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OneDrive for Business Grundkurs

Dateien und Ordner teilen

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Über OneDrive for Business können Sie Ordner und Dateien in Gruppen zusammenfassen und über SharePoint teilen. Erfahren Sie, wie Sie solche Gruppen mit dem Windows-Desktop synchronisieren und auf welche Besonderheiten Sie beim Einsatz von SharePoint achten sollten.

Transkript

"OneDrive for Business" soll nicht zuletzt das gemeinsame Arbeiten in Gruppen und Projekten deutlich erleichtern. Die umfangreichen Möglichkeiten der "SharePoint"-Servers kommen dabei immer wieder zum Einsatz. Mit Hilfe der Gruppen in "OneDrive for Business", können Nutzer, dann sehr bequem auf gemeinsame Dateien und Ordner zugreifen. In diesem Video zeige ich Ihnen, wie Sie eine Gruppe einrichten und einsetzen können. Ich habe dazu hier schon mal wieder unseren "OneDrive"-Bereich geöffnet, und Sie sehen hier, links im Menü, den Eintrag "Gruppen". Dort habe ich schon bereits eine Test-Gruppe eingerichtet. Mit einem Klick auf das Pluszeichen können Sie Gruppen erstellen. Wundern Sie sich nicht, dass jetzt Outlook geöffnet wird, denn die Gruppenfunktionalität in "SharePoint" hängt sehr eng mit Mail zusammen. Denn so können sich die Gruppenmitglieder auch untereinander verständigen. Am rechten Rand des Fensters öffnet sich ein Menü, in dem Sie eine Gruppe erstellen können. Sie können hier einen Namen für diese Gruppe angeben. Sie könnten hier eine zusätzliche Gruppen-ID rein eingeben, wenn Sie möchten. Eine Beschreibung. Das ist ganz sinnvoll für andere Kollegen, die diese Gruppe sehen, und wissen wollen, wofür ist denn diese Gruppe eigentlich gedacht. So, und jetzt kommt die Unterscheidung, soll diese Gruppe Privat oder Öffentlich sein? Ich werde jetzt hier auch eine private Gruppe anlegen, zu der natürlich jetzt zunächst einmal nur ich gehöre, zu der ich dann aber andere Mitglieder einladen kann. Der Hintergrund dafür ist, dass teilen über das Dateisystem geht nur bei privaten Gruppen. Auf öffentlichen Gruppen können Sie nur über den Browser zugreifen. Sie können hier jetzt noch die neuen Mitglieder abonnieren, damit Sie Gruppenunterhaltung und Ihren Posteingang empfangen. Diese Gruppenunterhaltung, die funktioniert dann natürlich über Outlook. Und ich drücke hier auf "Erstellen". Jetzt können Sie, hier zum Beispiel, bereits jetzt, wenn Sie wissen, wer alles teil nehmen soll in der Gruppe, zum Beispiel, in einer Projekt-Gruppe, die Mitarbeiter eines Projekts, nacheinander die verschiedenen Mitarbeiter eingeben. Das spare ich mir jetzt eher. Sie sehen, ich habe jetzt hier eine zweite Gruppe "Video2brain" aufgemacht, und habe hier diese Test-Gruppe. Ein Hinweis ist in diesem Zusammenhang besonders wichtig. Ich schließe dieses Fenster mit den Gruppen nochmal und gehe wieder auf mein Start-Fenster. Und da sehen Sie, da ist bis jetzt bloß die Test-Gruppe da. Wechsle ich mit plus wieder auf das Fenster von eben, dann sehen Sie, dass hier die gerade von mir angelegte zweite Gruppe "Video2brain" schon da ist. Die Erfahrung zeigt, dass der "SharePoint"-Server eine gewisse Zeit braucht, bevor er Gruppen anzeigt. Das war auch der Grund, warum ich bereits eine Gruppe angelegt habe, -- um Ihnen hier das weitere Vorgehen mit den Gruppen zu zeigen. Es kann bis zu einem Tag dauern, bis die Gruppe hier unten auftaucht. Ich gehe jetzt auf die vorher angelegte Test-Gruppe, und Sie sehen, da ist ein Verzeichnis. Das sieht eigentlich nicht anders aus, als die anderen Verzeichnisse, die "OneDrive for Business" mir anbietet auch. Was ist denn nun der Unterschied? Denn Verzeichnisse zur Verfügung stellen, und Dateien zur Verfügung stellen, für andere Nutzer, das kann ich ja, bei "OneDrive for Business", genau wie bei "OneDrive", auch über die Freigaben. Was machen die Gruppen? Wenn Sie beispielsweise einen ganzen Ordner unter "OneDrive for Business" für jemand anders freigeben, dann kann der auf diesen Ordner zugreifen. Wenn Sie es erlaubt haben, kann er sogar hineinschreiben. Aber er muss dies immer im Browser tun. Möchten Sie, zum Beispiel, -- und das ist eine sehr geschickte Art der Zusammenarbeit -- dass