G Suite Grundkurs

Dateien mittels Ordnern organisieren

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Dieser Film bringt Ihnen bei, wie Sie Ihre Dateien in Drive mit Hilfe von Ordnern organisieren, den Zugriff auf Dokumente in mehreren Ordnern einrichten sowie komplette Ordner freigeben.
05:20

Transkript

Ich möchte Ihnen nun zeigen, wie Sie ihre Dateien in Google Drive mit Hilfe von Ordnern organisieren und wie Sie mit Ordnern auch effizient Dokumente freigeben können. Ordner erstellen Sie in Google Drive, indem Sie auf "Neu" klicken und auf "Ordner". Dann geben Sie ihrem Ordner einen entsprechenden Namen und klicken auf "Erstellen". Und Sie sehen, in Drive wird ein Ordner erstellt. Sie sehen ihn aber nicht nur hier in der Bildschirmmitte, sondern auch, wenn Sie bei "Meine Ablagen" auf diesen kleinen Pfeil klicken, direkt unter "Meine Ablage". Sie haben nun zwei Möglichkeiten Dokumente in diesen Ordner zu verschieben. Entweder Sie verschieben ein Dokument per Drag and Drop. Einfach draufklicken, linke Maustaste gedrückt halten, Maustaste loslassen und schon ist das Dokument im Projektordner "X". Eine zweite Möglichkeit, um ein Dokument in einen Ordner zu verschieben ist, Sie gehen auf ein Dokument, klicken rechte Maustaste, "Verschieben nach" und wählen dann den Ordner aus, so wie "Verschieben". Dann ist auch das zweite Dokument in diesem Ordner. Sie können in Google Drive auch eine Ordnerstruktur, wie Sie es natürlich von Windows kennen, anlegen. Dazu können Sie selbstverständlich auch Unterordner anlegen. Diese legen Sie an, indem Sie entsprechend in einen Ordner gehen, wie beispielsweise hier "Projekt X", auf "Neu" klicken und einen Unterordner anlegen. [typing] So lässt sich in Google Drive eine Unterordnerstruktur anlegen. In der Ansicht "Meine Ablage", wo wir gerade eben die Ordnerstruktur angelegt haben, befinden sich alle ihre Dokumente. In der Ansicht "Für mich freigegeben" befinden sich alle Dokumente, die jemand anderes für Sie freigegeben hat. Auch diese Dokumente können Sie in ihre Ordnerstruktur und "Meine Ablage" übertragen. Das können Sie zum einen wieder über Drag und Drop machen, oder zweite Möglichkeit, wenn Sie das Dokument markieren, sehen Sie hier oben bei den Aktionsbuttons "Zu meiner Ablage hinzufügen". Wenn Sie hier klicken, sehen Sie, wurde das Dokument zu ihrer Ablage hinzugefügt. Jetzt können Sie das Dokument in ihrer Ablage in einen beliebigen Ordner verschieben. Kommen wir nochmal zurück zur Ansicht "Für mich freigegeben". Auch wenn Sie ein Dokument in ihre Ablage verschoben haben, bleibt dieses Dokument trotzdem in der Ansicht "Für mich freigegeben", weil dort automatisch alle ihre Dokumente sind. In "Für mich freigegeben" können Sie keine Ordnerstruktur anlegen und sollten Sie auch nicht aufräumen. In diesem Zusammenhang möchte ich Ihnen noch sagen, dass jedes Dokument nur einmal in der Cloud existiert. Auch wenn Sie mehrere Verlinkungen von einem Dokument haben, beispielsweise das Dokument in "Für mich freigegeben" und in meiner Ablage, so handelt es sich immer um das gleiche Dokument. Es sind nur Verlinkungen zu dem einen Dokument. Auch wenn Sie auf das Dokument über "Zuletzt verwendet" zugreifen, dann handelt es sich immer, um das ein und dasselbe Dokument. Sollten Sie tatsächlich einmal eine Kopie eines Dokumentes machen wollen, können Sie das natürlich auch machen. Dazu wählen Sie einfach das Dokument aus, klicken auf rechte Maustaste "Kopie erstellen" und Sie sehen, es wurde ein vollständig neues Dokument erstellt, was dann völlig losgelöst vom ursprünglichen Dokument ist. Zum Abschluss dieses Videos möchte ich Ihnen noch zeigen, wie man gesamte Ordner freigibt. Die Ordnerfreigabe eignet sich hervorragend, um mehrere Dokumente für eine Person, oder einen Personenkreis auf einmal freizugeben. Dazu markieren Sie einfach einen entsprechenden Ordner, klicken mit der rechten Maustaste auf "Freigeben" und dann sehen Sie, kommen wir zum normalen Freigabedialog, wie Sie das schon von Google-Webdokumenten kennen. Dann geben Sie das Dokument einfach für eine Person frei, indem Sie die entsprechende E-Mail-Adresse eingeben, indem Sie auswählen, ob der Kollege in den Dokumenten dieses Ordners Bearbeitungs- oder Leserechte hat und klicken dann auf "Senden". Dann hat der Kollege in diesem Fall Bearbeitungsrechte für alle Dokumente in diesem Ordner. An diesem weißen Männchen sieht man nun, dass der Ordner nun freigegeben ist. Alle Dokumente in diesem Ordner sind nun für meinen Kollegen freigegeben. Wenn ich nun noch neue Dokumente, wie beispielsweise das Dokument "Zeitplan Projekt X", dass Momentan noch für niemanden freigeben ist, in diesen Ordner schiebe, dann hat mein Kollege ganz automatisch ebenfalls Bearbeitungsrechte für dieses Dokument. Über diesen Freigabedialog wird man informiert, dass das Dokument nun tatsächlich freigegeben wird. Wenn man auf "OK" klickt, wurde das Dokument in den Ordner verschoben und mein Kollege hat jetzt automatisch über die Ordnerfreigabe auch Bearbeitungsrechte für dieses Dokument. Das heißt, die Freigaberechte eines Ordners vererben sich immer entsprechend auf die im Ordner enthaltenen Dateien. Wenn ich anders herum eine Datei wieder aus einem Ordner herausschiebe, gehen die entsprechenden Rechte wieder verloren und mein Kollege hat wieder keinen Zugriff auf dieses Dokument "Zeitplan Projekt X". Sie sehen, mit Ordnern in Google Drive kann man nicht nur Ordnung schaffen, sondern auch effizient die Freigabe von mehreren Dokumenten steuern.

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2 Std. 28 min (46 Videos)
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Erscheinungsdatum:29.09.2014
Aktualisiert am:13.03.2017

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