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OneDrive for Business Grundkurs

Daten für andere Nutzer freigeben

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Lassen Sie sich zeigen, wie Sie Dateien und Ordner für andere Nutzer freigeben und diese über solche Freigaben informieren können. Außerdem erfahren Sie, wie Sie die Zugriffsrechte verwalten können.

Transkript

Wer Programme, wie OneDrive for Business, dazu nutzt, in der Cloud zu arbeiten, der will zumeist auch mit seinen Kollegen zusammenarbeiten können. Alle Cloud-Laufwerke erlauben es deshalb auch, dass Sie Ordner und Dateien für andere Nutzer freigeben. Das ist bei OneDrive for Business nicht anders, wie Sie in diesem Video sehen werden. Ich habe hier unseren OneDrive-Bereich geöffnet und wechsle in das Verzeichnis "Texte und mehr". Sie können bei OneDrive for Business hier in der letzten Spalte immer sehen, ob Dateien bereits mit jemand geteilt wurden. Hier sehen Sie eine, die mit dem Trainer Graz geteilt wurde. Das möchte ich jetzt mit einer anderen Datei ebenfalls durchführen. Mit dieser Datei zum Beispiel. Sie können, wie Sie es vielleicht schon von OneDrive her kennen, sowohl auf die letzte Spalte klicken, um entsprechend Dateien zu teilen, dann öffnet sich ein entsprechendes Fenster, oder, Sie führen einen Rechtsklick aus, und gehen über das Kontextmenü, bekommen dann das selbe Fenster angezeigt. Sie können jetzt hier einen Namen, oder eine Emailadresse eingeben. Wenn Sie hier nur einen Namen angeben, dann sucht Office 365 nach Nutzern, die es schon kennt, und zeigt Ihnen entsprechend die Adresse an. Sie können aber auch hier direkt auf "Link abrufen" klicken, und Office 365 erstellt Ihnen einen Link für diese Datei. Sie können zum Beispie dann auswählen: Sie schicken einen Link, der keine Anmeldung erfordert; weiterhin können Sie einen eingeschränkten Link schicken, damit können nur bestimmte Personen diesen Link öffnen; und Sie können Links anfordern, die nur für Ihre Organisation gelten. Niemand, der nicht selbst, in diesem Fall bei uns, bei "LinkedIn Austria GmbH" ist, kann diesen Link dann öffnen oder bearbeiten. So, Sie können sich hier dann auch noch anzeigen lassen, ob dieser Text bereits einmal geteilt wurde. Um Ihnen das zu zeigen, habe ich hier schon mal eine Anforderung gestellt, nämlich auch das ist möglich unter OneDrive for Business. Das heißt, ein Nutzer kann sagen: "Bitte, du, lieber Nutzer, teile doch diesen Text mit mir". Dann bekommen Sie diese Anforderung gezeigt. Die ist jetzt von mir selbst, aber das ist ja auch nur zu Demozwecken. Und Sie sehen, der Herr Schlehde hat gestern um 14:01 gefragt, ob er auf diese Datei zugreifen darf. Ich kann jetzt auf "Genehmigen" klicken. Ich kann eine Nachricht angeben: "Bitte, da hast du die Datei". Und entsprechend senden, "Neuer Kommentar wird gesendet". Der Kommentar wurde bereitgestellt, somit habe ich es also genehmigt, dass der Herr Schlehde auf diese Datei zugreifen darf. Wir wollen jetzt aber eine Person einladen, und ich lade jetzt mal als Beispiel eine Person ein, die außerhalb unseres Unternehmens ist. Das ist hier wieder der Trainer Hugo. Das ist ein Konto, das ich extra für Testzwecke angelegt habe. Sie sehen, es wird mir auch ein Nutzer innerhalb unserer Organisation sofort angezeigt. OneDrive for Business warnt mich nochmal, dass dieser Nutzer nicht zu unserer Organisation gehört, und ich kann jetzt entscheiden, dieser Nutzer kann die Datei bearbeiten, oder er kann sie einfach nur anzeigen. Ich füge auch hier wieder gleich eine Nachricht hinzu. Und kann jetzt entscheiden, soll er eine Emaileinladung bekommen, und ist eine Anmeldung erforderlich. Wenn eine Anmeldung erforderlich ist, dann bekommt der Nutzer einen Link, klickt darauf und muss sich dann bei OneDrive anmelden. Hat er kein OneDrive for Business, er ist ja nicht in unserer Organisation, so kann er das auch mit einem normalen OneDrive oder Microsoft-Konto machen, aber er muss, wenn eine Anmeldung erforderlich ist, ein solches Konto besitzen. Darum werde ich das jetzt einfach mal abwählen und "Teilen" entsprechend auswählen. Ein Element wird aktualisiert. Und Sie sehen jetzt, dass hier dieser Text angezeigt wird, dass ich das freigegeben habe, und Sie haben gesehen, es kommt auch eine Meldung entsprechend, dass ich-- Kleiner Moment bis Outlook geöffnet wird. Es kommt eine Meldung per Mail an mich, dass ich eine Datei freigegeben habe. In diesem Fall an mich, weil ich die ja vorher freigegeben habe. Aber wir wollen jetzt gerne sehen, wie das beim Trainer Hugo aussieht, bei dem, den ich diese Datei geschickt habe. Dazu habe ich diesen Account einfach mal in anderen einem Browser aufgerufen, in echt wird das natürlich auf einem anderen Rechner, an einer anderen Stelle sein, aber diese Demonstration soll Ihnen ja zeigen, wie das aussieht. Der Trainer Hugo hat also diese Nachricht von mir gekriegt, 'Hier ist eine Datei für dich". Er kann da einfach draufklicken, das wird er jetzt auch tun, und Sie sehen, automatisch macht sich bei ihm jetzt Word Online auf. Ich habe gesagt, keine Anmeldung, er kann einfach drauf zugreifen, und den Text, jetzt über "Dokument bearbeiten", auch entsprechend seiner Vorstellung bearbeiten. Das ist einfach, das ist schnell. Sie können so Nutzer auch außerhalb Ihrer Organisation miteinbeziehen, ohne dass die dafür ein Office 365 oder OneDrive-for-Business-Konto benötigen.

OneDrive for Business Grundkurs

Erfahren Sie, wie Sie den Cloudspeicher in Office 365 nutzen.

1 Std. 19 min (13 Videos)
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Erscheinungsdatum:15.02.2017

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