Excel 2016 lernen

Daten eingeben, löschen und ändern

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Auch, wenn man meist recht viel in Excel-Zellen eintippt, gibt es dabei doch immer wieder den einen oder anderen Stolperstein, weiß Lorenz Hölscher. Hier verrät er, wie Sie mit Tastatureingaben einschließlich der praktischen Sonder- und Funktionstasten korrekte wie korrigierte Eingaben machen – selbst über mehrere markierte Zellen hinweg.

Transkript

Obwohl die Eingabe von Daten in Excel-Zellen eigentlich so eine der fundamentalen Tätigkeiten ist, sehe ich dort ganz oft Fehler oder zumindestens Schwierigkeiten. Damit Sie das hier auch deutlich sehen, was passieren kann oder was passieren soll, werde ich jetzt zuerst hier mit diesem Zoomschieber ein bisschen nach rechts schieben, so dass Sie das alles sehr viel deutlicher sehen. Das ändert ja nicht den Ausdruck, sondern nur die Anzeige auf dem Bildschirm. Wenn ich irgendwas eingeben will, klicke ich in die entsprechende Zelle. Im Moment ist die Zelle A1 markiert. Das sehe ich an dieser Markierung und auch hier oben. Ich kann mit der Maus irgendwohin klicken und dort eine beliebige andere Zelle anklicken. Sie können auch die Pfeiltasten auf der Tastatur benutzen Nach unten, nach rechts, nach oben, nach links oder wenn Sie die gedrückt halten, wandert die mehrfach nach links oder nach rechts. Sie können zusätzlich auch die Pos1 Taste benutzen, die liegt meistens ein bisschen oberhalb, dann springt der Zähzeiger an die Position eins in dieser Zeile. Ich nehme jetzt mal eine völlig willkürliche Zelle hier und möchte dort was eintragen. Sagen wir ich habe für eine Bewirtung aufgelistet, was dort alles getrunken worden ist. Fangen wir also vielleicht an mit Kaffe. Ich weiß, dass es jetzt noch falsch geschrieben ist, aber erst mal will ich da hin, dass ich so tue als sei das richtig und muss diese Eingabe beenden. Sehr beliebt aber riskant ist, jetzt mit der Maus einfach irgendwo hin zu klicken. Fast so riskant ist, mit den Pfeiltasten irgendwohin zu gehen. Die einzige ehrliche Bestätigung einer Eingabe ist die Return Taste oder auch die Tab-Taste. Return ist häufiger und eigentlich auch sinnvoller. Ob diese Zellmarkierung jetzt einen tiefer wandert oder nicht, können Sie einstellen. Ich für mich stelle das bei mir immer aus. Bei Datei, Optionen kann ich hier nämlich für Erweitert einstellen, dass die Markierung nach dem Drücken der Eingabetaste verschoben wird. Das kann ich hier direkt ausschalten nach dem OK. Das mache ich genau deswegen, ich mach das mal hier völlig beliebig, gedrückt mit der Maus einen größeren Bereich markiert, weil ich nämlich jetzt hier irgendwas eingeben kann, völlig beliebige Buchstaben und mit der Return-Taste jetzt innerhalb dieser Markierung weiter wander. Sie dürfen jetzt keine Pfeiltasten mehr benutzen, dann verlieren Sie diese Fähigkeit nämlich, deswegen kann ich jederzeit kurzfristig ein- und ausschalten, ob ich was markiert habe oder nicht. Und eine Markierung heißt mit der Maus gedrückt bis hier ziehen und loslassen. Eine Markierung hat immer eine Zelle die heller ist und die ist dann sozusagen mehr markiert. In der schreibt die Tastatur. Wenn ich jetzt, so wie es hier markiert ist, die Enfernen-Taste drücke, sind die Inhalte weg und zwar ohne Rückfrage. Und das könnte ich jetzt hier auch machen. Diese Zelle markieren und einfach entfernen oder noch viel einfacher, ich könnte das Wort einfach neu schreiben. Ich schreibe es mal mit einem anderen Fehler, also nach dem Return. Nachdem ich bestätigt habe, meinetwegen auch schon woanders arbeite, fällt mir auf, hier ist ein Fehler. Dann gibt es verschiedene Möglichkeiten, wobei Sie immer zuerst die Zelle markiert haben müssen. Die einfachste ist hier ein Doppelklick an die passende Stelle und jetzt sehen Sie den Cursor blinken und ich kann hiermit den Buchstaben einfügen und wieder mit Return bestätigen. Die zweite Variante ist, dasselbe hier oben zu machen. Das hat manchmal den Vorteil, wenn hier formatierte oder sehr kleine Texte drin sind, dann ist das da oben besser zu treffen. Ich mache mal den Fehler wieder rein. Mit Rückschritt-Taste ist das F gelöscht und wiederum mit Return, Sie können wahlweise auch da oben drauf klicken, mit Return ist es bestätigt. Und die dritte Variante, das lohnt sich, wenn Sie viel mit der Tastatur arbeiten, ist die F2-Taste. Dann steht der Cursor hier am Ende und dann können Sie mit den Pfeiltasten wandern, wohin Sie wollen und dann auch absichtlich mitten im Wort mit Return bestätigen. Return macht keinen Umbruch, sondern ist eine Bestätigung. Und wenn Ihnen das zwischendurch passiert, also beispielsweise ich habe versehentlich nicht Tee, sondern Tea geschrieben und möchte jetzt irgendwie nach links wandern, darf ich jetzt nicht die Pfeiltasten nehmen, sondern wenn Sie das wirklich im laufenden Text ändern wollen mit der F2-Taste, da scheint nichts zu passieren und dann dürften Sie nach links wandern. Ich zeige Ihnen den Unterschied noch mal, also erst mal bestätigen oder ich lösche es auch mal ehrlich. Ich fange hier an zu schreiben und will jetzt aus irgendeinem Grund beim ersten Reinschreiben mit der Pfeiltaste nach links, dann sehen Sie, dass nicht der Cursor innerhalb der Zelle wandert, sondern, jetzt Cursor nach links, die ganze Zelle verlassen wird. Deswegen muss ich dann zwischendurch die F2-Taste drücken. In diesem Fall ist es am einfachsten, direkt das ganze Wort neu zu schreiben und zu bestätigen. Und als drittes, da kann ich jetzt mit den Pfeiltasten wieder runter gehen, haben wir meinetwegen noch Saft. Typischerweise geben Sie zu Anfang Texte ein, Überschriften oder sowas. Die sind völlig unproblematisch und Sie können an dieser Stelle beispielsweise die Spaltenbreite gedrückt schieben oder Doppelklick, wenn Sie diesen Doppelpfeil sehen, optimieren lassen. Dann wird immer der breiteste Eintrag in der Spalte benutzt. Jetzt möchte ich dort eine Menge angeben. Also ich werde mal die zweite Variante benutzen. Da stehen jetzt Überschriften und ich habe markiert also Menge, Return, er wandert automatisch nach rechts, Das ginge sonst auch mit der Tab-Taste, dann kommt der Einzelpreis und ich merke, ich habe mich vertippt. Jetzt kommt genau das von eben, unbedingt mit der F2-Taste, sonst verlieren Sie die Markierung, also F2 und jetzt kann ich nach links wandern und korrigieren und löschen wie ich will und kann wieder mitten im Wort mit Return weitergehen, bin jetzt in der dritten Zelle und da steht beispielsweise Gesamt drin und auch das wird mit Return bestätigt. Mit dem Return bin ich wieder in der Markierung ganz vorne, aber ich muss ja nicht mehr weiterschreiben. Und jetzt kommen Zahlen. Zahlen und Texte unterscheiden sich erst mal nicht. Ich kann hier beispielsweise eine zwölf eingeben und Sie sehen, nachdem ich die bestätigt habe mit Return, wird sie, wie jede Zahl, rechtsbündig angezeigt. Texte immer linksbündig, Zahlen immer rechtsbündig, obwohl, um nicht zu sagen gerade weil, hier keine Ausrichtung vorgegeben ist. Ich kann Zahlen und Texte hinzwingen sozusagen, aber der vierte Zustand ist, keiner von den dreien ist ausgewählt und dann sind standardmäßig Text links, Zahlen rechts. Und dann sollte Ihnen sofort auffallen, wenn also hier angebliche 20 Tees oder noch unauffälliger 20 hier eingetippt werden, die in Wirklichkeit 2O sind, und wenn ich das mit Return bestätige, dann bleibt es linksbündig. Das sollte schon reichen, um Sie aufmerksam zu machen, dass da was nicht stimmt und Sie sollten dann nicht versuchen, hier per Rechtsklick das nach rechts auszurichten. Das ist immer noch 2O und keine 20. Kann also nicht addiert werden. Ich werde hier durch einen nochmaligen Klick drauf, diese Ausrichtung wieder aufheben. Eine 20, das sieht man in dieser Schrift so ganz unauffällig nur, muss schon eine wirklich Null enthalten. Und das heißt zum Beispiel auch auf gar keinen Fall 5 Stck. oder sowas eingeben. Nach dem Return bleibt das linksbündig. Das ist keine Zahl, sondern das ist ein Text, obwohl der Ziffern drin sind. Also fünf, was auch immer die Einheit, kann man später klären. Fünf Teile, Liter, Schluck, Gläser was auch immer. Und entsprechend beim Einzelpreis, da kann man ausnahmsweise das Euro-Zeichen mit eingeben, lohnt sich aber ehrlich gesagt nicht. Ich erfinde jetzt einfach mal irgendwelche Preise und zwar ausdrücklich ohne irgendwelche Formatierung. Völlig egal, was da jetzt steht. Und Sie sehen hier, ich kann die auch mit 1,6 ohne die letzte Nachkommastelle machen. Da kann ich zum Beispiel hier entweder eine Nachkommastelle ergänzen lassen oder direkt hier sagen, ich brauche Währung. Dann ist es direkt hübscher. Und die dritte Variante zum Eingeben ist nicht Text, nicht Zahl, das ist ja nur eine formatierte Zahl, sondern Formeln. Die einfachste Formel ist hier die Menge x Einzelpreis. Jede Formel beginnt mit einem Gleichheitszeichen. Immer, immer, immer! Damit weiß Excel jetzt, es ist eine Formel und jetzt kann ich, sollte ich, auf die Zellen zeigen. Es gibt Leute, die fangen an, hier die Zelladresse zu tippen. Das ist wirklich verschenkte Arbeit. Klicken Sie einfach drauf. Dann sehen Sie, ob Sie die richtige getroffen haben. Die wird mit so einem Ameisenkolonne nennt sich das hier, markiert und in der passenden Farbe angegeben. Die Menge mal, und jetzt klicke ich auf den Einzelpreis, und Sie sehen, da ist es eine andere Farbe. Formeln sind also sehr schön hier zu lesen. Nach dem Return steht da das Ergebnis und weil eins davon formatiert war, sogar als Ergebnis insgesamt schon hübsch. Wenn Sie es nicht so gern mit der Maus machen, können Sie es auch mit der Tastatur. Also gleich, zweimal die Kursor-Tasten nach links, den Pfeil nach links mal und jetzt ist er mit dem Kursor wieder hier drin also wieder einmal nach links und dann mit Return bestätigen. Ich will ganz ehrlich sein, wenn überhaupt, dann geht's mit der Maus schneller. Also gleich Klick mal Klick dann trifft man vor allem weit weg liegende Zellen schneller und wird mit Return bestätigt. Sie haben Recht, das kann ich natürlich kopieren, weil es übrall die gleiche Formel ist, aber im Moment geht's ja um die Eingabe. Und wenn Sie zu einer Formel die eigentliche Formel sehen wollen, nicht das Ergebnis, können Sie immer da oben reingucken für die markierte Zelle oder drücken auch hier die F2-Taste. Dann werden wieder wie beim Schreiben die entsprechenden Zellen farbig gefärbt und man könnte auch hier gedrückt jetzt diese farbige Markierung verschieben und das ändert sich entsprechend und da diese Formel jetzt Quatsch ist, weil sie einfach nicht funktioniert, kann ich mit der Escape-Taste die ganze Formel ungeändert verlassen. Und das ist der Grund, warum ich so pingelig bin. Ich nimm die noch mal weg mit der Entfernen-Taste. Warum ich so pingelig bin, die Eingabe immer mit Return zu bestätigen, wenn ich nämlich Gleich, Klick hier mal Klick dort, die Formel schreibe und jetzt, das sehe ich sehr häufig fehlerhaft, einfach mit der Maus irgendwo hin klicke, achten Sie hier auf die letzten Zelle, nach dem Motto, dann wird die Eingabe ja beendet. Von wegen! Da wird nicht die Eingabe beendet, sondern die Formel noch verschlimmbessert. Deswegen bin ich so kleinlich, dass sich das nicht angewöhnen sollten, die Maus als Formelbestätigung zu benutzen, sondern mit der Maus klicken Sie gewünschte Zellen an und die Bestätigung ist nur die Return- oder Enter-Taste oder Tab, Tabulator-Taste tut's auch, aber Enter liegt eigentlich günstiger. Also, Texte und Zahlen einfach so eingeben, Formeln beginnen mit einem Geleichheitszeichen und dann bisschen rum klicken, was Sie gerade zusammenrechnen wollen. Texte stehen normalerweise linksbündig, Zahlen rechtsbündig. Daran sieht man direkt, ob man Fehler gemacht hat.

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Erscheinungsdatum:07.02.2017

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