Excel 2013 für Profis

Daten konsolidieren

LinkedIn Learning kostenlos und unverbindlich testen!

Jetzt testen Alle Abonnements anzeigen
Mit Hilfe der Konsolidierung lassen sich Daten anhand der Zeilen- und Spaltenbeschriftung zusammenfassen. Der große Vorteil besteht darin, dass in den zu konsolidierenden Tabellen nicht alle Zeilen- und Spaltenbezeichner vorhanden sein müssen.

Transkript

In Excel gibt es unterschiedliche Möglichkeiten, Daten zusammenzufassen. Mit zu den effizientesten Möglichkeiten zählt die Technik des Konsolidierens. Beim Konsolidieren kann ich unabhängig von der Position der Daten diese Daten zusammenfassen, wobei sich die Funktion Konsolidieren an den Beschriftungen, die sich hier in der Zeile beziehungsweise in der Spalte befinden. Ich habe hier verschiedenen Verkaufsgebiete, in denen unterschiedliche Produkte verkauft werden. Es werden auch in jedem Verkaufsgebiet nicht die gleichen Produkte verkauft, sondern das Ganze ist überlappend. Sie sehen hier, Produkt 1, 4 und 5 in Verkaufsgebiet 1. In Verkaufsgebiet 2 wird das Produkt 2, 3 und 4 verkauft und bei Verkaufsgebiet 3 das Produkt 3, 4 und 5. Diese sollen nun in der Tabelle "Gesamt" zusammengefasst, also konsolidiert werden. Ich gehe in die Zelle, in der meine Konsolidierung beginnen soll, gehe in die Registerkarte "Daten" und wähle hier "Konsolidieren" aus. Hier wird mir die Möglichkeit geboten, einen bestimmten Verweis auszuwählen. Wie Sie sehen, ist hier schon ein Verweis eingetragen. Den entferne ich nochmals. Nun hängt es davon ab, wo sich meine Daten befinden. Sind die Daten in meiner Mappe direkt untergebracht, dann kann ich die entsprechende Tabelle anklicken. Wenn nicht - das heißt, stammen die Daten aus anderen Mappen - müsste ich auf "Durchsuchen" gehen und könnte dann die entsprechende Mappe öffnen, um den Verweis dann zu erstellen. Nun zum ersten Verweis. Der befindet sich in meiner Tabelle "Verkaufsgebiet". Ich gehe in "Verkaufsgebiete" und markiere dort den Bereich, den ich konsolidieren möchte. Wichtig ist, dass Sie die Bezeichner in der Zeile und in der Spalte mit markieren, damit Excel ein Zuordnungskriterium hat. Aus diesem Grund wähle ich auch hier Beschriftung aus oberster Zeile und linker Spalte. Bei meinem ersten Beispiel wähle ich aus "Verknüpfung mit Quelldaten". Das werde ich aber zu einem späteren Zeitpunkt nicht mehr machen, da mir sonst die Datenflut, die ich in meiner Gesamttabelle zu verarbeiten habe, einfach zu groß wird, und das Ganze wird auch zu unhandlich. Ich klicke nun auf "Hinzufügen", und dieser Bezug wird entsprechend übernommen. Dann möchte ich gerne den nächsten Bezug vornehmen. Dazu gehe ich jetzt einfach in "Verkaufsgebiet 2", nach dem hier oben markiert ist, markiere wiederum den in Frage kommenden Bereich und wähle "Hinzufügen". Gleiches mache ich bei "Verkaufsgebiet 3", markiere den Verweis und markiere die in Frage kommenden Daten. Mehr ist hier nicht zu tun. Ich klicke nun auf "OK", und Sie sehen, dass in meiner Tabelle diese Daten übernommen werden. Gleichzeitig werden diese Daten entsprechend gruppiert. Sie sehen die Gruppierungssymbole. Und ich kann natürlich das Ganze auch entsprechend aufgliedern, indem ich die Gruppierung auffächere. Und Sie sehen nun hier die Daten mit dem entsprechenden Bezug. Allerdings war das nicht das, was ich eigentlich haben möchte, denn das Ganze ist mir so etwas zu unübersichtlich. Aus diesem Grund markiere ich diese Zeilen und lösche sie. Wenn Sie sich nun fragen: War die ganze Arbeit umsonst? Nein, nicht wirklich. Ich gehe wieder in die Zelle A1, die ich nachher wieder breiter machen muss, gehe wieder in "Konsolidieren". Und Sie sehen, dass meine Verweise nach wie vor vorhanden sind. Lediglich die Verknüpfung möchte ich jetzt nicht mehr haben. Ich wähle diese ab, klicke auf "OK" und bekomme jetzt wieder die Daten zurück geliefert. Wie gesagt, ich muss noch die Spaltenbreite anpassen. Und Sie sehen, dass die Daten Produkt 1, Produkt 2, Produkt 3, Produkt 4 und Produkt 5 zurückgeliefert werden. Es werden alle Daten zurückgeliefert, die sich in meiner entsprechenden Bezugstabelle befinden. Gleichzeitig werden diese Daten dann entsprechend summiert. Der kleine Wermutstropfen wäre jetzt lediglich der, dass ich, weil es sich ja um Zahlen handelt, keine automatische Neuberechnung erhalte. Aus diesem Grund müsste ich entweder den Vorgang nochmal ausführen, oder ich könnte ein Makro hinterlegen, allerdings