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Yammer Grundkurs

Dateien innerhalb von Yammer-Gruppen

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Innerhalb einer Gruppe lassen sich Dateien zur Verfügung stellen bzw. neu erstellen, Dateien hochladen und posten.

Transkript

Sie wollen gemeinsam an Dateien arbeiten, möglicherweise zeitgleich, oder Sie wollen Dokumente Ihren Teammitgliedern zur Verfügung stellen. Vielleicht gibt es auch Dateien, die für das komplette Team interessant sind. Dazu können Sie innerhalb von Yammer beziehungsweise innerhalb der Yammer-Gruppen die Datei-Funktion nutzen. Wir befinden uns bereits in einer Gruppe, in der Gruppe "Sales". Dort haben wir oben verschiedene Register. Dort befindet sich auch der Register "Dateien". Diesen wähle ich aus und gelange so in den Bereich "Dateien" der Gruppe "Sales". Bedenken Sie, dass die Berechtigung hier unterschiedlich ist. Habe ich eine öffentliche Gruppe, kann diese Dateien im Prinzip jeder aus der internen Organisation sehen. Habe ich eine private Gruppe, sehen diese Dateien nur die Teammitglieder. Ich habe die Möglichkeit, Dateien hier hochzuladen oder neu zu erstellen. Erstellen wir zunächst eine neue Datei. So gehe ich hier auf die Schaltfläche "+Neu". Sobald ich diese betätigt habe beziehungsweise angeklickt habe, kann ich aussuchen, ob ich ein Word-Dokument, eine PowerPoint- oder eine Excel-Arbeitsmappe erstellen möchte. Ich entscheide mich jetzt für ein Word-Dokument, klicke dieses also auch an und bekomme dann ein weiteres, kleines Fenster angezeigt. Hier muss ich nun einen Dokumentennamen vergeben. Ich nenne dieses nun "Kundenevent". Zum Erstellen des Dokumentes muss ich nur noch anschließend auf "Erstellen" gehen. Das Dokument wird mir erstellt und zusätzlich in der Word Online Web App geöffnet. Hier könnte ich nun Text eingeben. Um das Dokument zu schließen, schließe ich einfach oben den Tab. Im unteren Bereich sehe ich nun, das Kundenevent ist angelegt und ich könnte dieses weiter bearbeiten. Die zweite Möglichkeit wäre, ein Dokument hochzuladen. Dazu gehe ich rechts auf "Hochladen". Es öffnet sich wieder ein neues Fenster. Hier kann ich eine Datei auswählen, indem ich auf die Schaltfläche "Datei auswählen" klicke. Sobald ich sie anklicke, bekomme ich meinen Dateibrowser in einem neuen Fenster geöffnet und kann hier nun nach Dateien suchen beziehungsweise nach Dateien navigieren. Ich klicke jetzt hier auf "Beispiel-Dateien" und lade die PowerPoint-Präsentation "Kundenpräsentation" hoch. Ich kann dies mit Doppelklick tun oder mit einem einfachen Klick und anschließend auf die Schaltfläche "Öffnen" klicken. Nach einem kurzen Moment wird die Datei auch in meinem Fenster angezeigt und ich kann diese nun mit "Hochladen" in Yammer importieren. Nach kurzer Zeit befindet sich diese in Yammer. Über die Gruppe in der Mitte wird mir auch angezeigt, dass diese Dateien sich in der Gruppe "Sales" befinden. Links daneben befindet sich der Dateityp, den ich auch oben links filtern könnte. Mit der Zeit werden immer mehr und mehr Dokumente hochgeladen. Wenn ich aber nur gewisse Dateitypen angezeigt bekommen möchte, klicke ich auf das Drop-down-Menü "Alle Dateitypen" und könnte "Dokumente", "Bilder" oder "Videos" auswählen und so nur diese Dateitypen angezeigt bekommen. Zum Öffnen der Dateien klicke ich vorne auf den Dokumententitel. Im Vorschaubereich der Datei habe ich verschiedene Möglichkeiten: Zum einen sehe ich hier die Datei selbst und auch, dass es sich um eine PowerPoint-Präsentation handelt. Ich sehe hier oben den Besitzer, den ich auch anklicken könnte beziehungsweise, wenn ich mit der Maus darüberfahre, auch die Kontaktdaten sehe. Nebendran sehe ich einen Zeitstempel, wann die Datei hochgeladen beziehungsweise bearbeitet wurde. Direkt darunter könnte ich eine Beschreibung hinzufügen. Um diese zu bearbeiten, kann ich rechts der Beschreibung das Stiftsymbol anklicken und könnte nun eine Beschreibung hinzufügen. Da ich das hier nicht möchte, klicke ich wieder außerhalb des Textfeldes. Rechts oben stehen mir zwei weitere Funktionen zur Verfügung. Zum einen die Teilen-Funktion: