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Dynamics 365: CRM 2016 – Anpassung

Datenqualität verbessern mit Dublettenerkennung und Schlüssel

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Datenqualität ist ein wichtiges Thema: Mit CRM haben Sie die Möglichkeit, Dubletten mit Hilfe eindeutiger Schlüssel zu vermeiden oder, unterstützt durch die Dublettenerkennung, diese zu vermeiden bzw. nachträglich aufzuspüren.

Transkript

In diesem Video möchte ich Ihnen zeigen, wie Sie in CRM Dubletten vermeiden. In Microsoft Dynamics CRM gibt es zwei Konzepte, um jetzt hier Dubletten zu vermeiden. Das eine Konzept wäre hier im Bereich der Einstellungen, wo Sie eine Dublettenregel definieren können, erstmal hier "Datenverwaltung", und Sie habne hier Dupelikaterkennungsregel beziehungsweise Dupilkaterkennungsregeln. Schauen wir uns mal an, was können wir hier machen? Einerseits wann soll eine Dublette erkannt werden, zum Beispiel klassischerweise, wenn Sie hier auf einem Formulare sind und ein Datensatz neu erstellen, oder ihn ändern, wenn Sie hier in Outlook vom Offlinemodus in den Onlinemodus wechseln oder beim Datenimport aus einem CSV- oder Exel-File. Die sind jetzt hier alle aktiviert, sage hier OK und ich kann jetzt hier eine Regel definieren. Wann ist es eine Dublette? Nehmen wir uns eine her, zum Beispiel "die Firma" "Accounts with the same e-mail address", heißt, alle Accounts, die die gleiche E-Mail-Adresse haben oder aber auch Konten mit gleichen Kontennamen. Ich möchte jetzt aber eine neue haben, denn die Firma hat ein schönes Feld, und zwar möchte ich haben "Firmen mit gleicher Firmennummer", ich sage jetzt hier der Basisdatensatz ist bei mir die Firma und die wird geprüft gegen eine Firma, das heißt ich könnte auch sagen, ich prüfe ein Lied gegene Firma oder einen Kontakt gegen einer Firma, und das Feld, das ich prüfe, ist jetzt die Firmennummer, und zwar wenn die genau übereinstimmt, dann ist es eine Dublette, sage jetzt hier "Speichern und schließen". Bevor ich das noch sage, nur ganz kurz noch hier, ich könnte auch sagen nur die gleichen Anfangszeichen, das heißt die ersten fünf oder vier gleichen Stellen und ich sage auch noch, leere Werte werden ignoriert, beziehungsweise mir ist die Groß-/Kleinschreibung auch noch egal. Ich sage aber "Genau Übereinstimmung", kann das jetzt hier sagen mit "Speichern und schließen" und muss sie danach noch aktivieren, weil die es nicht veröffentlicht. Kann sie nun hier veröffentlichen, sage hier OK, damit prüft jetzt hier, die wird jetzt gerade veröffentlicht, sobald sie dann veröffentlicht ist diese Dublettenregel. In der Zwischenzeit gehe ich hier mal noch zurück in meine Lösung, die wir vorher schon hatten, und werde mir nur das Feld auch auf der Maske noch einblenden, das heißt, ich gehe hier auf "Formulare", auf mein angepasstes Firmenformular und werde mir hier noch die Firmennummer einblenden, damit wir sie auch bearbeiten können, ich habe hier alle Felder, scrolle nach unten und irgendwo kommt dann hier die Firmennummer, die ich hier eingeblendet haben möchte. Ich sage dann hier "Speichern und schließen" und werde meine Anpassungen veröffentlichen. Während der veröffentlicht, prüfe ich nochmal kurz, er ist noch am Veröffentlichen, ob die Dublettenregel nämlich schon aktiv ist. Schauen wir mal hier, die ist jetzt veröffentlicht, das heißt, das sollte dann auch greifen. Ich gehe jetzt hier wieder in den Bereich "Vertrieb", öffne mir hier meine Firmenansicht, bearbeite hier meine erste Firma, wechsle natürlich auf meine angepasste Firma, also auf das Formulare "Firma Angepasst" hier oben und habe jetzt hier die Firmennummer mit ABC28 irgendetwas, ich nenne sie mal auf 1234, sage jetzt hier "Speichern", der Datensatz wird gespeichert, ich öffne mir hier eine andere Firma, schaue, ob ich im Verlauf noch eine habe, ja, die Contoso Pharma. Das ist doch hier wieder mal die zuletzt verwendeten Datensätze, ist ganz praktisch, da komme ich relativ schnell hin, die hatte keine Firmennummer, auch da gebe ich ein 1234, verlasse das Feld und sage dann hier mal "Speichern". Und sehe jetzt hier, er hat eine Dubletten erkannt, ein