alle Mitglieder einer Gruppe diese Ordner und Dateien direkt in Ihrem Datei-System wieder finden, so, wie Sie es von "OneDrive" sonst kennen, und zwar nicht alleine, sondern jeder kann dann auf dieses selbe Verzeichnis zugreifen? Dann müssen Sie es hier über eine Gruppe machen. Das bietet "OneDrive" Ihnen so nicht an. Und dafür müssten Sie jetzt diese Gruppe synchronisieren. Wenn ich hier "Synchronisieren" drücke und dann auf "Jetzt synchronisieren", dann versucht "Microsoft Edge" wiederum, mein Browser, "OneDrive for Business (Desktop)" zu öffnen. Und Sie sehen, es öffnet sich auf meinem Rechner eine "OneDrive for Business"-Version, die Sie, bis jetzt, so vielleicht noch nicht kennen. Der Grund dafür ist wiederum im "SharePoint"-Server zu sehen. Sehen diese neue Wolke, die ich jetzt hier habe? Die sieht etwas anders aus. Der Rechtsklick zeigt nämlich, zum Beispiel, nur den Eintrag: "Neue Bibliothek synchronisieren". Microsoft hat in "Office 365" bis jetzt, nur den "SharePoint"-Server in der Version 2013 integriert. Und das wird scheinbar auch noch eine Zeit lang so bleiben. Dieser Server lässt sich mit dem Dateisystem von Windows 10 nicht mit dem bekannten "OneDrive for Business"-Client synchronisieren. Sie brauchen dafür einen anderen. Das sehen Sie, wenn Sie hier klicken, dann "Synchronisieren auswählen, und dann den Eintrag "Die für mich geeignete OneDrive for Business-App" anklicken. Dann bieten Ihnen Windows an, dass Sie eine weitere "OneDrive for Business-App" herunterladen. Die habe ich hier bereits heruntergeladen, und die nennt sich dann "OneDrive for Business 2013". Jetzt sagen Sie vielleicht: Warum soll ich mir eine alte Version herunterladen? Nun, die brauchen Sie, um die Synchronisation mit diesen "SharePoint"-Verzeichnissen möglich zu machen. Ich habe die bereits hier einmal runter geladen. Das haben Sie eben gesehen, die wurde schon gestartet. Ich starte sie hier noch mal. Und diese App möchte nun eine URL, eine Adresse. Die übernehme ich hier mit "Kopieren" und füge sie hier ein. Das ist die Bibliothek, die ich synchronisiert haben möchte. Die Elemente werden auf die Synchronisierung vorbereitet. Mit dem aufmunternden Satz: "Das sollte nicht lange dauern", "Meine Dateien anzeigen". Und Sie sehen, ich habe jetzt diese Dateien auch synchronisiert. Allerdings können Sie noch einen weiteren Punkt sehen. Sie haben jetzt, in Ihrem Windows Explorer, einen weiteren Eintrag mit der Bezeichnung "SharePoint". Und dort finden Sie, unter"SharePoint", "Test-Gruppe - Dokumente", alle diese Verzeichnisse und Dateien, die ich dort hineingetan habe. Jedes Mitglied dieser Gruppe, das ich eingeladen habe, kann sich jetzt so eine Verbindung zu dieser Bibliothek aufbauen, und findet diese Verzeichnisse und Dateien in seinem Explorer wieder. Das ist meiner Meinung nach, weitaus praktischer, als jedes Mal über den Browser Dateien hochzuladen, herunterzuladen, oder zu bearbeiten. Allerdings haben Sie gesehen, ist es etwas umständlicher, und wenn Sie alle drei "OneDrive" bei sich, auf dem Rechner, installiert haben, dann haben Sie auch drei Einträge. Einmal für persönlichen "OneDrive"-Eintrag, einmal für den "OneDrive for Business"- Eintrag, für Ihre persönlichen Dateien, und dann diesen "SharePoint"-Eintrag. Das geht leider im Moment nicht anders. Aber Sie werden sehen, wenn Sie sich einmal daran gewöhnt haben, mit diesen Gruppen zu arbeiten, dass das sehr praktisch ist. Sie brauchen nicht mehr herauf, herunterzuladen, Sie brauchen keinen Browser aufzumachen. Sie schieben die Dateien einfach in das Gruppenverzeichnis, und alle anderen Mitglieder der Gruppen haben sie sofort auch. Lassen Sie sich nicht, durch diese zunächst etwas umständlich erscheinende Installation abschrecken, auch nicht durch die Tatsache, dass Sie einen zusätzlichen Client herunterladen müssen. Sie werden sehen, das Arbeiten mit dieser Art des Zugriffs, ist sehr viel eleganter, einfacher und fördert die Zusammenarbeit in einer Gruppe enorm.

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1 Std. 19 min (13 Videos)
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Erscheinungsdatum:15.02.2017

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