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Excel: Daten aufbereiten

Daten in mehrere Spalten auftrennen

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Mehrere Informationen in nur einer Spalte vereint, sind stets eine unglückliche Wahl. Sie sollten in mehrere Spalten aufgetrennt werden. Der Trainer zeigt Ihnen einige Techniken für diese Aufgabe.
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Transkript

Es gibt drei Möglichkeiten, wie Sie Daten trennen können. Das heißt, Sie haben eine Liste bekommen und in dieser Liste stellen Sie nun fest, es stecken in einer Zelle, in einer Information, mehrere Informationen, die Sie irgendwie auseinander lösen können. Diese drei Lösungen heißen, erstens, "Daten" "Text in Spalten", zweitens die Blitzvorschau, drittens mit den Formeln, mit bestimmten Textfunktionen kann ich das auch lösen. Ich stelle Ihnen in diesem Film sämtliche Lösungen vor. Erstens, hier bei den Kostenstellen ist die letzte Ziffer eine Prüfziffer. Wie bekomme ich denn das raus? Nun, einerseits kann ich es mit "Daten" "Text in Spalten" machen, kann also diese Spalte markieren und kann über "Daten" "Text in Spalten" eben festlegen, alle Kostenstellen haben die gleiche Ziffernlänge, das heißt, wir haben hier eine feste Breite, und ich hätte ganz gerne an letzter Stelle, weiter geht's, die entsprechende Ziffer herausgelöst, "Fertig stellen", und damit trennt er mir das auf, Sie sehen, hier in die Spalte und in die Spalte. Die Überschrift interessiert mich jetzt nicht, die ist natürlich kaputt. Das Gleiche könnte ich mit der Immobilie machen, wenn ich z. B. die letzte Ziffer, nein, hier brauche ich die vierte Ziffer, Sie können bei der Immobilie natürlich auch mit "Daten" "Text in Spalten" das rauslösen, mache ich mal, wenn Ihnen wichtig ist, wir haben hier wieder eine feste Breite, das an der vierten Stelle, das heißt, nach der dritten, die Ziffer Auskunft gibt, ob es sich um Erbpacht, um Vermietung, um einen Verkauf, eine Immobilie, usw. handelt. Weiter geht's. Und "Fertig stellen", und auch so wird die Spalte getrennt. Natürlich ist die ursprüngliche Spalte kaputt, das heißt, hätten Sie sie noch gebraucht, hätte ich sie vorher kopieren müssen. Okay. Bei IBAN-Nummern das gleiche Spiel. Auch hier, wenn mir das Länderkennzeichen wichtig ist, kann ich über "Daten" "Text in Spalten" das Ganze aufsplitten, kann entweder mit einer festen Breite sagen, alle Länderkennzeichen sind zwei Buchstaben lang, bitte trenne es mal, "OK", "Fertig stellen", und schon habe ich es getrennt. Achtung! Die Zahlen stimmen so nicht. Ich probiere sie mal, zu formatieren, probiere hier mal, auf festes Zahlenformat zu gehen. Natürlich ohne Nachkommastellen. Und hier hat er natürlich Unfug gemacht, das geht so nicht, zurück, zurück, zurück, also noch einmal das Ganze. Wenn ich hier die Ziffern brauche, dann müsste ich versuchen mit "Daten" "Text in Spalten", "Weiter" geht's, natürlich mit einer festen Breite geht es "Weiter", zwei Stellen, und im letzten Schritt sage ich, die Spalte dahinten, bitte lass sie in Frieden, bitte wandle sie nicht um, das ist Text, "Fertig stellen", das sieht schon besser aus. Übrigens, das Problem hätten Sie auch lösen können, mit einer Textfunktion, die Textfunktion heißt "rechts". Ist eine relativ einfache Funktion, schneide mir von rechts eine bestimmte Anzahl Zeichen, oder natürlich, ich brauche die Buchstaben, also "links", hole von links aus diesem Text die ersten zwei Zeichen. Das heißt, ich beginne, von links zu schneiden, und brauche zwei Zeichen, und hier holt er mir "DE". Wenn ich das Ganze runterziehe, bekomme ich jeweils den Ländercode zurück. Also hier hätte die Formel auch ihre Berechtigung, geht relativ einfach. Bei der ISBN oder bei der ISBN-13-Nummer gleiches Spiel, ich kann natürlich entweder mit der Funktion "Daten" "Text in Spalten" oder auch mit Textfunktionen arbeiten. Ja, und wo ist denn die dritte Variante, ich zeige Sie Ihnen mal bei den "Dateinamentrennen", hier kann ich auch mit Formeln arbeiten, ich möchte