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Office 365 für Mac: Excel Grundkurs

Daten suchen und ersetzen

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Hier erfahren Sie, wie Sie mit Hilfe der Schnellsuche und der erweiterten Suche nach Text oder Zahlen in der Arbeitsmappe oder im Arbeitsblatt suchen und die Fundstellen durch andere Zeichen ersetzen.
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Transkript

Irgend etwas ändert sich immer. Angenommen das Produkt XYZ heißt jetzt auf einmal ganz anders, und Sie müssen den Namen in Ihren Datenbeständen aktualisieren. Oder irgend ein Prozentsatz, zum Beispiel ein gestaffelter Kundenrabatt, ändert sich und Sie müssen alle Mappen, in denen mit dem Rabattsatz in Formeln gerechnet wird, updaten. Das kann viel Arbeit bedeuten und ist vor allem auch sehr fehlerträchtig. Denn wie schnell hat man etwas übersehen. Im Folgenden zeige ich Ihnen zunächst, wie Sie nach Textstellen suchen können, um sie anzuzeigen, zu prüfen und gegebenenfalls durch anderen Text ersetzen zu lassen und anschließend erfahren Sie, wie Sie nach Zahlen suchen und diese Zahlen durch andere Daten ersetzten. Beginnen wir mit der einfachen Schnellsuche. Die findet hier oben in dem Textfeld "Suchen" statt. Ich gebe hier einen Namen "münch" ein und wenn ich hier auf diesen kleinen Pfeil klicke, kann ich aussuchen ob ich das Blatt durchsuchen will oder in der gesamten Arbeitsmappe suchen möchte. Ich bleibe jetzt hier im Blatt. Und dann drücke ich die Eingabetaste, um die Suche zu starten und Excel zeigt mir hier schon die erste Fundstelle an. Jetzt kann ich bequem mit den Pfeiltasten in meinem Arbeitsblatt, durch die entsprechenden Fundstellen blättern. Ich klicke hier mal durch. Hier gibt’s nochmal ein München, diesmal ist es ein Name, dann gibt’s den Namen Münchhausen, den Namen Münch und dann noch zweimal den Eintrag München. Dann bin ich wieder am Anfang des Blattes. Wenn ich hier oben auf den kleinen Pfeil klicke, dann kann ich zur erweiterten Suche wechseln. Ich klicke mal drauf, dann wird mir hier das Dialogfeld angezeigt. Und hier kann ich noch verschieden Einstellungen vornehmen. Ich kann hier wieder wählen, ob ich im Blatt oder in der Mappe suchen möchte. Ob ich zuerst in den Zeilen und dann in den Spalten suchen möchte und was ich suchen möchte, in Formeln, Werte oder Kommentare. Zusätzlich, und das ist ganz interessant für Text, kann ich hier festlegen, dass die Groß- und Kleinschreibung beachtet werden soll. Wenn ich dieses Kontrollkästchen aktiviere und hier auf Weitersuchen klicke, dann findet Excel keine übereinstimmenden Daten, weil den Begriff "münch" kleingeschrieben, den gibt es in meinem Arbeitsblatt nicht. Ich bestätige mit OK. Dann deaktiviere ich die Groß- und Kleinschreibung und aktiviere das Kontrollkästchen "Nur ganze Zellen suchen". Das bedeutet, dass Excel mir nur die Zellen anzeigen soll, in denen nur der Begriff "münch" und sonst nichts steht. Ich klicke hier auf Weitersuchen. Und dann findet Excel den Begriff "Münch" und wenn ich hier nochmal auf Weitersuchen klicke passiert gar nichts, weil es gibt nur diesen einen Begriff. Angenommen ich möchte einen Suchbegriff durch einen anderen Begriff ersetzen lassen, dann kann ich hier auf die Schaltfläche Ersetzten klicken, gebe hier den neuen Suchbegriff ein. Ich möchte den Namen "Karl" durch die Schreibweise "Carl" ersetzen lassen. Ich möchte im Blatt suchen, die Suchreihenfolge ist mir