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Excel 2013: Power Query

Daten aus mehreren Access-Tabellen importieren

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Sie möchten aus Ihrer Access-Datenbank gleich auf mehrere Tabellen zugreifen, um diese mit Pivot in Excel auszuwerten. Dank des Datenmodel in den neuen Excel-Versionen ist auch dies möglich.
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Transkript

Sie möchten aus Ihrer Access Datenbank gleich auf mehrere Tabellen zugreifen, um diese mit Pivot in Excel auszuwerten. Dank dem Datenmodell in den neuen Excel Versionen ist auch dies möglich. Über "Power Query" wähle ich "Aus Datenbank" und dann "Aus Access-Datenbank". Ich gebe ihm die entsprechende Access-Datenbank an und bestätige. Ich möchte in diesem Beispiel nicht auf irgendwas orbereitetes zugreifen, sondern ich weiß, ich brauche Daten aus der Kundentabelle und aus der Bestelltabelle. Brauche also Daten aus zwei Tabellen. Kein Problem. Sie sehen hier oben kann ich sage "Mehrere Elemente auswählen" im Navigator und jetzt kann ich die Tabellen, die ich brauche, also "Kunden" und "Bestellungen" kann ich hier die Häkchen setzen und kann jetzt sagen wieder "Laden" oder ich kann natürlich noch besser sagen, ich brauche nicht alle Daten, nämlich gehe zuerst mal zu "Kunden", " Bearbeiten", weil ich brauche nämlich nicht alle Daten und das sollten Sie auch tun, dass Sie nicht alles importieren, wenn Sie nicht alles brauchen, weil rein aus Performancegründen schießen Sie ein Eigentor. Also was brauchen wir denn nicht? Wir brauchen sicher nicht diese Spalten, wir brauchen die "Region" auch nicht, "Ort" brauchen wir, "Position", das hier vorne brauchen wir alles nicht und ich schmeiße diese Spalten, die ich jetzt nicht brauche hier raus. Sage dann wieder "Anwenden und schließen", könnte bei den Bestellungen das noch genau gleich tun, "Bearbeiten", zum Beispiel "Personal-Nr" brauchen wir hier nicht, "VersandÜber" das brauchen wir eventuell noch, die "Straße" brauche ich auch nicht, "Region", "Postleitzahl", das ist die Lieferadresse, das brauche ich alles auch nicht. So, sage dann wieder "Anwenden und schließen". Nun kann ich wieder mit "Laden" unten bestätigen, die Daten werden jetzt in mein Excel reingeladen. Aber was ist los, ich sehe gar nichts, wo sind die Daten nur geblieben? Wenn Sie aus mehreren Tabellen Daten importieren, dann werden die nicht standardmäßig in Excel gleich importiert. Das hat verschiedene Gründe, nämlich diese Tabellen können erstens relativ groß sein, viele Daten beinhalten, plus, die müssen ja irgendwie miteinander vielleicht noch verknüpft werden, sie muss also eine Beziehung aufbauen, dass ich zum Beispiel dann auch eine Pivot Tabelle Bauen kann über mehrere Tabellen, darum lädt Power Query diese nun ins Excel-Datenmodell. Das heißt, ich kann diese Daten jetzt hier nicht anzeigen, ich kann das schon noch einstellen, aber standardmäßig werden die ins Datenmodell hineingeladen. Ich kann aber auch eine Pivot Tabelle hier draufbauen, obwohl die Daten gar nicht sichtbar sind. Und das muss man sich immer gut überlegen, muss ich die Daten wirklich sehen. Wenn Sie den natürlich aus Liste hier brauchen, um zu filtern, umzusortieren, Listen zu drucken, dann kann es sein, dass Sie die vielleicht hier in Excel integrieren. Aber wenn Sie rein Pivot machen, kann es sein, dass Sie die gar nicht ins Excel sichtbar reinladen. Klar werden die in diese xlsx-Datei