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Excel 2016: Power Pivot

Daten vor Import aufbereiten

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Haben Sie das Problem, dass die monatlich gelieferte Textdatei nicht so aufbereitet ist, dass die Daten direkt in Power Pivot geladen werden können? Kein Problem – wenn Sie Excel 2016 im Einsatz haben!
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Transkript

Haben Sie das Problem, dass die monatlich gelieferte Textdatei nicht so aufbereitet ist, dass die Daten direkt in Power Pivot geladen werden können? Auch kein Problem, wenn Sie Excel 2016 im Einsatz haben. In Excel 2016 wurde das Add-In Power Query voll integriert und ist nun Bestandteil von Excel. Ich möchte es Ihnen nicht vorenthalten einen kurzen Einblick in den neuen Abfrage-Editor zu werfen. Wenn Sie in Zukunft Daten haben, die nicht so aufbereitet sind, wie Sie es brauchen, wird Ihnen Power Query gute Dienste leisten, denn viele Makros, die man früher für solche Prozesse programmiert hat, entfallen damit. Wenn Sie in Excel 2016 auf die Registerkarte "Daten" wechseln, dann finden Sie ganz vorne die Gruppe "Abrufen und transformieren". All diese Befehle hier drin ist das ehemalige Add-In Power Query. Was kann ich damit tun? Sie sehen hier ich kann neue Abfragen erstellen und aus diversen Datenquellen kann ich jetzt Daten importieren und diese dann eben auch noch überarbeiten beim Importieren. Auch hier kann ich also, wenn ich mal auf eine Datenbank direkt zugreife und ich die Daten da aber noch überarbeiten muss, aus welchem Grund auch immer, dann nehme ich besser für den Import diesen Power-Query-Editor oder im neuen heißt er halt eben Abfrage-Editor, weil da habe ich ganz viele Möglichkeiten, die Daten zuerst zu überarbeiten. Sie sehen wir haben hier ganz ganz viele Möglichkeiten auf welche Datenquellen wir zugreifen können. In meinem Beispiel möchte ich eine Textdatei importieren, gehe also hier "Aus Text", navigiere nun in den Ordner, wo diese Textdatei gespeichert ist, ich habe nämlich hier Daten von meinen spanischen Kollegen bekommen, da sind die ganzen Telefonabrechnungen drin, ich sage jetzt hier "Importieren". Ich habe hier eine Vorschau auf die Datei, er hat schon automatisch erkannt, dass es mit einem Tabstopp getrennt ist, die einzelnen Spalten, und jetzt erkenne ich aber der Preis, ich glaube da kann ich nicht groß Berechnungen machen damit, wenn das alles in einer Spalte steht. Auch die spanischen Überschriften finde ich jetzt vielleicht nicht so toll, wenn ich dauernd mit diesen Daten arbeiten möchte. All das kann ich jetzt, wenn ich hier unten sage "Bearbeiten", entsprechend richtig einstellen. Ich bestätige also hier die Schaltfläche und komme jetzt in diesen Abfrage-Editor rein. Und hier kann ich jetzt einfach beginnen meine Daten zu überarbeiten, zum Beispiel hier "Numero" möchte ich gerne "Nummer" stehen, ich mache einen Doppelklickt, schreib hier "Nummer" und drücke die Entertaste. Und so kann ich jetzt hier Spalte für Spalte übersetzen, mache das schnell. So, jetzt komme ich zu der Spalte, wo wir ja ein Problem haben, dass wir mit diesen Daten hier so nicht rechnen können. Erstens ist mal die Währung zusammen mit dem Betrag, das müsste ich irgendwie trennen. Und der zweite Punkt ist, hier ist kein Komma drin, sondern ein Punkt und beides macht natürlich dann Ärger. Jetzt kann ich hier drin das direkt zum Beispiel teilen. Den Befehl um Spalten aufzuteilen finden Sie hier unter "Start", hier in der Mitte "Spalte teilen". Und jetzt kann ich sagen, möchte ich nach einem Trennzeichen trennen oder nach gewissen Zeichen. Bei diesem Beispiel wird jetzt sogar beides gehen. Ich sage mal "Nach Trennzeichen", denn überall gibt es ein Leerzeichen und jetzt kann ich sagen, ich möchte gerne beim Leerzeichen diese Spalte trennen. Ich kann sogar sagen, ob beim linken, beim rechten Trennzeichen, ich habe nur eins, also ist es auch hier egal welches, dass ich jetzt hier auswähle. Ich bestätige mit OK und jetzt hat er das getrennt in zwei Spalten. Ich sehe aber, jetzt habe ich ganz komische Zahlen bekommen, wahrscheinlich eben wegen dem Punkt. Das war jetzt natürlich nicht so gut, was er gemacht hat, kein Problem. Hier drüben sehen Sie Schritt für Schritt was wir getan haben und was wir gemacht haben. Und wenn ich jetzt hier beim letzten Punkt stehe, dann sehe ich, dass es ja nicht gut ist, jetzt gehe ich mal einen Schritt zurück und sehe, ja, so, das wär besser, so brauche ich es, einfach noch mit dem Komma, also wenn irgendein Schritt gemacht wird hier drin, den Sie nicht als gut