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OneDrive for Business Grundkurs

Dateien in OneDrive for Business suchen und finden

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Dateien können in OneDrive for Business in verschiedenen Rubriken abgelegt werden. Damit Sie die gewünschten Dateien in Rubriken wie "geteilt", "zuletzt verwendet" usw. schnell wiederfinden, helfen verschiedene Suchfunktionen. Machen Sie sich in diesem Video mit den Möglichkeiten vertraut, um keine Zeit mehr mit der Suche nach Dateien zu vergeuden.

Transkript

Festplatten im PC oder Server, NAS-Speicher im Netzwerk und Speicherplätze in der Cloud stellen die Anwender vor das gleiche Problem; je größer diese Speicherbereiche werden, umso schwerer wird es für den Nutzer, seine Dateien und die gesuchten Informationen auch wirklich zu finden. Er steht immer wieder vor der Frage: Wo ist was? Wo finde ich meine Informationen? OneDrive for Business bietet hier einige Hilfen und nützliche Einstellungen, die ich Ihnen in diesem Video vorstelle. Ich habe hier wiederum meinen OneDrive-Ordner aufgerufen, und da es sich hier um eine Demoumgebung handelt, sind hier nicht so viele Daten, d. h., man könnte eigentlich eine Datei finden, indem man sequentiell durchgeht. Man öffnet einen Ordner, wechselt hinein, durchsucht die Dateien usw.. Das mag gehen mit so wenig Dateien, obwohl es mühsam bleibt, aber es geht. Aber überlegen Sie einmal, dass OneDrive for Business Ihnen bis zu 1 TB an Speicherplatz zur Verfügung stellt; da geht nichts mehr mit sequentiellem Durchsuchen. Sie werden die Dateien auf diese Art nicht finden oder eine sehr sehr lange Zeit dafür brauchen. Deshalb brauchen Sie eine Suchfunktion und die bietet Ihnen OneDrive for Business an hier oben bei dieser kleine Lupe. Einmal in dieses Feld klicken und Sie geben Ihren Suchstring ein. Ich fange mal mit der Eingabe von "Block" an. Und Sie sehen, ich habe jetzt drei Suchergebnisse: zwei PDF-Dateien und eine Datei, hier "Blockchains", wo sofort dieser Suchbegriff im Dateinamen enthalten ist. Das sehen Sie daran, dass der Suchbegriff hier kursiv dargestellt ist. Aus der Anzeige für diese Suchergebnisse kann ich direkt auf eine Datei klicken und sie öffnen. Ist das, wie hier, eine etwas größere PDF-Datei, dann ist es natürlich schwierig, jetzt "Block" hier drin zu finden, weil hier drin wird der Suchbegriff nicht wieder angezeigt. Ich müsste jetzt also mit einem PDF-Viewer starten, der mir die Suche erlaubt. Ich kann hier aber auf "Alles Durchsuchen" klicken, bekomme dann die drei Suchergebnisse nochmal aufgelistet und kann dann jetzt hier weitere Informationen finden, nämlich wann es zuletzt von wem geändert wurde. Und hier, und das ist vor allen Dingen wichtig im Hintergrund von der Aufgabe "Finden", an welchem Ort in meinem OneDrive for Business ist diese Datei abgespeichert, die ich suche. Das ist die eine Möglichkeit. Und das ist die Möglichkeit, wie jeder zunächst wahrscheinlich da rangehen wird, und selbst bei großen Mengen werden Sie natürlich hier schnell etwas finden. Wichtig dabei, wie immer beim Suchen, grenzen Sie den Suchbegriff möglichst weitgehend ein. Sie sehen, es werden dann schon weniger, wenn ich "Blockcha", also Block Chain, kommt wahrscheinlich bloß noch in zweien meiner Suchbegriffe vor usw. usf. Aber wo kann ich noch Dateien finden? Nun, ein guter Hinweis ist immer "Zuletzt verwendet". Hier zeigt OneDrive for Business Ihnen an, welche Dateien Sie zuletzt offen haben. Und oft sind das genau die Dateien, nach denen man sucht. Oder Sie schauen bei "Mit mir geteilt". Hier finden Sie nur die Dateien, die Ihnen von anderen Nutzern zugeordnet wurden, wo andere Nutzer sagen, ja, Sie dürfen darauf