OneDrive Grundkurs

Daten für andere Nutzer freigeben

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Lassen Sie sich zeigen, wie Sie Dateien und Ordner für andere Nutzer freigeben und diese über die Freigabe informieren können. Außerdem erfahren Sie, wie Sie die Zugriffsrechte verwalten und wieder zurücknehmen können.

Transkript

Das Abspeichern von Dateien im Web, auf Cloud speichern, bietet nicht nur den Vorteil, dass Sie von überall her auf Ihre Daten zugreifen können, sondern Sie haben dadurch auch die Möglichkeit, Dateien und Ordner mit anderen Anwendern zu teilen. In diesem Video zeige ich Ihnen, wie Sie Ihre Daten aus OneDrive heraus teilen können. Ich habe dazu schon mal den OneDrive-Ordner geöffnet und wechsle jetzt hier in das Verzeichnis "Dokumente". Ich möchte diese Datei, diese Word-Datei, nun mit einem anderen Nutzer teilen. Dabei braucht der Nutzer nicht in meiner Firma, nicht auf meinem PC, also nicht in meiner Nähe zu sein. Ich kann das wirklich mit jedem Nutzer teilen. So, um zu teilen, könnte ich entweder hier oben einmal auf "Teilen" drücken oder einen Rechtsklick auf die Datei ausführen und dann "Teilen" auswählen. Sie sehen, OneDrive stellt Ihnen jetzt verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung. Und wenn Sie "Mehr" klicken, dann können Sie diesen Link auch über soziale Medien wie Facebook, Twitter oder LinkedIn verteilen. Uns sollen jetzt aber im Moment mal die Standard-Optionen genügen Zunächst einmal sollten Sie entscheiden, was derjenige, der diesen Link von Ihnen bekommt, mit dieser Datei machen darf. Grundsätzlich und standardmäßig vorgewählt ist diese Option: "Jeder mit diesem Link kann dieses Element bearbeiten". Das ist sehr weitreichend. Sie schicken einen Link hinaus in die Welt und wer den bekommt, kann Ihre Datei bearbeiten. Wollen Sie das verändern, dann klicken Sie hier an und können das "Bearbeiten zulassen" wegnehmen oder auch wieder hinzutun. Wenn Sie nun einen Link abrufen, so generiert OneDrive automatisch einen Link. Der ist relativ kryptisch. Also, Sie brauchen eigentlich keine große Angst zu haben, dass jemand zufällig diesen Link herausbekommt, aber trotzdem ist es ein Risiko. Dies ist ein offener Link. Die Übertragung ist zwar gesichert, es ist ein "https://", aber es ist ein offener Link. Jeder, der ihn hat, kann auf diese Datei zugreifen. Wenn Sie nun auf "Kopieren" drücken, wird der Link im Zwischenspeicher abgelegt und Sie können den Link in eine E-Mail einfügen oder in ein anderes Dokument, das Sie weitergeben wollen. Sie können aber auch gleich direkt den Weg via E-Mail wählen. Der Weg via E-Mail ist etwas spezifischer, weil Sie hier sagen, ein bestimmter Nutzer bekommt diese E-Mail und nur der hat den Link. Während Sie hier einen allgemeinen Link erstellen, den eigentlich jeder nutzen kann. Wie sieht das jetzt aus? Ich schließe das hier mal wieder. Und Sie sehen, in der Anzeige hat sich gleich die Spalte "Freigabe" verändert. Hier steht jetzt "Besitzer" als derjenige, der die Freigabe, ich, der Besitzer dieser Datei, der die Freigabe initiiert hat. Wenn Sie hier "Info" für diese Datei auswählen, dann sehen Sie eine kurze Abbildung der Datei, den Namen der Datei. Und Sie sehen, dass diese Datei freigegeben wurde mittels eines Links. Und es steht auch dabei, jeder mit diesem Link kann die Datei bearbeiten. Sie können auch Kommentare hinzufügen. Wenn Sie diesen Link jetzt wieder deaktivieren wollen, also, Sie sagen, das war vielleicht doch nicht so die beste Idee oder der Nutzer hat das schon einmal gemacht, die brauche ich nicht mehr, dann können Sie hier durch einen Druck auf dieses Kreuz diesen Link wieder entfernen. Es kommt nochmal eine Abfrage, "Link entfernen?" Das dauert einen kleinen Moment und dann ist der Link wieder verschwunden. Sie sehen, hier steht immer noch "Freigabe durch Besitzer". Das brauchen wir nur einmal wieder upzudaten, dann ist das auch weg. Die Datei ist nun nicht mehr freigegeben. Aber ich wollte Ihnen ja noch zeigen, wie das funktioniert, wenn ich das Ganze an eine einzelne Person schicke. Ich drücke hier wieder auf "Teilen", sage "E-Mail". Nun können Sie hier einen Namen angeben. Ich wähle jetzt einen unserer Test-Accounts aus. Sie sehen, wenn OneDrive bestimmte Nutzer schon kennt, und zwar ist das diese Adresse von unserem