gespeichert, aber Sie sind einfach auf den ersten Blick nicht sichtbar. Was mache ich nun, wenn ich jetzt trotzdem eine Auswertung machen möchte, ich brauche zum Beispiel pro Land die Frachtkosten. Das möchte ich mir gerne auswerten. Da muss ich jetzt in einem ersten Schritt mal hingehen und über Daten meine zwei Tabellen in Beziehung bringen, weil sonst wird die Auswertung, dann auch nicht korrekt sein. Sobald ich also mehrere Tabellen habe, muss ich die eventuell hier über Daten auch in Beziehung bringen. Das mache ich gleich mal, sage hier ich möchte eine neue Beziehung anlegen und Sie sehen die verschiedenen Tabellen, die reimportiert hat ins Datenmodell, die sind hier sichtbar und jetzt kann ich sage OK, von der "Kundentabelle" über das Feld "Kunden-Code" zur Tabelle "Bestellung" auch über das Feld "Kunden-Code" kann ich jetzt eine Beziehung aufbauen. Das heißt natürlich, diese beiden Tabellen müssen ein Feld enthalten, wo ich natürlich eine Verbindung aufbauen kann. Wenn das aber aus einer Datenbank kommt, wie zum Beispiel Access oder SQL-Server, dann ist ja das meistens schon bereits vergeben, ich muss nur wissen wie die Felder heißen. Ich muss also das Datenmodell ganz klar kennen. Ich bestätige nun mit OK. Diese Verbindung ist hier eingetragen, "Schließen", also die sind jetzt definitiv miteinander verknüpft und ich könnte jetzt auch über "Einfügen" sagen, ich möchte eine Pivot Tabelle bauen, nicht Daten aus dem Bereich wo ich jetzt stehe natürlich übernehmen, da sind ja keine Daten sichtbar, darum nehme ich jetzt hier eine Verbindung, weil es gibt ja Verbindungen, sage "Verbindung auswählen" und nehme jetzt die zum Beispiel von den "Bestellungen". Ich kann auch die von den "Kunden" nehmen, das kommt nicht so drauf an. Sage jetzt OK und Sie sehen, ich sehe jetzt rechts hier meine "Bestellfelder" und könnte jetzt schon sagen, ich möchte gerne die "Frachtkosten", das ist jetzt aber nur das End-Total, jetzt möchte ich das gerne pro Kunde wissen, also wechsele ich hier oben noch auf "Alle" , habe den Zugriff jetzt auf alle Tabellen, die ich natürlich miteinander verbunden habe, hoffentlich, sonst hätte es hier einen Strich hier dazwischen, das ist dann kein gutes Zeichen, dann sind die Tabellen nicht miteinander sauber verknüpft, dann wird auch die Auswertung nicht stimmen, das muss man beachten , aber jetzt kann ich auch zu "Kundentabelle" wechseln und sage OK, das Land interessiert mich noch und schon habe ich die Frachtkosten hier pro Land, obwohl die Daten in zwei Tabellen gespeichert sind und zusätzlich natürlich noch in Access gespeichert sind. Sie sehen, man kann sich so also ganz dynamische, tolle Sachen aufbauen und hier in Excel dann die Auswertungen bauen, obwohl wir nicht mal die Daten sichtbar haben. Wir haben uns in diesem Abschnitt mit Access-Daten auseinander gesetzt und dabei gesehen, wie man auch gleich auf Daten aus mehreren Tabellen zugreifen und diese nachher auswerten kann.

Excel 2013: Power Query

Sehen Sie, wie Sie mit dem Excel-Add-In Power Query Daten aus unterschiedlichsten Quellen einlesen und gleich beim Import perfekt für die Nutzung in Excel vorbereiten.

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Erscheinungsdatum:16.01.2015

Dieses Video-Training verwendet Power Query mit Excel 2013. Das Add-In ist auch für Excel 2010 verfügbar. Die im Training gezeigten Vorgehensweisen funktionieren in Excel 2010 analog.

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