zugreifen. Auch das ist ein guter Ort, um zu suchen und auch dort werden Sie nicht immer so viele Dateien haben. Nebenbei bemerkt, natürlich geht diese Suche über all diese Bereiche, aber oft ist es einfacher, direkt einen dieser Bereiche zu wählen. Und dann haben wir schließlich hier noch "Entdecken". In "Entdecken" sehen Sie die Elemente, von denen Office 365 "meint", dass sie für Sie besonders relevant sind. Dazu kommen ziemlich komplexe Algorithmen zum Einsatz, die Microsoft mit Hilfe einer Anwendung, die sich "Delve" nennt, entsprechend berechnet. Delve ist ein Teil von Office 365 und wird Ihnen automatisch zugeordnet. Ich wechsle jetzt einmal hier auf dieses Kästchen, indem ich darauf klicke, bekomme alle Office 365-Anwendungen und hier sehen Sie auch mein Delve. Jeder Nutzer von Office 365 hat einen solchen Delve-Ordner, eine Delve-Startseite und dort findet er die Dokumente, von denen, wie gesagt, Delve annimmt, dass sie für Sie besonders relevant sind. So können Sie natürlich auch Dateien finden, die Sie suchen. Viele Nutzer haben da aber Angst, wer sieht denn das? Was sind meine relevanten Dokumente? Sehen auch andere Nutzer das? Microsoft versichert, dass Delve a) nichts an Ihren Dokumenten verändert und b) nur Dokumente zeigt, auf die Sie auch wirklich Zugriff haben. Das gilt für andere Nutzer auch so, d. h., Dokumente, die mit Ihnen geteilt werden, werden hier angezeigt, andere nicht. Ganz egal, wie gut oder nicht gut Sie diese Fähigkeit finden, Sie können ja sagen, ich möchte das nicht, ich möchte nicht, dass diese spezielle Delve-Suche bei meinem OneDrive for Business aktiv ist. Was kann ich dann machen? Nun, ganz leicht. Wenn Sie in Delve sind, das ist Voraussetzung, Sie müssen zu Delve wechseln, und auf das Zahnrad klicken, dann finden Sie hier die sog. Feature-Einstellungen. Ein Klick darauf und Sie befinden sich im Menü "Feature-Einstellungen". Im Abschnitt "Dokumente" dieses Menüs können Sie den Schalter auf "Aus" umstellen. Danach wird die Ansicht "Entdecken" im Menü Ihres OneDrive for Business nicht mehr angezeigt. Und wenn diese Option deaktiviert ist, können zwar andere Ihre Dokumente immer noch finden, wenn Sie darauf Zugriff hatten, aber Sie werden nicht mehr unter diesem Eintrag von Delve angezeigt. Also schalte ich das jetzt einfach mal aus. Und beachten Sie bitte diesen Hinweis, wie häufiger bei OneDrive for Business, kann es dauern, bis diese Änderungen wirksam werden, weil hier sehr hochkomplexe Algorithmen am Arbeiten sind, die Verknüpfungen bilden und die erst alle entsprechend wieder deaktiviert werden müssen. Aber so haben Sie auf jeden Fall erreicht, dass diese Möglichkeit ausgeschaltet wird. Mit "OK" übernehme ich sie. Und Sie sehen, Delve startet die Delve-Startseite und sagt gleich, Dokumente können nicht angezeigt werden, weil ich es ausgeschaltet habe. Ich wechsle jetzt hier wieder über das Auswahlfeld zurück zu OneDrive for Business. Und das "Entdecken" ist immer noch da, aber das haben wir ja gerade gehört, es kann eine Zeit lang dauern, bis das verschwindet, aber so können Sie diesen Suchbereich einschränken, wenn Sie das nicht möchten. Ich denke, ich konnte Ihnen zeigen, dass viele Möglichkeiten existieren, OneDrive-Elemente zu suchen und natürlich auch zu finden, Dateien, Informationen zu finden. Probieren Sie die aus, die für Sie am besten passen. Und wenn es nicht passt, dann schalten Sie, wie in diesem Beispiel, Delve z. B. einfach aus.

OneDrive for Business Grundkurs

Erfahren Sie, wie Sie den Cloudspeicher in Office 365 nutzen.

1 Std. 19 min (13 Videos)
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Erscheinungsdatum:15.02.2017

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