ist das nicht Bestandteil dieses Videos. Es gibt allerdings noch einen kleinen Schönheitsfehler, oder auch größeren Schönheitsfehler: Wenn wir nochmal auf "Konsolidieren" gehen, dann sehen Sie, hier arbeiten wir mit absoluten Bezügen. Das bedeutet, würde in die Quelldaten ein neuer Wert eingefügt werden - also eine neue Spalte oder eine neue Zeile -, dann würde der hier nicht berücksichtigt werden, weil ich ja einen festen, einen absoluten Bezug habe. Das möchte ich jetzt nochmal ändern. Deswegen lösche ich jetzt hier nochmal alle Verweise und werde mit entsprechenden Namen arbeiten. Ich gehe ins Verkaufsgebiet 1, markiere diesen Bereich und vergebe hier oben im Namen-Feld den Namen "VK_1", für Verkaufsgebiet eins. Gleiches mache ich bei Verkaufsgebiet 2. Auch hier markiere ich den Bereich. "VK_2". Wichtig ist, dass Sie kein Leerzeichen eingeben bei der Namensvergabe, und dass Sie die Eingabe immer mit der Enter-Taste abschließen. So, und das Letzte, mein Verkaufsgebiet 3. "VK_3" und mit der Enter-Taste bestätigen. Zurück in meine Gesamttabelle. Auch hier lösche ich wieder die entsprechenden Daten. Das können Sie mit Strg+- machen, indem Sie die Zellen alle entfernen. Ich gehe wieder in die Ausgangszelle und gehe wieder auf Konsolidieren. Wie Sie vielleicht wissen, kann ich vergebene Namen über die die Funktionstaste F3 aufrufen. Mir werden die Namen angezeigt, und ich wähle jetzt lediglich den Namen aus, den ich hier als Bezug haben möchte und klicke auf "Hinzufügen". Nochmal, F3, ich wähle mein Verkaufsgebiet 2 aus, klicke auf "OK - Hinzufügen". Nochmal, F3, mein Verkaufsgebiet 3, "OK - Hinzufügen". Das geht erstens schneller, als wenn ich mit Bezügen arbeite. Und, wie gesagt, die absolute Adresse ist jetzt im Namen enthalten und nicht mehr in der Konsolidierung direkt. Klicke ich jetzt auf "OK", dann sehen Sie in erster Näherung noch keinen Unterschied, das Ganze erscheint so, wie Sie es ursprünglich gesehen haben. Angenommen, wir würden nun ein neues Produkt mit aufnehmen. Beispielsweise soll in meinem Verkaufsgebiet 2 ein weiteres Produkt aufgenommen werden, beispielsweise ein Produkt - ich nenne das jetzt einmal Produkt "3,5". Das ist natürlich Quatsch, aber Sie sehen dann, dass er dieses Produkt entsprechend mit aufnimmt. "Produkt 3,5". Und hier sollen irgendwelche Werte stehen. Ich mache das am einfachsten mit der Funktion "Zufallsbereich". Die Werte sollen zwischen "500" und "1000" liegen, Klammer zu, Ausfüllen, dann noch Kopieren und als Wert einfügen. Und mithilfe der Escape-Taste das Ganze aus der Zwischenablage entfernen. Machen wir die Probe auf das Example: Ich gehe in die Tabelle "Gesamt", lösche wieder die entsprechenden Zellen, gehe in die Zelle A2, wähle "Konsolidieren". Und nun brauche ich nur noch auf "OK" klicken, und Sie sehen, der Vorgang wird durchgeführt. Außerdem sehen Sie, dass hier mein Produkt "3,5" erscheint, das Produkt, das ich eben als neue Produktgruppe in Verkaufsgebiet 2 eingefügt habe. Sie haben hier eine Möglichkeit kennengelernt, wie Sie mithilfe der Funktion "Konsolidieren" auf einfache Art und Weise Daten zusammenfassen können ohne Rücksicht darauf, ob in diesen Daten ganz bestimmte Überschriften noch vorhanden sind oder nicht. Sie sind ebenfalls von der Position absolut unabhängig. Sie müssen lediglich dafür sorgen, dass die Beschriftungen, die sich in der Zeile oder in der Spalte befinden, identisch sind.

Excel 2013 für Profis

Holen Sie mehr aus Excel 2013 heraus und lernen Sie, Ihre Zahlen übersichtlicher darzustellen, gezielter zu analysieren sowie eigene Lösungen zu entwickeln.

7 Std. 56 min (96 Videos)
Derzeit sind keine Feedbacks vorhanden...
 
Hersteller:
Exklusiv für Abo-Kunden
Erscheinungsdatum:30.04.2013

Dieser Online-Kurs ist als Download und als Streaming-Video verfügbar. Die gute Nachricht: Sie müssen sich nicht entscheiden - sobald Sie das Training erwerben, erhalten Sie Zugang zu beiden Optionen!

Der Download ermöglicht Ihnen die Offline-Nutzung des Trainings und bietet die Vorteile einer benutzerfreundlichen Abspielumgebung. Wenn Sie an verschiedenen Computern arbeiten, oder nicht den ganzen Kurs auf einmal herunterladen möchten, loggen Sie sich auf dieser Seite ein, um alle Videos des Trainings als Streaming-Video anzusehen.

Wir hoffen, dass Sie viel Freude und Erfolg mit diesem Video-Training haben werden. Falls Sie irgendwelche Fragen haben, zögern Sie nicht uns zu kontaktieren!