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Office 365: Access Grundkurs

Dateneingabe in der Tabelle

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In die neu angelegte Tabelle können Sie bereits in der Entwurfsansicht direkt Daten eingeben, so wie sie gerade vorliegen. Dabei helfen verschiedene Tricks, die Dateneingabe möglichst effizient vorzunehmen.

Transkript

Die Tabelle ist fertig entworfen und jetzt schon in der Entwurfsansicht zu sehen. Wenn Sie hier gut treffen, nämlich den Doppelpfeil sehen im Cursor, können Sie die Spaltenbreiten verändern, sodass sie auch gut eingeben können und wir können ja mal mit einem Beispieldatensatz anfangen. Das ist sinnvoll um rauszukriegen, ob die Tabelle gut durchdacht ist, die können wir mal zur Not wieder löschen. Fangen wir also an mit der Telefonnummer. Das ist eine völlig beliebige Zahl jetzt nach diesem Muster. Und wenn ich in die nächste Zelle will, einfach mit Tab oder Return-Taste weiter schalten. Dieser Datensatz ist ungespeichert, das sehen Sie an diesem Schreibstift. Dann kommt die eigentliche Adresse, damit der Fahrer weiß, wo er hin muss: "Hinter dem Mond 123", in sagen wir "99999 Hiermund", ich kann jetzt, da ich gerade einen Schreibfehler gemacht habe, hier nochmal hinklicken und das Semikolon durch ein Komma ersetzen und mit dem Return bin ich im nächsten Feld. Der Fahrer war eine Fahrerin, war Maria und das Lieferdatum ist ein Datumsfeld, deswegen gibt's hier einen so genannten Datumspicker. Da kann ich draufklicken, heutigen Tag anklicken und könnte, wenn ich wollte, noch eine Uhrzeit angeben, also Leerzeichen zum Beispiel "19:30 Uhr". Wenn ich mit Tab weitergehe, sehen Sie, dass das angenommen wird und neu formatiert, das ist aber im Moment lästig mit der Uhrzeit, deswegen schmeiße ich die wieder raus. Es kann auch ein reines Datum sein und da muss ich überlegen, was haben die denn bestellt, also von der Speisekarte sagen wir die "Pizza con tutto", und die kostet "5,20 €", und wir haben nicht eine sondern gleich zwei bestellt. Jeweils mit Tab oder Return weiter, und achten Sie bitte darauf, dass dieser Datensatz noch ungespeichert ist. Wenn ich jetzt mit der Return-Taste weiter gehe, geht der Cursor vom letzten Feld hier ins erste Feld des nächsten Datensatzes. Ich kann auch mit den Cursor-Tasten direkt rauf runter gehen. Sobald ich den Datensatz verlasse, wird er immer gespeichert. Wenn ich jetzt also mit Return weiter gehe, dann verschwindet der Schreibstift, und der Cursor befindet sich in dieser Sternchenzeile, die bedeutet, die gibt's noch nicht, hier könnte man Daten eingeben. Vielleicht gucken wir uns kurz die Daten an. Sieht so weit alles gut aus, wenn genug Platz wäre. Was nicht so praktisch ist, ich habe ja nur vier oder fünf Fahrer, die muss ich hier mal eingeben. Die würde ich gerne aus einer Liste holen. Also gehe ich zurück in den Entwurf, solang der Datensatz gespeichert ist, geht das, ansonsten wird er dabei gespeichert, in den Entwurf, und wechsele hier in das Feld für den Fahrer. Dort kann ich bis zu 50 Zeichen pro Datensatz eingeben und ich möchte die Inhalte nachschlagen. Dafür gibt's eine zweite Registerkarte, die im Moment wie bei allen anderen auch auf Textfeld steht. Und die kann ich umschalten mit dieser Liste hier, mit diesem Kombinationsfeld, in genau das, was ich jetzt gerne hätte für die Daten ein Kombinationsfeld. Das ist so eine Ausklappliste, die ihre Daten normalerweise aus einer Tabelle/Abfrage zieht. Ich möchte jetzt aber die Daten selber vorgeben aus einer Liste von Werten, und die schreibt man hier bei Datensatzherkunft einfach hin. Jetzt nenne ich alle meine Fahrer und Fahrerinnen, also "Maria; Luigi; Enzo; Claudia", und wie viele auch weiter Sie immer wollen. Sobald Sie es mit Return bestätigen, ist diese Liste sozusagen fertig. Sie ist einspaltig, Spaltenanzahl "1" stimmt und ich sage jetzt ruhig mal nur Listeneinträge, "Ja". Damit kann ich auch nur aus diesen Fahrern auswählen. Damit bin ich fertig mit der Änderung, ich muss immer im Entwurf von Objekten speichern, sonst würde ich sowieso gefragt, sobald ich wechseln möchte, nie jedoch bei Daten. Daten speichern sich selber, Entwürfe muss ich als Entwerfende/r speichern. Jetzt