hier egal. Ich deaktiviere auch das Kontrollkästchen "Nur nach ganzen Zellen suchen", weil ich möchte alle Zellen angezeigt bekommen, in denen der Begriff "Karl" steht. Ich könnte hier jetzt einfach auf "Alle ersetzten" klicken, dann durchsucht Excel mein Arbeitsblatt und ersetzt alle Fundstellen "Karl", durch den neuen Begriff "Carl" mit "C" geschrieben. Das kann aber sehr gefährlich sein, weil Sie nie genau wissen, welche Kombinationen sich im Arbeitsblatt verbergen. Deswegen ist es sicherer, erstmal mit Weitersuchen zu suchen und ich klicke hier drauf und Sie sehen schon, die Stadt Karlsruhe möchte ich natürlich nicht ersetzen. Dann klicke ich wieder auf Weitersuchen, dann wird hier der Vorname Karl angezeigt, den möchte ich ersetzen, deswegen klicke ich auf "Ersetzen". Den Namen Karla möchte ich auch ersetzen, klicke ich auf Ersetzen und dann sind wir wieder bei Karlsruhe, dieser Begriff soll bleiben. Dann schließe ich das Dialogfeld, indem ich auf die Schaltfläche "Schließen" klicke. Bisher haben wir nur nach Text gesucht und ich möchte Ihnen jetzt zeigen, wie Sie nach Zahlen suchen können und Zahlen durch andere Zahlen ersetzen können. Ich klicke hier auf das Arbeitsblatt Aufträge und hier sehen Sie eine kleine Liste mit Kunden, die bestimmte Stückzahlen dieser Produkte gekauft haben. Hier wird das gesamte Auftragsvolumen berechnet. Das basiert auf einer Summen-Produkt-Formel. Da wird die Stückzahl mit den Preislisten, die hier im Arbeitsblatt "Produktpreise" hinterlegt werden, berechnet. Hier gibt es eine Rabattspalte. In der Rabattspalte wird geprüft, wenn das Auftragsvolumen kleiner oder gleich 2’000 ist, dann soll der Rabatt 3% betragen, und wenn das Auftragsvolumen größer 2’000 ist, dann soll der Rabattsatz 8,5% betragen. Angenommen Sie wollen den niedrigeren Rabatt erhöhen, auf 5%, dann fange ich mal an und gebe hier oben zunächst für die Suche 3% ein. Ich bestätige. Dann findet Excel hier die Auflistung der Rabattstaffelung, 3% und wenn ich jetzt hier auf weiter klicke, in den Pfeilen, findet Excel nichts. In der einfachen Suche kann Excel also die 3% nicht erkennen, die hier in diesen Formeln stehen. Wenn ich das Ganze aber dann ersetzen möchte, ich klicke hier auf Ersetzen, und suche nach 3% und ersetze das Ganze durch 5%. Ich verschiebe das Dialogfeld ein bisschen. Dann klicke ich zunächst auf Weitersuchen. Und da zeigt mir Excel hier diese Formelzelle an, und hier steht ja auch 3%, dann bestätige ich das Ganze, Excel geht in die nächste Zelle. Ich ersetze das wieder und nochmal und dann schließe ich das Ganze und teste ob das wirklich funktioniert hat. Ich gehe hier in eine Zelle rein und Sie sehen, hier steht jetzt wirklich 5% und nicht mehr 3%. Und jetzt kann ich weitersuchen und alle 3% ersetzen lassen. Fassen wir zusammen. Wir können sowohl Text als auch Zahlen, auf Arbeitsblatt- oder Arbeitsmappenebene suchen. Excel zeigt alle Vorkommen an und Sie können dann bei Bedarf die Fundstellen durch einen anderen Text oder eine andere Zahl, ersetzen lassen. Im letzteren Fall berücksichtigt Excel auch die Zahlen in Formeln.

Office 365 für Mac: Excel Grundkurs

Meistern Sie die Tabellenkalkulation Excel für den Mac in Office 365. Sie lernen den Umgang mit dem Programm von Grund auf kennen und erkunden die ganze Funktionsvielfalt des Programms.

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Erscheinungsdatum:06.09.2016

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