empfinden, dann hier einfach das Kreuzchen und dann nehme ich diesen Schritt hier wieder raus und kann jetzt selber bestimmen, dass er nicht einfach nur den Typ ändern soll, das hat er nämlich gemacht, sondern ich möchte zuerst mal den Punkt wegnehmen. Und das kann ich auch, indem ich hier die Spalte markiere, sage "Werte ersetzen" und jetzt sage, such mir bitte einen Punkt und ersetze ihn durch ein Komma. OK. Und schon haben wir das getauscht. Sie wissen, wenn Sie mit Excel arbeiten, Zahlen linksbündig, da ist meistens was nicht in Ordnung und das ist auch hier so. Er hat nämlich natürlich ein Textfeld ursprünglich gehabt und es ist immer noch ein Textfeld, aber wenn wir ja in der Pivot-Tabelle, dann mit diesem Wert rechnen möchten, dann müssen wir den Typ noch ändern. Und auch so Geschichten finden wir gleich hier oben im Menüband, wo ich sagen kann, bitte mach mir jetzt zum Beispiel aus dieser Spalte eine Dezimalzahl. Und schon ist das entsprechend umgestellt, und zwar so, dass es eben brauchbar ist. Das heißt, den Typ muss ich sowieso überall ein bisschen kontrollieren, stimmt das, hat er das richtig erkannt, weil das macht er dann automatisch beim Import, aber das stimmt natürlich nicht immer, da muss man immer kurz durchgucken, ob das stimmt, wie zum Beispiel hier vorne die Telefonnummern, wenn ich dir wirklich brauche, auch die werden komisch angezeigt, mit Telefonnummern muss ich ja nicht rechnen, also muss es nicht zwingend eine Zahl sein, hier sage ich zum Beispiel, nimm den Typ "Text", dass ich wirklich die Telefonnummern auch sehe. So gehe ich also durch mein File, werde hier natürlich jetzt noch richtig benennen, das wäre dann der "Betrag", dann hier wäre die "Währung" und die letzte Spalte, die brauche ich gar nicht, die kann ich dann, wie gewohnt, in Excel einfach Rechtsklick und zum Beispiel "Entfernen". Mehr Spalten gibt es nicht. Ich kann also hier komplett mein File so überarbeiten, wie ich es brauche, weil in den Export konnte ich vielleicht nicht eingreifen, das andere System, dass dieses TXT geschrieben hat, da habe ich vielleicht keinen Einfluss, das ist aber kein Problem mehr, weil ich ja mit diesem Tool jetzt so eingreifen kann, dass wenn das nächsten Monat wieder kommt dieses File, muss ich gar nichts tun, ich muss eigentlich nur meine Abfrage aktualisieren. Jetzt wie bekomme ich diese Daten nun in Power Pivot rein? Ganz einfach. Wenn ich fertig bin mit der Überarbeitung, kann ich oben hier links sagen "Schließen und laden". Aber Achtung. Es hat hier ein kleines Dreieckchen, Da klicke ich mal drauf, weil es gibt zwei Möglichkeiten: Mit schließen und laden gehen diese Daten direkt ins Excel rein, also sichtbar in Excel rein, das möchte ich aber nicht, weil wenn das Tausende von Datensätzen sind, möchte ich die ja vielleicht einfach nur per Pivot auswerten. Darum wenn ich in Power Pivot mit diesen Daten gehen will, weil es viele Daten sind, weil ich diese Tabelle noch mit einer anderen Tabelle verknüpfen muss, dann wähle ich, wie gesagt, hier "Schließen und laden in" und hier kann ich jetzt eben angeben, dass ich nur eine Verbindung erstellen will und diese meinem Datenmodell hinzufügen. Das heißt, mit diesem Häkchen landen Sie dann in Power Pivot. Und sichtbar muss ich es ja gar nicht als Tabelle hier hinten sehen, darum sage ich nur eine Verbindung. Okay, "Laden". Die Daten werden jetzt rein geladen, wie gesagt, ich sehe sie nicht. Wenn ich jetzt aber, natürlich hier, über Power Pivot sage "Verwalten", dann sehe ich natürlich meine Daten und kann mit denen jetzt machen, was ich möchte, eine andere Tabelle dran verknüpfen oder hier vielleicht bin ich schon soweit und sage ich mache hier jetzt eine Pivot-Tabelle draus auf einem neuen Arbeitsblatt und kann auf diese importierten Daten jetzt zugreifen, sage vielleicht pro Typ möchte ich vielleicht den Betrag summiert haben, um diese Kosten zu sehen, die hier angefallen sind oder vielleicht noch die Megabytes und so weiter. In diesem Video habe ich Ihnen einen kleinen Einblick in das neu integrierte Tool Power Query gegeben. Sie finden es in der Gruppe "Daten abrufen und transformieren" auf der Registerkarte "Daten" in Excel 2016. Viel Spaß beim Ausprobieren.

Excel 2016: Power Pivot

Sehen Sie, wie Sie große Datenmengen aus unterschiedlichen Datenquellen importieren, im Datenmodell verknüpfen, aufbereiten und auswerten mit dem BI-Add-In Power Pivot.

3 Std. 21 min (37 Videos)
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Erscheinungsdatum:27.01.2017
Laufzeit:3 Std. 21 min (37 Videos)

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