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Excel 2016: Management-Reports

Datenschnitt als interaktives Filterwerkzeug

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Haben Sie einen Bereich als Tabelle formatiert, ist der Datenschnitt das Werkzeug, um interaktiv und übersichtlich filtern zu können. Mit ihm steuern Sie auf einfache Weise die Datenauswahl im Report.

Transkript

In diesem Arbeitsblatt ist dieser Bereich als Tabelle formatiert worden. Das Diagramm basiert auf diesem Bereich. Über das Drop-Down möchte ich die Brotsorte filtern, ich erweitere das mal. Ich möchte nicht alles auswählen, sondern nur Baguettestange, Knäckebrot und Toastbrot. "OK". Daraufhin wird der Bereich gefiltert, und das Diagramm reagiert darauf. Was Sie im Moment nicht sehen können, ist wie der Filter gesetzt wurde und welche Brotsorten sonst noch zur Auswahl stehen. Um den Filter im Blick zu behalten, bietet Ihnen Excel 2016 den Datenschnitt an. Er ist ein interaktives Filterwerkzeug und leicht zu erstellen. In diesem Video zeige ich Ihnen, wie Sie den Datenschnitt erstellen und nutzen. Positionieren Sie zunächst den Zellzeiger in dem Bereich, der als Tabelle formatiert wurde. Sie bekommen die kontextbezogene Registerkarte "Tabellentools" "Entwurf" angezeigt, öffnen sie und klicken auf die Schaltfläche "Datenschnitt einfügen". Hier wählen Sie Brotsorte aus, aktivieren das Kontrollkästchen und klicken auf "OK". Ist der Datenschnitt markiert, sehen Sie die kontextbezogene Registerkarte "Datenschnitttools" "Optionen". Hier lassen sich verschiedene Einstellungen für den Datenschnitt durchführen. Ich habe zum Beispiel in dem Katalog für die Formatvorlagen eine Datenschnittvorlage erstellt. Ich klicke darauf und bekomme dadurch dieses Format für den Datenschnitt angezeigt. Zusätzlich möchte ich, dass die Elemente nicht in einer, sondern in zwei Spalten angeordnet werden, also Schaltflächen in zwei Spalten. Ich verändere die Größe des Datenschnitts und positioniere ihn mit Hilfe der Alt-Taste im Arbeitsblatt. Im Datenschnitt sind alle Elemente aus der Spalte "Brotsorte" enthalten. Klicke ich auf ein Element, wird sofort nach diesem Element sortiert und das Diagramm reagiert darauf. Möchte ich mehrere Elemente markieren, drücke ich die Steuertaste und klicke auf das Element. Jetzt werden Baguettestange und Roggenbrot angezeigt. Alle anderen Elemente sind im Moment nicht ausgewählt, und das macht genau dieses Element so wertvoll. Ich sehe, was ich filtern kann, was im Moment gefiltert ist und was in den Filtern nicht mithineingenommen wurde. Über die Schaltfläche rechts oben kann ich den Filter löschen. Es werden wieder alle Zeilen angezeigt. Arbeiten Sie mit einem Touchscreen, können Sie die Mehrfachauswahl über diese Schaltfläche ausführen. Klick, Klick. Entsprechend werden die Elemente entfernt oder wieder mit dem Einfachklick hinzugefügt. Ich deaktiviere diese Schaltfläche und habe dann auch noch andere Auswahlmöglichkeiten. Ich wähle ein erstes Element aus, drücke die Umschalt-Taste und wähle ein letztes Element aus. Alles, was dazwischen liegt, wird in die Auswahl hineingenommen. Für ein Management-Report ist die Darstellung bzw. Ansicht der Tabelle gar nicht mehr notwendig. Ich nehme mal beide Elemente mit. Ich markiere den Datenschnitt, drücke die Steuertaste und markiere das Diagramm, Strg+X für das Ausschneiden, erstelle ein neues Arbeitsblatt, und ab dem Zellzeiger werden die Elemente mit Strg+V wieder eingefügt. Ich klicke ins Arbeitsblatt, damit sind sie deaktiviert, und positioniere sie an ihre Stelle, wo sie liegen sollen. Ich nehme noch die Gitternetzlinien heraus, und jetzt kann ich auf diese Weise interaktiv eine Auswahl treffen, und das Diagramm reagiert darauf. In diesem Video habe ich Ihnen gezeigt, wie Sie das interaktive Filterwerkzeug eines Datenschnitts erstellen und nutzen. In einem Management-Report können Sie so auf einfache Weise Diagramme dynamisch steuern. In einem Arbeitsblatt lassen sich viele Diagramme und Datenschnitte als Management-Report zusammenstellen.

Excel 2016: Management-Reports

Präsentieren Sie Ihre Zahlen verständlich und überzeugend mit den Werkzeugen und Arbeitstechniken aus diesem Video-Training.

4 Std. 7 min (38 Videos)
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