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Office 365 für Mac: Excel Grundkurs

Daten sortieren

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In diesem Video lernen Sie, wie Sie Text, Zahlen oder Datumsangaben auf- und absteigend sortieren können und wie Sie mehrere Sortierkriterien definieren.
05:06

Transkript

Wenn Daten in einer Liste vorliegen, ähnlich wie Datensätze in einer Datenbank, dann besteht die Möglichkeit, die Daten zu sortieren. Im vorliegen Beispiel sehen sie eine Liste, mit Aussendienst Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern. Oben stehen die Datenkategorien. Es sind keine Leerspalten enthalten. Jede Spalte enthält die gleichen Informationseinheiten. Hier Name, Postleitzahl, Eurozahlen und Datumsangaben. Und jede Zeile enthält zusammenhängende Daten. Und es dürfen im Datenbereich auch keine Leerzeilen enthalten sein. Beim Sortieren wird die Reihenfolge der Zeilen verändert. Wenn die ursprüngliche Reihenfolge für Sie eine Bedeutung hat, dann sollten Sie am Anfang der Liste noch eine Spalte einfügen und dort eine fortlaufende Nummerierung einfügen. So können Sie dann die ursprüngliche Anordnung jederzeit wieder herstellen. Für diesen Bereich brauche ich das nicht, jederzeit wieder herstellen. Für diesen Bereich brauche ich das nicht, weil die Reihenfolge in dieser Liste ist hier über die Datumsspalte bestimmt. Und über diese Spalte kann ich die ursprüngliche Reihenfolge jederzeit wieder herstellen. Die Befehle zum Sortieren finden Sie entweder auf der Registerkarte “Start”, hier auf der Schaltfläche “Sortieren und Filtern”, oder auf der Registerkarte “Daten” in diesem Bereich. Ich hab hier eine Zelle mit Text markiert, und dann kann ich, wenn ich auf diese Schaltfläche klicke, von A bis Z sortieren, oder umgekehrt, von Z bis A. Befindet sich die Einfügemarke in einer Spalte mit Zahlen, dann können Sie nach Zahlen sortieren, vom Kleinsten zum Grössten, bzw. vom Grössten zum Kleinsten. Und befindet sich die Einfügemarke in einer Datumsspalte, dann können Sie nach Datum sortieren. Hier das älteste Datum zuerst, und hier das neueste Datum zuerst. Ich klick hier jetzt in eine Textzelle und dann hier auf die Schaltfläche von "A bis Z sortieren". Excel zeigt dann ganz kurz den zu sortierenden Bereich an und sortiert dann in alphabetischer Reihenfolge. Ich klick hier drauf, und dann sehen Sie, der Datensatz mit dem Namen A steht ganz oben, und das endet hier mit Zimmermann. Dann kann ich hier nach Umsatz sortieren. Ich klick hier wieder vom Kleinsten zum Grössten. Und dann sehen Sie, die kleinen Werte stehen oben und dann werden sie immer grösser und dementsprechend veränderst sich auch die Ampel von rot, gelb, nach grün. Das Sortieren einer Datumsspalte funktioniert genauso Ich kann hier auch von ältestem zu neuestem Datum, von neuestem zum ältestem, in dem Fall klick ich mal hier drauf und dann wird der Mitarbeiter, der zuletzt angefangen hat, als erstes angezeigt. Zusätzlich kann ich eigene Sortierkriterien formulieren. Dazu klick ich hier auf die Schaltfläche “Sortieren”, Hier wähle ich aus, nach welcher Spalte sortiert werden soll. Ich möchte nach “Umsatz” sortieren. Klick hier auf “Umsatz”. Und hier kann ich wählen, ob ich nach “Werten” sortieren möchte, sprich nach Datum, Zahlen, oder Text. Aber zusätzlich kann ich auch noch nach Zellenfarbe, Schriftfarbe, oder Zellensymbol sortieren. Das entsprechende Element muss natürlich in der Spalte enthalten sein, nach der ich sortieren möchte. Da ich nach der Spalte “Umsatz” sortieren möchte, die Zellensymbole enthält, kann ich hier nach Zellensymbolen sortieren. Ich möchte ganz oben alle grünen Symbole anzeigen, deswegen wähle ich hier grün. D.h., ganz oben werden die Mitarbeiter angezeigt, deren Zahlen im grünen Bereich liegen. Bestätige ich mit “ok”. Hier sehen Sie schon, die Sortierung wurde umgesetzt, die Datensätze mit grüner Ampel sind aber nicht sortiert sondern in der ursprünglichen Reihenfolge werden sie oben angezeigt. Dann kann ich meine Sortierkriterien noch erweitern. Dann klick ich nochmal auf “Sortieren”, dann auf das Plus Zeichen. Zusätzlich möchte ich den Bereich mit den grünen Symbolen noch nach Namen sortieren. Wähle hier die Spalte “Namen” aus. A bis Z ist ok. Und falls es doppelte Namen gibt, möchte ich noch eine 3. Sortierfolge. Da sortier ich noch zusätzlich nach “Vornamen”. Auch wieder von A bis Z und bestätige. Es werden weiterhin die Datensätze mit den grünen Symbolen oben angezeigt, diese werden jetzt aber zusätzlich nach Name sortiert, von “Baum” bis “Zimmermann” und es gibt zwei “Meier”, da wurde dann das 3. Sortierkriterium angewendet. Auch die Vornamen sind korrekt in alphabetischer Reihenfolge sortiert. Sie können also Datenlisten sortieren, die einen Datenbank ähnlichen Bereich aufweisen, und die Befehle dazu finden sie entweder auf der Registerkarte “Daten”, hier in dem Bereich, oder auf der Registerkarte “Start”. Dazu klicken Sie hier auf “Sortieren und Filtern”. Sie können nach Text, Zahlen, Datum sortieren und ausserdem eigene Sortierfolgen definieren, in denen nach mehreren Sortierkriterien sortiert werden kann.

Office 365 für Mac: Excel Grundkurs

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Erscheinungsdatum:06.09.2016

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