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SharePoint 2016-Administration Grundkurs

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Mit Ansichten kann der Verwalter einer Bibliothek oder Liste Informationen in den Vordergrund schieben und dafür sorgen, dass Dokumente und Informationen auf einen Blick gefunden werden.

Transkript

Der Besitzer einer Website, der sogenannte Owner, muss ein Interesse daran haben, Inhalte für seine Team Member, für die Mitglieder der Website so attraktiv wie möglich zu gestalten. Dabei spielen Ansichten eine ganz zentrale Rolle, denn Inhalte einer Website sind nun mal entweder Elemente einer Liste oder Dokumente respektive Dateien einer Bibliothek, die mithilfe von Ansichten entsprechend an den Mann gebracht werden. Mit Ansichten wäre es zum Beispiel möglich, in der Bibliothek Dokumente in diesem Beispiel, nur die Dokumente anzuzeigen, die der eben angemeldete Benutzer zuletzt bearbeitet hat, um einfach die Vielzahl der möglichen Dokumente drastisch einzuschränken. Dazu müsste der Besitzer der Bibliothek im Menüband Bibliothek eine neue Ansicht erstellen und die Standardansicht als Darstellungsform, tabellarische Ansicht auswählen. Dann vergibt er einen Namen, Meine Dokumente beispielsweise, und definiert Meine Dokumente als die Dokumente, die der angemeldete Benutzer zuletzt geändert hat. Dazu muss im Abschnitt Filter der Ansicht, hier in diesem Abschnitt, zuerst die Option Elemente nur im folgenden Fall anzeigen angehakt werden. Dann kann die Spalte Geändert von ausgewählt werden. Die kann auf den Wert ist gleich, [Ich] eingegeben werden. Eckige Klammer bekommen Sie mit AltGr+8 und AltGr+9 beziehungsweise Greater Alt und 8 und Greater Alt und 9. Hier links in der Dokumentation steht das nochmal beschrieben. [Heute] referenziert das aktuelle Datum, zum Beispiel [Heute]-1 das gestrige. [Ich] referenziert den aktuell angemeldeten Benutzer. In diesem Fallbeispiel würde das bedeuten, dass in de Spalte Geändert von der Wert SPDEMO/websitebesitzer stehen muss. Wenn kollege angemeldet ist, muss da stehen Geändert von, ist gleich , SPDEMO/kollege. Damit habe ich den Membern oder den Mitgliedern unter den Besuchern dieser Website durchaus eine attraktive Ansicht geboten, womit sie die Anzahl der Dokumente nach Interessensgebiet einschränken können. Im direkten Vergleich: Der Kollege würde jetzt in dieser Ansicht Meine Dokumente nur noch ein Dokument zu Gesicht bekommen. Manchmal besteht Bedarf, mehrere Sichtweisen auf ein und dieselbe Bibliothek oder Liste nebeneinander zu zeigen, den Dashboard-Gedanken letztlich umzusetzen. In dem Fall wäre es möglich, dass man Seiten bearbeitet, wie zum Beispiel die Landing Page, die Homepage dieser Website. Hier könnte der Besitzer die Seite in den Bearbeiten-Modus setzen, das Webpart Erste Schritte markieren. Wenn man hier in den Kopf reinfährt, bekommt man so ein Doppelkreuz. Wenn man dort einen Linksklick macht, wird das Webpart blau umrahmt und das Menüband Webpart wird sichtbar. Man kann das Webpart hier von der Page, von der Seite entfernen und stattdessen ein anderes Webpart einfügen. Man kann hier sehen, dass jede Liste und jede Bibliothek einer Website als Webpart zur Verfügung steht. Und man kann gut und gern auch mehrere Male die gleiche Liste als Webpart auf eine Seite setzen. Im nächsten Schritt empfehle ich das Speichern. Wenn man das Menüband Text formatieren öffnet, kann man Speichern und Bearbeitung fortsetzen auswählen. Dann kann man alternativ über dieses kleine Pfeilsymbol das Webpart in den Bearbeiten-Modus setzen, oder eben indem man das Webpart markiert und hier oben im Menüband Webpart Webparteigenschaften wählt. Jetzt kann man aus vorhandenen Ansichten auswählen, um diese Ansichten in dieser Region des Webparts anzuzeigen, oder auch weitere Ansichten erstellen, die dann nur für dieses Webpart gelten. Das heißt, wenn man jetzt hier Meine Dokumente auswählt, wird nach Bestätigen dieser Ansicht und Speichern der Seite oben einleitend zuerst Meine Dokumente angezeigt. Und etwas weiter unten werden alle Dokumente angezeigt, das heißt mit mehreren Webparts auf der gleichen Seite könnte man durchaus über unterschiedliche Ansichten Informationen für unterschiedliche Interessensgruppen anzeigen. Natürlich macht es Sinn, dass man die Bediener auch wissen lässt, was es damit auf sich hat. Heißt, man könnte für das Webpart einen Titel vergeben. Dazu setzt man das Webpart wieder in den Bearbeiten-Modus und hat dann im rechten Abschnitt im sogenannten Tool Pane, wenn man den Abschnitt Darstellung aufklappt, die Möglichkeit, einen Titel zu hinterlegen, in dem Fall also Meine Dokumente. Das Gleiche kann man hier unten, zuerst steht es hier, dann kann man hier unten das Webpart hier markieren, Menüband Webpart aufrufen, die Webparteigenschaften anklicken. Im Tool Pane dieses Webparts auch unter Darstellung den Titel ändern auf Alle Dokumente beispielsweise. Dann die Seite speichern. Und so hat man eine Art Dashboard geschaffen, wo man den Kollegen je nach Interessensgebiet Dokumente anzeigen kann. Natürlich können die Kollegen jederzeit die Bibliothek selbst öffnen und dort selbst auch aus den verfügbaren Ansichten wählen. Ansichten und Webparts bieten also durchaus Möglichkeiten, die vergleichbar sind mit Inhaltsverzeichnissen für Aktenordner.

SharePoint 2016-Administration Grundkurs

Lernen Sie, worauf es bei der Planung, Einrichtung und Administration einer SharePoint-Farm auf Basis von SharePoint Server 2016 ankommt.

8 Std. 21 min (66 Videos)
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Erscheinungsdatum:24.10.2016

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