFilter, weil er wesentlich benutzerfreundlicher und intuitiver zu bedienen ist.

Transkript

Die AutoFilter, die Sie hier sehen, sind nett, funktionieren, aber sind sehr technisch. Daher möchte ich Ihnen sozusagen die besseren AutoFilter vorstellen. Dazu muss ich zuerst hier reinklicken. Jetzt hier mit Doppelklick mache ich auch das Register wieder sichtbar. Nämlich die Datenschnitte. Datenschnitte sind sozusagen AutoFilter, die immer sichtbar sind. Ich klicke hier einfach zuerst drauf, um den Dialog dazu zu sehen. Der zeigt im Grunde alle Spalten. Und ich möchte jetzt zum Beispiel, fangen wir beim Jahrgang an, hier einen Datenschnitt anzeigen. Nach dem OK sehen Sie hier so ein freifliegendes Fenster. Das kann man irgendwo hinschieben. Weil das relativ viel Platz braucht und ich das immer über der Spalte anordnen möchte, werde ich mir hier zuerst ordentlich Platz schaffen. Vielleicht darf es nicht ganz so viel sein. Und werde das jetzt nicht frei verschieben, sondern mit gedrückter Alt-Taste. Und Sie merken schon, dann rastet dieses Objekt auch sehr schön ein. Etwas mehr Platz braucht es aber schon. Also, jetzt wieder ordentlich eingerastet. Das Ganze hat vor allem, jedenfalls auf diesem kleinen Bildschirm, ein Größenproblem. Ich kann jetzt hier diese Zahlen schon kleiner machen und zwar nicht etwa bei Größe, sondern bei Schaltflächen. Ich werde also einfach die Höhe ändern, können wir deutlich kleiner machen. Dann kann ich für diese kurzen Werte auch noch doppelt so viele Spalten anzeigen. Etwas müssen wir uns schon noch gönnen. Aber sehen Sie schon, das ist eine Menge an Einstellungsmöglichkeiten drin. Das Wichtigste ist, ich kann jetzt hier zum Beispiel 1951 anklicken und sehe dann gefiltert direkt alle Datensätze, die diese Bedingung erfüllen. Da kann ich jeweils einen anklicken, ohne dass ich irgendwas Kleines, auf großem Bildschirm, hochauflösendem Bildschirm ist das auch immer sehr schwierig zu treffen; ohne dass ich hier was Kleines ausklappen und dann nochmal klicken und klicken muss, kann ich direkt sagen, ich brauche alle Werte von 1960 zum Beispiel. Ist also sehr viel schneller. Und Sie können auch hier mehrere Werte auswählen, nämlich mit gedrückter Strg-Taste. Dann, Sie sehen das jetzt daran, dass die blau werden. Sobald ich die Strg-Taste loslasse, wird es auch ausgeführt. Das ist also eine Oder-Auswahl, entweder dieser oder jener oder solcher. Wenn ich das aufheben will, kann ich hier einfach den Filter wieder löschen. Dann sind alle wieder blau. Diese Filter sind auch voneinander abhängig. Dazu muss ich zuerst wieder einen Datenschnitt einfügen, oder genauer gesagt sichtbar machen, denn die können nicht mehrfach auftauchen. Ich klicke also rein, gehe auf und möchte jetzt das Bundesland sichtbar machen. Nach dem OK, schiebe ich das wieder mit gedrückter Alt-Taste, so dass es sauber in der Spalte einrastet, mache das etwas kleiner, damit man was sieht. Und Sie sehen schon jetzt, wenn ich hier ein Bundesland anklicke, wird entsprechend gefiltert. Soweit wenig überraschend. Jetzt kommt der dritte Datenschnitt hinzu, nämlich der für den Ort. Auch den muss ich zuerst dahin schieben. Und ich mache ihn mir direkt wieder etwas kleiner. Sie sehen schon hier, bestimmte Orte sind hellblau. Aachen liegt zum Beispiel in Nordrhein-Westfalen und nicht in Niedersachsen. Wenn ich jetzt Nordrhein-Westfalen anklicke, sind nur die beiden vorkommenden Nordrhein-Westfälischen Orte deutlich blau. Diese Fähigkeit, nämlich die anderen Orte wegzublenden, zeigt, dass die gegenseitig abhängig sind. Auch hier können Sie es jetzt sehen, aber da ist es nicht so einfach nachzulesen. Wenn ich jetzt nämlich umgekehrt sage, Bundesland ist mir egal, also Filter löschen, und klicke Aachen an, dann sehe ich nur noch die Bundesländer, das ist natürlich nur eins, in denen Aachen liegt. Bei so Allerweltsnamen wie Neustadt etwa könnte es sein, dass da mehrere Bundesländer angezeigt werden. Typischerweise sehe ich aber dazu das zugehörige Bundesland. Anstatt dass die anderen hell angezeigt werden, lass ich jetzt die Optionen dazu anzeigen. Also ich klicke das Objekt an und kann bei den Optionen, die Datenschnitteinstellungen ändern und hier beschließen, dass die Elemente ohne Daten, die jetzt hellblau sind, ganz weggeblendet werden. Nach dem OK, sehen Sie, je nachdem was ich hier anklicke, nur noch das passende Bundesland, oder wenn ich das hier entsprechend mache, das gibt es auch im Rechtsklick, Datenschnitteinstellungen, auch für den Ort entsprechend ändern. Dann kann ich zum Beispiel Nordrhein-Westfalen anklicken und sehe dann nur noch die beiden Orte, die zu Nordrhein-Westfalen gehören. Sie können das Ganze auch noch optisch etwas verschönern, haben Sie vielleicht schon gesehen, auch das gibt es Formatvorlagen. Dann kann man jetzt deutlicher hervorheben, dass zum Beispiel die beiden zusammengehöriger sind inhaltlich, als dieser hier. Insgesamt finde ich das also eine sehr intuitive Art, mit Datenfiltern umzugehen. Diese AutoFilter sind nett, können Sie übrigens hier auch komplett wegschalten, wenn Sie jedenfalls reingeklickt haben, die irritieren dann nicht mehr. Die Datenschnitte sind sehr viel besser zu benutzen. Da es viele Leute gibt, die das mit der Strg-Taste nicht wissen, die ich jetzt gedrückt halte, um eine Mehrfachauswahl zu erlauben, können Sie die auch umschalten. Wenn ich also hier gedrückt schalte, dann reicht ein einzelner Klick, noch ein Klick, noch ein Klick ohne Strg-Taste, um das jeweils wieder zu verändern. Das ist dann so ein bisschen Benutzerführung, ob Sie es lieber mit Tastenhilfe machen oder ohne. Ich habe das lieber aus, das empfinde ich als normal. Aber auf jeden Fall ist es wichtig, dass Sie hier oben den jeweiligen Filter löschen können. Damit sind die sehr schön in der Anzeige und schnell und mit wenigen Klicks zu benutzen.

Excel 2016: Datenanalyse

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3 Std. 6 min (38 Videos)
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