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OneNote 2013 Grundkurs

Datei: Der Backstage-Bereich

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Im ersten Schritt erstellen Sie Ihr erstes Notizbuch und machen praktische Erfahrung mit unterschiedlichen Speicherorten sowie der Freigabe von Notizen.
08:55

Transkript

Der sogenannte Backstagebereich existiert in allen Office-Anwendungen. Diesen erreichen wir über einen Klick auf das Register Datei. Hier sehen wir nun unter den Notizbuch-Informationen sämtliche bereits angebundene Notizbücher. Von hier aus haben Sie die Möglichkeit, ein Notizbuch freizugeben, es zu verschieben, Datenbestände zu synchronisieren oder ein Notizbuch zu schließen, wenn Sie es vorübergehend nicht mehr benötigen. Wenn Sie das Notizbuch schließen, ist es damit nicht gelöscht. Es ist nur nicht mehr in der Anwendung angebunden und wird nicht mehr fortlaufend synchronisiert. Das Synchronisieren und Freigeben eines Notizbuches ist nur dann möglich, wenn dies an einen zentralisierten Speicherort wie SharePoint oder SkyDrive bereitgestellt ist. