Excel 2013 für Profis

Daten ausfüllen

Testen Sie unsere 1984 Kurse

10 Tage kostenlos!

Jetzt testen Alle Abonnements anzeigen
Werte können Sie durch Drag&Drop manuell und automatisch ausfüllen oder auch verschieben. Zudem lernen Sie hier auch, wie Sie Werte zwischen zwei Zeilen einfügen, was Prioritäten beim Ausfüllen sind und wie Sie markierte Werte mit Hilfe der Maus löschen.

Transkript

Bei der Arbeit mit Tabellen muss sehr oft mit Datenreihen gearbeitet werden, die noch auszufüllen sind. Hier bietet Excel verschiedene Möglichkeiten an: Zum einem die modernere Drag-and-drop-Technik, zum anderen aber auch die Möglichkeit des Ausfüllens. Ich werde Ihnen nachstehend alle diese Möglichkeiten zeigen. Bei Drag-and-drop gilt es, Folgendes zu beachten: Hier wird nach 3 Prioritäten ausgefüllt. Bspw. soll in einer Reihe ausgefüllt werden, in der sich schon Daten befinden. So hat diese Datenreihe die Priorität 1. Ich möchte das an diesem Beispiel ganz kurz verdeutlichen. Ich gebe hier neue Werte ein: 111, 222. Und wenn ich jetzt auf den so genannten Griff klicke, dann werden praktisch alle Werte ausgefüllt bis zum letzten ausgefüllten Wert in dieser Spalte. Nicht beachtet werden die Werte, die sich rechts oder links dieser ausgefüllten Reihe befinden. Anders sieht es aus bei Priorität 2. Hier haben wir keine ausgefüllte Reihe vorliegen, sondern nur 2 Werte, die nach unten rauszufüllen sind. Ich klicke hier doppelt drauf, und die Werte werden nach unten so weit ausgefüllt, wie sich auf der linken Seite ein Eintrag befindet. Dies ist Priorität 2. Werte, die rechts stehen, werden hier nicht berücksichtigt. Und zu gutem Schluss Priorität 3. Hier befinden sich links der Werte keine Einträge. Wenn ich nun nach unten ausfülle, dann wird ausgefüllt nach den Feldern, die sich auf der rechten Seite befinden und die ebenfalls schon ausgefüllt waren. Mit Drag-and-Drop kann ich aber nicht nur ausfüllen, sondern ich habe auch die Möglichkeit des Verschiebens. Angenommen, Sie haben hier eine Zahlenreihe und möchten die entsprechend nach Quartalen summieren. Leider besteht hier kein Platz mehr, um Quartal 1, Quartal 2, Quartal 3 und Quartal 4 einzufügen. Würde ich lediglich dieses Feld nehmen und versuche, es entsprechend hier zu verschieben, so bekomme ich eine Fehlermeldung: "Hier gibt es schon Daten. Möchten Sie diese ersetzen?" Das möchte ich natürlich nicht tun. Allerdings kann ich mit der Umschalt- oder Shift-Taste auch Zellen einfügen. Ich drücke jetzt die Shift-Taste, gehe auf den Rand und verschiebe nun diese Werte, und Sie sehen: Es erscheint ein Einfüge-Cursor, und diesen Einfüge-Cursor platziere ich zwischen März und April und lasse dann die linke Maustaste los. Und Sie sehen, es erfolgt keine Fehlermeldung, und das Quartal 1 wird eingefügt. Ich wiederhole das für das Quartal 2. Warum habe ich eine ausgefüllte und eine nicht ausgefüllte Zelle markiert? Die Antwort ist ganz einfach: Würde ich nur Quartal 2 einfügen, dann würden nur die Monate nach unten verschoben, aber nicht die entsprechenden Werte. Ich schiebe das Ganze zwischen Juli und Juni. Das Gleiche noch mal zwischen September und Oktober für Quartal 3. Und Quartal 4 kann ich nun wieder ganz normal verschieben. Möchte ich jetzt summieren, so kann ich das relativ einfach machen, indem ich einfach hier das Summensymbol wähle und summiere. Um die Gesamtsumme zu ermitteln, muss ich nicht die Einzelsummen markieren, sondern ich kann einfach auf dieses Summensymbol klicken, und Sie sehen: Es sieht automatisch, wo sich bereits Formeln befinden und summiert nur noch diese Formeln entsprechend. Ich komme noch mal zurück auf das Ausfüllen. Hier stehen Ihnen verschiedene Techniken, die es schon sehr, sehr lange gibt, zur Verfügung, die aber durch Drag-and-Drop etwas in Vergessenheit geraten sind, bspw.: "Datumswerte ausfüllen". Hier habe ich die Möglichkeit, in der Registerkarte "Start" bei "Bearbeiten" auf den "Füllbereich" zu klicken. Und hier sehen Sie, dass ich eine Reihe auswählen kann. Ich klicke auf "Reihe". Er erkennt, dass es sich hier um ein Datum handelt, und mit der Schrittweite 1, also mit dem Inkrement 1, kann ich jetzt meine Daten nach unten ausfüllen. Möchte ich nicht tageweise ausfüllen, sondern bspw. Monate ausfüllen - und ich gebe dann auch noch einen Endwert ein, bspw. 31.12.2013, dann wird, ohne Weiteres zu tun, diese Reihe entsprechend ausgefüllt. Wie Sie sehen, war ich gerade nicht sehr aufmerksam. Ich muss das Ganze noch mal rückgängig machen