hiesigen Account, die in OneDrive bekannt ist. D.h. wenn Sie also diesen Link an einen Nutzer schicken wollen, der bspw. ein Office 365-Konto hat, dann wird das hier automatisch angezeigt. Das wollen wir jetzt aber nicht, sondern wir wollen das an einen Nutzer außerhalb von OneDrive oder Office 365 schicken, und zwar mit einer Google-Adresse. Auch das funktioniert. Deshalb sagt OneDrive hier auch "Keine Ergebnisse", weil es diesen Nutzer nicht kennt. Aber es wird trotzdem eine E-Mail an ihn geschickt, keine Angst. Und Sie können eine kurze Nachricht dazugeben, "Ist der Link..." So, und nun habe ich diese Mail versendet. Sie sehen hier oben bei dem Update, dass OneDrive jetzt vermerkt, es wurde geteilt. Oder Sie können bei den Informationen wieder nachgucken, an wen der Link versendet wurde und auch welche Zugriffsrechte derjenige, der den Link bekommen hat, dann hat. Er kann nämlich bearbeiten. Das können Sie hier jetzt ändern in "Nur anzeigen" oder "Nicht mehr teilen". Ich möchte Ihnen aber jetzt auch zeigen, wie das auf der anderen Seite aussieht. Also, wie das bei dem Nutzer, bei diesem Trainer Hugo, jetzt aussieht. Wechsle kurz auf einen anderen Rechner und rufe dort die Mailbox von Trainer Hugo auf. Und Sie sehen, der hat von Trainer Graz eine Nachricht gekriegt. Und da steht drin, "Ich habe Shortcut-Keys für Windows 10 mit Ihnen auf OneDrive geteilt". Und hier steht auch meine Nachricht, "Hier ist der Link, den ich Dir schicken wollte". Wenn der Nutzer nun darauf klickt, dann wird automatisch sofort Word online gestartet und er kann im Browser bearbeiten, jetzt auf diese Datei zugreifen und dort auch gewisse Änderungen vornehmen, die Datei also entsprechend auch verändern und dann wieder abspeichern. Hier steht "Auf OneDrive gespeichert". D. h. sie wird automatisch geändert und jetzt auch abgespeichert. Zum Schluss sollten Sie vielleicht sagen, ok, wenn der andere Mitarbeiter alle seine Änderungen durchgeführt hat, dann kann es durchaus sinnvoll sein, die Zugriffsberechtigung wieder zu ändern. Ich klicke hier also auf "Nicht mehr teilen" und ändere damit diesen Link wieder. Sie sehen, dass Windows mir meldet, dass "Guest", es ist ein Gast, weil der Name ist ja OneDrive oder Windows nicht bekannt, begonnen hat, "Shortcut-Keys für Windows" zu bearbeiten. Ich werde darüber benachrichtigt, dass er nicht nur meinen Link bekommen hat, sondern dass er auch angefangen hat, diese Datei zu bearbeiten. Das wussten wir jetzt aber ja schon bereits. Was Sie zudem noch machen können, und das möchte ich Ihnen kurz auch nochmal zeigen, Sie können auch ganze Ordner teilen. Allerdings, und das sehen Sie gleich, sagt Ihnen OneDrive sofort, es wird nicht empfohlen, Ordner zu teilen. Da sie von einigen Apps automatisch hinzugefügt werden und Sie nicht unbedingt die Kontrolle darüber haben, was mit diesen Ordnern passiert. Wenn Sie die gleiche Prozedur, die wir jetzt mit der einzelnen Datei gemacht haben, mit dem Ordner durchführen, dann passiert das genauso. Sie können einen Link verschicken, allerdings muss der Nutzer am anderen Ende dann wirklich ein eigenes OneDrive-Konto benutzen. Er wird aufgefordert, sich bei OneDrive anzumelden, bevor er diesen Ordner überhaupt bearbeiten kann. Es ist nicht so, wie eben gesehen, dass er einfach direkt auf die Datei zugreifen kann. Dasselbe geschieht auch, wenn Sie nur einen Link freigeben, ohne ihn spezifisch einem Nutzer zuzuordnen. Auch dann muss der Nutzer selbst ein OneDrive-Konto besitzen, mit dem er diese Datei dann öffnet und darauf zugreift oder eben ein OneDrive-Konto anlegen. So ist die einfachste Art, ein Dokument mal eben schnell zu teilen, die, die ich Ihnen eben gezeigt habe. Geben Sie direkt an, welchem Nutzer Sie eine Datei zuordnen wollen, lassen Sie ihn drauf arbeiten und nehmen den Link dann bzw. die Zugangsberechtigung wieder weg. So haben Sie schnell und effizient die Möglichkeit, jemand von außerhalb Ihrer Firma, außerhalb der Familie, direkt die Möglichkeit zu geben, auf eine von Ihren Dateien zuzugreifen.

OneDrive Grundkurs

Sehen Sie, wie Sie den Microsoft-Cloudspeicher unter Windows 10 konfigurieren und einsetzen.

1 Std. 40 min (17 Videos)
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Erscheinungsdatum:12.01.2017

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