Sollte ich diese Schaltfläche klicken, erhalte ich ein neues Fenster, hier kann ich die Datei teilen. Das bedeutet, dass ich diese Datei in einer Gruppe posten könnte oder als private Nachricht versenden könnte. Zusätzlich kann ich dazu einen Text verfassen und dann in der Gruppe posten oder per Nachricht verschicken. Auch diese Funktion möchte ich hier jetzt nicht nutzen und klicke deshalb im neuen Fenster rechts oben das X-Symbol. Neben dem Teilen habe ich eine Schaltfläche "Ich folge". Vor dem "Ich folge" befindet sich ein Haken. Das bedeutet, dass ich der Datei momentan folge. Fahre ich mit der Maus über diese Schaltfläche, erscheint dort "Nicht mehr folgen". Sollte ich jetzt klicken, würde ich dieser Datei nicht mehr folgen. Ich folge dieser Datei automatisch, da ich Gruppenmitglied der Gruppe "Sales" bin. Scrolle ich nun etwas weiter herunter, stehen mir weitere Möglichkeiten zur Verfügung. Zunächst habe ich auf der rechten Seite die "Dateiaktionen". Ich kann hier die Datei herunterladen, ich kann sie direkt bearbeiten, ich kann die Datei löschen und ich kann die Datei als offiziell kennzeichnen und für Änderungen sperren. Sollte ich diese Funktion nutzen, wird die Datei in einen Lesemodus versetzt und niemand kann diese Datei mehr anpassen. Klicke ich auf "Datei bearbeiten", öffnet sich die jeweilig entsprechende Online-Web-App des jeweiligen Programmes. Sollte es sich um eine Word-Datei handeln, würde sich entsprechend Word öffnen. Hier kann ich jetzt die Datei bearbeiten und zum Beispiel eine weitere Folie hinzufügen. Da es sich um das Web-App handelt, habe ich hier keine Speicherfunktion und kann entsprechend einfach das Fenster schließen, da das Dokument automatisch gespeichert wird. Unter den "Dateiaktionen" befinden sich die verwandten Inhalte. Hier kann ich weitere Dokumente oder Links hinzufügen, die zu dem Dokument passen. Beachten Sie aber, dass wenn Sie eine Datei aus OneDrive auswählen, diese nicht hochgeladen wird, sondern nur hier verlinkt würde. Hat also ein Benutzer keinen Zugriff auf Ihre OneDrive-Dateien, würde diesem Benutzer hier angezeigt werden, dass er keine Berechtigung hat. Ich nutze diese Funktion hier nicht und klicke wieder außerhalb der Funktion. Darunter sehe ich zusätzlich noch die Follower der Datei und einen Versionsverlauf. Da ich gerade die Datei angepasst habe, müsste hier ein weiterer Punkt stehen. Ich aktualisiere also die Seite im Browser, scrolle nochmal nach unten und sehe nun, dass sich der Versionsverlauf auch angepasst hat. Eine weitere praktische Funktion ist das Vorschaufenster. Hier bei der PowerPoint muss ich die Datei nicht erst öffnen, um die Folien durchzuklicken, ich kann das direkt im Vorschaufenster tun. Klicke ich also hier die Folien durch, kann ich mir diese auch ansehen. Oberhalb der Vorschaufunktion habe ich auch zusätzlich noch weitere Möglichkeiten. Ich kann die Datei herunterladen, ich kann die Bildschirmpräsentation starten, ich kann sie als PDF drucken, ich könnte Kommentare hinterlassen und über die erweiterten Optionen kann ich zusätzliche Punkte aufrufen. Ganz unten befindet sich auch eine weitere Funktion und zwar die des Postings. Wenn ich die Datei nun veröffentlichen möchte, kann ich hier einen Text zur Datei verfassen und zusätzlich als Update posten. Ich könnte hier jetzt zum Beispiel reinschreiben: "Liebe Kolleginnen und Kollegen, beachtet die neue Kundenpräsentation", und gehe anschließend rechts unten auf "Posten". Dann wäre diese Datei zusätzlich auf der Startseite zu sehen und die Kollegen und Kolleginnen wüssten von dieser Datei. Sie sehen also, Dateien lassen sich schnell in Yammer erstellen oder auch hochladen. Diese kann ich gemeinsam in der Gruppe bearbeiten, zusätzlich als offiziell markieren oder auch ganz schnell teilen über eine Update-Posting-Funktion.

Yammer Grundkurs

Sehen Sie, was das Enterprise Social Network Yammer, übrigens ein Office 365-Bestandteil, in Ihrem Unternehmen leisten kann.

1 Std. 45 min (21 Videos)
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Erscheinungsdatum:17.05.2017

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