Duplikat wurde erkannt, und er fragt mich jetzt hier, es gibt Firmennummern1234, und ich sehe jetzt hier, okay, die gibt es auch hier, bei der Adventure GmbH, beziehungsweise werden wir auch sehen, es gibt noch andere Regeln, die hier noch greifen, die hier zu einer Dublette führen, das heißt ich sehe jetzt nicht, welche der Dublettenregeln hier greift, weil es könnten mehrere sein, beziehungsweise wir haben gesehen, es gibt mehrere eingestellt, die bei der Firma greifen. Der Nachteil dieser Dublettenregel ist aber, dass es trotzdem speichern kann, das heißt, ich kann trotzdem eine Dublette erstellen, und für den Benutzer ist es oft doch nicht verständlich so, was soll ich denn jetzt hier machen, ich kann hier jede Menge tun, ich kann hier löschen, ich kann hier "Weitere Aktionen- Bearbeiten, Deaktivieren, Aktivieren". Ist für den Benutzer mitunter auch verwirrend, und wenn der jetzt hier auch noch sage "Speichern", hat er mir de facto eine Dublette erstellt. Um das jetzt aber vermeiden zu können, gibt es mit Microsoft Dynamics CRM noch ein anderes Konzept, nämlich das Konzept der Schlüssel. Ich gehe dazu wieder in meine "Lösung", beziehungsweise ich habe die "Lösung" hier noch offen, und kann nun hier auch Schlüssel definieren. und wenn ich hier auf "Neu" gehe und sage neuer Schlüssel, dann habe ich hier ein Set an Feldern, die für den Schlüssel zur Verfügung stehen. Sie sehen hier, es stehen mir nicht alle Felder zur Verfügung, typischerweise sind das Textfelder, die ich hier habe, unter anderen auch die Firmennummer. Die kann ich jetzt zum Schlüssel hinzufügen. Ich könnte auch noch weitere Felder hinzufügen, das heißt, ich kann auch einen zusammengesetzten Schlüssel machen. Der Anzeigename ist jetzt hier "Firmennummer", ich kann hier gehen auf "mbs_Firmennummer", habe sie dann hier angelegt und sage mal hier OK. Und wenn ich jetzt hier diesen Schlüssel anlege, dann wird versucht diesen Schlüssel anzulegen. Ich warte jetzt hier ein paar Sekunden, aktualisiere mal hier und wir werden sehen, es wurde ein Fehler geworfen, weil er diesen Schlüssel nicht anlegen kann. Wir haben ja zwei Datensätze mit der gleichen Firmennummer, daher führt das zu einem Problem. Der Fehler kommt daher, weil ich ja bereits zwei Firmen habe, die den gleichen Schlüssel haben. Wir werden hier sehen, dass hier in der Tabelle "AccountBase" hier eine Dublette vorhanden ist. Das heißt, bevor ich den Schlüssel überhaupt ausrollen kann, muss diese Dublette bereinigt werden. Ich gehe dazu wieder in meine Firmen, Contoso Pharma zum Beispiel, und wechsle hier jetzt die Firmennummer auf "12345". Sage hier "Sprechen". Und wir werden nun hier sehen, ich habe zwar noch ein paar andere Dubletten, aber ich sehe hier hinten nicht basierend auf der Firmennummer. Sage hier mal "Speichern", und kann jetzt hier erneut versuchen den vorher angelegten Schlüssel hier nochmals zu aktualisieren. Gehe hier noch mal auf den Fehlerhaften, sage hier nochmal "Schließen", und kann hier unten "Weitere Aktionen" Schlüssel erneut aktivieren, versuchen den Schlüssel erneut zu aktivieren. Wir warten wieder ein paar Sekunden und sobald er keinen Fehler festgestellt hat, kann er ihn auch aktivieren. Bitte noch mal kurz aktualisieren, er ist noch auf "Ausstehend" und sollte demnächst fertig sein. Werde sie nochmal prüfen und sehe jetzt nun hier dann hier der Schlüssel-Aktiv. Das heißt, würde ich jetzt hier wieder hergehen und sagen, ich gehe auf 1234, und speichere den hier erneut, bekomme ich jetzt hier eine andere Fehlermeldung: Doppelter Datensatz, und das ist schon entsprechend ein Datensatz mit demselben Wert für Firmennummer ist bereits vorhanden. Ich kann ihn de facto nicht speichern und muss meine andere Firmennummer aussuchen. Das ist wesentlich härter als ein Dublettencheck, funktioniert dieses Key-Prinzip.

Dynamics 365: CRM 2016 – Anpassung

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5 Std. 26 min (32 Videos)
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Hersteller:
Software:
Dynamics CRM Dynamics CRM 2016
Exklusiv für Abo-Kunden
Erscheinungsdatum:01.02.2017

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