Excel 2016: Formeln und Funktionen

Daten trennen oder zusammenführen mit der Blitzvorschau

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Seit Excel 2013 gibt es die Blitzvorschau, mit der man Daten in einzelne Spalten aufteilen oder zusammenfügen kann. Werfen Sie der Autorin einen Blick über die Schulter, um zu sehen, wie einfach das mit Excel geht.
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Transkript

Seit Excel 2013 gibt es die Blitzvorschau mit der man auch Daten in einzelne Spalten aufteilen oder zusammenfügen kann. Dies ist extrem schnell und kinderleicht. Schauen Sie mir nun über die Schulter, wie einfach das mit Excel geht. Die Daten, die wir bekommen haben sind leider nicht ganz so aufbereitet, wie wir sie brauchen. Sie sehen die Mitarbeiternamen sind in einer Spalte erfasst, noch mit einem Komma getrennt und wenn ich aus diesen Daten vielleicht dann noch eine Anrede zusammenstellen müsste mit sehr geehrte Frau Kuhn, siehts ziemlich schlecht aus. Ich brauche also den Nachnamen und den Vornamen in speziellen Spalten. Jetzt könnte man das versuchen mit Funktionen auseinanderzunehmen, zum Beispiel mit links und finden und verschiedenen Funktionen. Das ist aber sehr kompliziert, mit der Blitzvorschau geht das ganz schnell. Was würde ein User machen, der keine Ahnung hat von Funktionen, der würde wahrscheinlich beginnen ganz Mühsam diese Daten nochmals abzutippen und das mache ich jetzt auch, aber ich stoppe schon, weil Sie sehen Excel hat gemerkt, das kann ja nicht sein, dass die Frau Kuhn jetzt hier alles abtippt und macht gleich den Vorschlag, ob eventuell ich das machen möchte, was er hier so grau anzeigt und das wichtige bei dieser Blitzvorschau ist, ich darf jetzt ja nicht weiterschreiben, weil sonst verliert er das wieder, das heißt, wenn diese graue Liste kommt mit dem Vorschlag muss ich sofort die Enter-Taste betätigen und dann werden diese Daten automatisch übernommen und das überrundete von Zeilen. MAchen wir es gleich nochmal für den Vornamen. Ich beginne also den ersten zu tippen. Da passiert noch nichts. Sobald ich jetzt, aber die zweite Zeile beginne zu tippen, da merkt er das und jetzt wieder sofort die Enter-Taste betätigen. Und Sie sehen ohne Formel, ohne Funktion bin ich schon bereits fertig. Wichtig ist, dass Sie die Daten testen und schauen, wenn die hier vorne wirklich einheitlich, sauber erfasst sind immer im gleichen Stil, dann funktioniert es auch mit der Aufteilung, aber ich hatte auch schon das Problem, dass halt vorne nicht immer gleich erfasst wurde und da gibts auch Fehler bei der Aufteilung. Man muss die Daten wirklich kontrilieren. Ich wechsle hier auf das nächste Tabellenblatt "Postleitzahl-Ort". Hier habe ich genau das gleiche Problem. Hier wurde Postleitzahl und Ort in die gleiche Spalte geschrieben. Auch das brauche ich in zwei Spalten. Ich beginne wieder zu schreiben. Jetzt mache ich mal den Fehler. Ich schreibe weiter und Sie sehen, wenn ich weiterschreibe, geht dieser Vorschlag weg. Wenn ich jetzt Enter drücke und den nächsten schreibe, das kommt nicht mehr. Hm, ich möchte jetzt natürlich nicht alle abtippen. Das mache ich dann. Wenn Sie also zu viel getippt haben, auch kein Problem. Sie brauchen mindestens zwei Einträge, die da sind. Ich habe jetzt sogar drei. Gehen dann auf den letzten zurück und jetzt gibt es zwei Möglichkeiten, entweder über das Startregister hier ganz hinten beim Ausfüllen finden Sie die Blitzvorschau auch, oder Sie sehen, wenn Sie das viel brauchen die Tastenkombination Steuerung und E. Hier kann ich diesen Befehl auch aufrufen. Also entweder klicke ich jetzt hier auf die Blitzvorschau, oder ich klicke nur auf die Zelle und mache Steureung E, und dann macht er das auch noch nachträglich. Ich gehe noch hier zum Ort, beginne also hier auch wieder zu schreiben, gehe zum nächsten und sobald die Vorschau da ist drücke ich natürlich wieder die Enter-Taste, weil das ist dann immer der schnellste Weg. Sie sehen das ist das wirklich kinderleichtzu Daten aufzuteilen. Genau das gleiche kann ich auch machen, um etwas zusammenzusetzen. Ich gehe mal noch auf das nächste Tabellenblatt hier Email Adresse. Ich muss hier für alle Mitarbeiter der Firma die Email Adresse zusammensetzen. Die setzt sich bei uns zusammen; Nachname.Vorname und dann @kuhninfo.ch . Auch hier kann ich jetzt einfach mal beginnen, das ich sage Okay, Meier.Tanja@kuhninfo.ch Enter. Mache jetzt gleich den nächsten. Das wäre Bachman und Sie sehen schon beim schreiben bringt es schon den Vorschlag. Ich drücke die Enter-Taste und alle Email Adressen sämtlicher Mitarbeiter wurden zusammengesetzt. Was ich hier natürlich auch gucken muss ist wenn ich Email Adressen habe mit Umlauten, also wenn mein Mitarbeiter Müller heißt mit ü, dass ich das dann bei der Email Adresse noch manuell überarbeite, so Sachen muss ich dann manuell machen. Aber Sie sehen, diese Blitzvorschau, die kann einem ganz viel arbeit abnehmen. Ich würde Ihnen also empfehlen, versuchen Sie es immmer zuerst mit der Blitzvorschau und wenn das nicht geht, kann man immer noch zu den entsprechenden Textfunktionen greifen.

Excel 2016: Formeln und Funktionen

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