und nochmals auf "Reihe" gehen, denn ich habe nicht beachtet, dass ja die Spalten ausgefüllt werden sollen und nicht die Zeilen. Das ist ein beliebter Fehler, der Ihnen in der Praxis ab und zu unterläuft und ich wollte Ihnen das ganz kurz demonstrieren, dass es mir manchmal auch so geht. Ich klicke nun auf Spalten „Datum“ und „Monat“ und nun werden die Werte nach unten so ausgefüllt, wie ich mir das vorgestellt habe. Eine Technik, die durch die tollen Möglichkeiten von Drag-and-Drop nahezu in Vergessenheit geraten ist, ist die Technik des Nach-unten-Ausfüllens. Ich gehe nun auf die Zelle A2 und wähle dann im Dialog-Menü, in der Registerkarte „Start“, in der Gruppe „Bearbeiten“ den Befehl „Ausfüllen“. Sie sehen hier, dass Sie eine Reihe ausfüllen können. Ich klicke auf diesen Befehl, und es wird Ihnen ein Dialog-Menü angeboten, in der Sie zwischen „Reihe in Zellen“ und „Reihe in Spalten“ auswählen können. Sie können den Typ wählen; das ist hier allerdings nicht erforderlich. Excel hat erkannt, dass es sich hier um ein Datumstyp handelt. Und dann können Sie noch die Zeiteinheit wählen, in der ausgefüllt werden soll. Ich möchte gerne nach Monaten ausfüllen. Ich klicke hier auf „Monat“; das Inkrement, also die Schrittweite, soll 1 sein, und der Endwert soll der 31.12.2013 sein. Hier noch den Punkt einfügen, nun darf ich nicht vergessen, Spalten anzuklicken, sonst würde das Ganze nach rechts ausgefüllt werden. Ich klicke auf "Spalten", klicke auf "OK", und Sie sehen, er füllt diese Werte sehr schön aus bis zum 01.12.2013. Eine weitere Möglichkeit ist, Daten geometrisch auszufüllen und bereits den Bereich, der ausgefüllt werden soll, markieren. Das mache ich hier bei „Geometrisch“, gehe wieder auf „Reihe“. Und Sie sehen: Durch die Markierung erkennt er hier sofort, dass es sich um eine Reihe in Spalten handeln muss. Das Inkrement sei 1,5 und ich möchte gerne geometrisch ausfüllen. Das bedeutet, dass der Basiswert und dann auch die nachfolgenden Werte jeweils mit 1,5 multipliziert werden. Einen Endwert muss ich hier nicht angeben, der wird durch die Markierung vorgegeben. Klicke ich jetzt auf "OK", dann wird die Reihe ausgefüllt. Übrigens sehen Sie hier, da es sich nicht um ein Datum handelt, kann ich auch keine Zeiteinheit auswählen. Ich klicke auf "OK" und Sie sehen, die Reihe wird entsprechend ausgefüllt, und es wird immer mit dem Faktor 1,5 multipliziert. Nun soll auch noch die dritte Reihe ausgefüllt werden. Ich gehe hier auf den Ausgangswert, der sich in der Zelle E2 befindet. Gehe wieder in „Bearbeiten - Reihe", wähle die Reihe aus. Und ich möchte gerne diesen Wert nach unten linear ausfüllen. Ich gebe auch einen Endwert vor, der soll 12.000 sein. Allerdings darf ich jetzt 2 Dinge nicht vergessen. Erstens: Die Reihe soll in Spalten ausgefüllt werden. Und zweitens: Wenn ich das Inkrement 1 stehen lasse, dann bekomme ich eine sehr lange Reihe, eine Reihe, die aus 12000 Einzelpositionen besteht. Also müsste ich hier das Inkrement ändern, und das ändere ich von 1 auf 1000. Klicke ich jetzt auf "OK", sehen Sie, wie er die Datenreihe sehr schön nach unten ausfüllt. Zusammenfassend kann gesagt werden, dass das Ausfüllen, wie es Ihnen hier bei „Reihe“ angeboten wird, eine durchaus interessante Alternative zum Arbeiten mit der Drag-and-drop-Technik ist, und dass unter Umständen diese Technik schneller funktioniert als das Drag-and-Drop. Mein Hinweis lautet also: Behalten Sie diese Möglichkeit des Ausfüllens im Auge.

Excel 2013 für Profis

Holen Sie mehr aus Excel 2013 heraus und lernen Sie, Ihre Zahlen übersichtlicher darzustellen, gezielter zu analysieren sowie eigene Lösungen zu entwickeln.

7 Std. 56 min (96 Videos)
Derzeit sind keine Feedbacks vorhanden...
 
Hersteller:
Exklusiv für Abo-Kunden
Erscheinungsdatum:30.04.2013

Dieser Online-Kurs ist als Download und als Streaming-Video verfügbar. Die gute Nachricht: Sie müssen sich nicht entscheiden - sobald Sie das Training erwerben, erhalten Sie Zugang zu beiden Optionen!

Der Download ermöglicht Ihnen die Offline-Nutzung des Trainings und bietet die Vorteile einer benutzerfreundlichen Abspielumgebung. Wenn Sie an verschiedenen Computern arbeiten, oder nicht den ganzen Kurs auf einmal herunterladen möchten, loggen Sie sich auf dieser Seite ein, um alle Videos des Trainings als Streaming-Video anzusehen.

Wir hoffen, dass Sie viel Freude und Erfolg mit diesem Video-Training haben werden. Falls Sie irgendwelche Fragen haben, zögern Sie nicht uns zu kontaktieren!