hier ganz gerne aus dieser Liste jeweils den Dateinamen ermitteln. Insgesamt haben diese Texte eine Länge, das mache ich mal mit einer Textfunktion, "=länge(A2)" von dir Text, und damit ermittelt er 46 Buchstaben. Kann ich runterziehen, und das ist Anzahl der Buchstaben in diesem Text. Nun, wenn ich gezählt habe, wie viele Buchstaben das vorher waren, ich glaube das waren 29, dann kann ich mit "ist gleich" von rechts aus diesem Text, wie viele Zeichen schneiden wir raus, die Gesamtzeichenlänge minus die Anzahl, wenn Sie die nicht wissen und wenn Sie die nicht zählen wollen, kann man es auch anders ermitteln, ich zeige Ihnen gleich wie, Klammer zu, (=rechts(A2;B2-29), Enter, und Sie sehen, das war natürlich die falsche Zahl, also müssen wir es doch anders ermitteln, ich markiere einfach diesen Pfad hier bis Vorlagen, kopiere diesen Pfad, wechsle hier zurück, und statt minus 29 schreibe ich wieder minus Länge, Klammer auf, von diesem Text, Anführungszeichen, Klammer zu, er berechnet für mich die Länge, brauche ich nicht abzählen, "Enter", und schon habe ich den Dateinamen. Prima. Und wo ist jetzt meine schnellere Variante? Antwort, sie heißt Blitzvorschau. Ich kann direkt nebendran, das muss allerdings nebendran passieren, den ersten Teil reinschreiben, in dem Fall "Fax.dot". "Enter". Sobald ich anfange, den zweiten Teil reinzuschreiben, "Protokoll", sehen Sie schon, was passiert, er schlägt mir nicht nur in der einen Zelle vor, was er raustrennen will, er schlägt mir in allen Zellen darunter vor, hier würde ich auch so raustrennen, wenn ich "Enter" drücke. Und ich drücke mal "Enter", und Sie sehen, diese Blitzvorschau, das sehen Sie hier an dem Symbolchen, die hat mir die Daten getrennt. Tolle Sache, warum zeigt er es nicht gleich? Die Antwort ist, bei dem ersten Beispiel mit dem Kostenstellen funktioniert die Blitzvorschau nicht, wenn ich hier eine Neun reinschreibe, hier eine Eins, eine Null, eine Acht, bei Zahlen geht sie leider, leider nicht. Das funktioniert nur bei Texten, und der zweite Knackpunkt, diese Blitzvorschau, muss direkt neben den Daten stehen, also nicht irgendwo auf dem Tabellenblatt, sondern direkt in der Spalte nebendran, sonst funktioniert es nicht. Nun, manchmal brauche ich eben Formeln, manchmal tut der Assistent "Text in Spalten" gute Dinge, manchmal klappt auch diese Blitzvorschau. Überprüfen Sie es einfach, wenn Sie es nicht wissen, und zu guter Letzt noch ein kleines Beispiel, hier "DatumTrennen". Ich bekomme eine Liste geliefert, in der steht dummerweise das Datum so. Ich könnte jetzt mit dem Assistenten "Daten" "Text in Spalten" drüber herfallen, trenne mal bitte nach zwei Zeichen, wieder nach zwei Zeichen, dann habe ich Tag, Monat, Jahr. Und die kann ich wieder zusammenfassen. Ich möchte einfach mal zeigen, ich kann natürlich auch mit "=links", hol mal bitte aus dem Text von links die ersten zwei Zeichen raus, hole mal bitte, das mache ich jetzt einmal hier, "rechts", hole mal bitte von rechts aus diesem Text die letzten vier Zeichen raus; und wie kriege ich die mittleren zwei Ziffern? Antwort. Dafür gibt es eine andere Funktion, die heißt "teil", schneide mal bitte aus dem Text ab der Position Nummer drei zwei Zeichen raus. Also das erste Zeichen hat die Position drei, die Anzahl der Zeichen ist zwei, bitte zwei Ziffern für die Monatszahl, "Enter". Und damit habe ich die drei Informationen Tag, Monat, Jahr, und das kann wiederum mit der Funktion "datum" zusammengesetzt werden, hier brauche unbedingt eine Funktion, dafür gibt es keinen Assistenten, Datum will wissen, welches Jahr, welcher Monat, welcher Tag, und da draus bastelt mir nun Datum ein vernünftiges Datum, wie Sie sehen, jetzt habe ich lauter Datumsangaben. Also, verschiedene Techniken, etwas zu trennen, und manchmal muss ich sie hinterher wieder zusammenbauen.

Excel: Daten aufbereiten

Erfahren Sie, wie Sie effizient und zielsicher importierte Daten für die Weiterverarbeitung aufbereiten.

2 Std. 3 min (30 Videos)
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