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Excel 2016: Datenanalyse

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Die AutoFilter sind sehr flexibel und erkennen auch unterschiedliche Datentypen in den Spalten. Insbesondere für Datumswerte bieten sie eine breite Auswahl an vordefinierten Bereichen an.

Transkript

Viele Auswertungen von Datenlisten basieren darauf, dass Daten weggefiltert werden. Und bevor ich das mache, möchte ich nochmal deutlich darauf hinweisen. Hier, in der Ergebniszeile, wird sowieso die TEILERGEBNIS-Funktion benutzt. Wenn Sie das außerhalb irgendwo einsetzen, sollten Sie auch dort dringend die TEILERGEBNIS-Funktion benutzen. Ich werde diesen Block jetzt mal vorübergehend. Mit gedrückter Maustaste nach da oben kopieren, damit es immer gleichzeitig im Blick ist, denn diese Liste wird gleich kürzer und länger. Damit ich die filtern kann, müssen die AutoFilter aktiv sein, Das ist hier oben, wenn ich reingeklickt hatte, die Schaltfläche "Filter". Der einfachste Filter ist beispielsweise ein Textfilter. Ich kann also hier bei Textfilter entweder mühsam irgendwas angeben, hier auswählen Enhält. Oder viel einfacher dort reinschreiben zum Beispiel alles, was dorf enthält. Das ist technisch das Gleiche. Mit dem OK sehen Sie diese sechs; Achtung, das ist eventuell dahinter geschoben, das kann ich hier immer prüfen. Sehen Sie diese sechs Eintragungen, die das Wort "dorf" enthalten. Um einen Filter loszuwerden, gibt es zwei Möglichkeiten. Entweder können Sie hier klicken und auf Filter löschen gehen. Das mache ich jetzt nicht. Oder Sie haben dort oben das Daten-Register aktiv und können hier auf Löschen klicken, je nachdem was gerade schneller zu erreichen ist. Das löscht den Filter, dieses hebt die Filteranzeige auf. Das ist also das geeignetere, wenn Sie nur den Filter entfernen wollen, aber nicht diese Anzeigepfeile. Also Textfilter kann man da oben einfach rauswählen. Das geht auch anders. Ich mache das mal mit der etwas kürzeren Liste. Dafür brauche ich etwas Platz, also habe ich mit Doppelklick das Register mal eingeklappt. Diese Liste lässt sich nämlich hier leider nicht dauerhaft, aber immerhin immer mal wieder verlängern. Ich kann also mit dieser Liste auch direkt auswählen: erstmal alle weg. Und dann sage ich meinetwegen, diese vier Länder möchte ich zusammen sehen. Nach dem OK werden die entsprechend gefiltert. Da könnte ich jetzt im einfachsten Fall unten nachgucken. Es sind von den 108 Datensätzen nur noch 41 übrig. Dass gefiltert wird, sehen Sie auch hier an der Blaufärbung der Zeilenköpfe. Wenn Sie genau gucken, sehen Sie auch hier zwischendurch, die weggeblendeten Zeilen an der Doppellinie. Auch hier hebe ich den Filter wieder auf. Das hebt hier ja pro Spalte nur einen Filter auf. Mit Daten könnte ich alle Filter, wenn mehrere gesetzt sind, gleichzeitig aufheben. Ich möchte zuerst alle Bundesländer sehen, daher wechsle ich wieder hierhin, die das Wort "sachs" enthalten. Und nach dem OK sehen Sie, das könnte man auch hier schon hin und her ziehen und damit sichtbar machen, dass es nicht nur Sachsen und Sachsen-Anhalt ist, sondern natürlich auch Niedersachsen. Und jetzt will ich außerdem darin den Ort Aachen auswählen. Wie Sie sehen, sehen Sie nichts. Dieser Ort Aachen darf hier nicht auftauchen, weil er in Nordrhein-Westfalen liegt. Das heißt, diese Listen sind abhängig auch von den gezeigten Daten. Wenn ich hier den Filter wieder aufhebe, kann ich hier wieder Aachen anzeigen, zum Beispiel nehme ich alles entferne hier, und dann nur Aachen sichtbar mache, und nach dem OK den einzigen, aber immerhin, Datensatz aus Aachen sehe. Auch hier wieder aufgehoben. Das waren die Filter, die sich mit Text beschäftigen. Das weiß dieser Filterdialog oder dieses Filterpopupmenü direkt, je nachdem wo Sie draufklicken. Wenn ich mich mit einem Datum beschäftige, dann ändert sich das entsprechend. Hier gibt es jetzt also eine ganz andere Auswahl, nicht Enthält oder Beginnt mit oder sowas wie bei Text, sondern ganz klassische Datumsvorgaben. Viele davon funktionieren jetzt nicht so besonders praktisch, weil, wie Sie sehen, die Datumswerte von Anfang des Jahres sind. Also ich könnte bestenfalls hierhin wechseln und sagen, ich brauche das Quartal 1. Das ist wenig hilfreich, Sie sehen das jetzt hier unten auch, weil sowieso alle Datensätze aus dem ersten Quartal sind. Also werde ich dort lieber, den Datumsfilter für diesen Zeitraum nehmen, der beispielsweise nur den Februar betrifft. Also alle, die sich im Februar angemeldet haben, das sind 38 von insgesamt 108. Und entsprechend kann ich jetzt hier unten immer vergleichen, je nachdem ob Sie diese Zahl sichtbar haben, die könnte ich mir auch noch oben anzeigen, oder ob Sie da unten lesen. Das wird mit der nächsten Funktion, die Sie aufrufen, unten wieder gelöscht, daher muss man da schnell gucken. Also für Datumswerte kann ich hier entweder, wenn das in diesem Bereich liegt, in dem ich mich gerade befinde, sehr schön Schnellauswahl hinkriegen. Oder hier gezielt Quartale oder Monate auswählen. An dieser Stelle schmeiße ich den Filter auch mal wieder raus. Das gilt natürlich genauso hier für die Auswahl in diesem Popupmenü. Da werden Sie finden mit mehreren Jahren, dass die nach Jahren und nach vorkommenden Datumswerten sortiert sind, sodass man sie auch hier sehr schön auswählen kann, zum Beispiel für Februar und März jetzt. Auch hier nehme ich den Filter wieder raus. Damit sind wir beim dritten, nämlich beim Zahlenfilter. Der ist vergleichsweise einfach, obwohl auch das Datum im Grunde eine Zahl ist. Da gibt es also die typischen Kandidaten für gleich, Größer, Kleiner und hier noch paar Besonderheiten, die es erlauben, bestimmte Datensätze nicht nur, wie Sie später sehen, mit bedingter Formatierung, sondern auch direkt mit Ihren Daten hervorzuheben. Also wenn ich jetzt mal alle auswählen will, die von 1960 kommen. Nach dem OK sehen Sie, diese vier Datensätze erfüllen das Kriterium. Texte haben typischerweise so eine Enthält-Eigenschaft. Die ist am bequemsten hier einzugeben. Oder Datumswerte haben am bequemsten, finde ich dann, dieses im Zeitraum, wenn Sie nicht sowieso gerade diesen oder letzten Monat suchen. Aber der vorletzte wäre schon problematisch. Und Zahlen, da kann ich jetzt den Filter wieder rausnehmen, Zahlen erlauben vor allem diesen Größer-, Kleiner- oder Exakt-gleich-Vergleich.

Excel 2016: Datenanalyse

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3 Std. 6 min (38 Videos)
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Erscheinungsdatum:03.03.2017

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