kann ich rüber wechseln in die Datenblattansicht, auf den ersten Blick sehen Sie keinen Unterschied, aber wenn ich jetzt hier reinklicke, kommt hier der Dropdown-Pfeil, und da ist die Auswahl. Hier unten diese kleinen Ziffern, die sind symbolisch dafür, dass ich jetzt ein Formular aufmachen könnte, um die Daten zu bearbeiten oder überhaupt neue einzugeben, wenn ich draufklicke, kriege ich hier also ein Dialog, so das ich nicht in den Entwurf muss, ist ganz praktisch, aber im Moment werde ich das nicht nutzen, also wieder abbrechen. Jetzt kommt der zweite Datensatz. Sagen wir mal die Telefonnummer sei "02345", nicht besonders einfallsreich, "67890", es ist ja auch nur provisorisch, und die wohnen in der "Bahnhofstraße 1", sagen wir mal, in "12345 Nirgendwo". Jetzt kann ich aus der Liste auswählen, wenn ich weiß, dass Luigi der Fahrer ist, kann ich auch ein "L" eingeben und dann wird mir der erste mit L angeboten, das kann ich mit Return bestätigen, sagen wir auch heute, also auf heute und die möchten Spaghetti Carbonara haben. Die Kosten 3,80, und eine einzige Portion. Jetzt kann ich wieder mit Return weiter gehen. Die wollen aber nicht nur Spaghetti Carbonara, sondern auch noch eine Pizza Margherita. Also muss ich jetzt noch mal die gleiche Telefonnummer nennen, die gleiche Adresse und natürlich auch der gleiche Fahrer, der kann das zusammenbringen. Bis hier ist eigentlich alles gleich. Wenn ich in einem neuen Datensatz den Inhalt des vorherigen wiederholen will und zwar für das Feld, dann ist es das Tastenkürzel Strg+#. Doppelkreuz ist das, was neben dem "Ä" liegt. Manche nennen das auch Raute, auch wenn das falsch ist. Auch hier will ich den Feldinhalt wiederholen, "Strg+#" für Luigi, genauso geht es bei Dropdown-Listen und auch hier Strg+#. Und auch hier Strg+#. Solange ich Felder wiederhole von dem Datensatz vorher, sehr praktisch. Und wir brauchen eben außerdem noch eine Pizza Margherita, die kostet 4 € und davon hätten sie gern drei Portionen. Und mit Return geht`s jetzt weiter. Jetzt kommen die vom ersten Datensatz noch mal an einem anderen Datum und möchten gerne noch was bestellen. Diesen Wert kann ich nicht übernehmen. Ich kann bestenfalls da oben hinwandern, Cursortaste aufwärts, Strg+C zum Kopieren und da unten Strg+V zum Einfügen. Da ich das jetzt aber für mehrere Elemente machen muss, nämlich da oben die ersten vier Felder des Datensatzes, macht das wenig Spaß. Ich werde also diesen angefangenen vierten Datensatz velieren, indem ich jetzt die Escape-Taste drücke. Bevor ich das mache, schreibe ich hier noch mal was rein, damit Sie den zweiten Effekt sehen. das erste Drücken der Escape-Taste löscht das aktuelle Feld oder setzt es zurück, um genau zu sein. Und das zweite Drücken der Escape-Taste hebt die Ändernung am ganzen Datensatz auf, er wird jetzt also komplett nicht erzeugt. Was ich tatsächlich möchte, ist diesen Datensatz nehmen, den kann ich hier am sogenannten Datensatzzeiger markieren, und dann kopieren, es geht ja auch mit hier oben Strg+C oder diesem Symbol, und entweder hier draufklicken oder ich lass es mal ausdrücklich da oben stehen, es gibt für Access hier ausdrücklich ein "Einfügen am Ende"-Einfügen. Das ist sehr hilfreich bei langen Tabellen, wo Sie also ganz weit nach unten fahren müssten. Am Ende einfügen, der ist noch nicht gespeichert, aber enthält jetzt alle Daten, jetzt muss ich nur gucken, dass ich das ändere. Die wollen nämlich auch eine Pizza Margherita, Strg+#, die kostet, Strg+#, immer noch 4 €, und davon hätten sie gerne eine Portion, und das nach dem Return ist soweit fertig. Damit habe ich jetzt getestet, wie weit ich mit dieser Tabelle klar komme, wer sich mit Datenbanken, insbesondere relationalen Datenbanken auskennt, dem stehen jetzt die Haare zu Berge, denn er sieht was alles daran falsch ist. Aber es ist sozusagen der einfachste Zugang, wie erstelle ich eine Tabelle, was die an Datenbankmängeln hat, können wir ein anderes mal besprechen, aber technisch funktioniert das alles.

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6 Std. 18 min (75 Videos)
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Erscheinungsdatum:08.09.2016

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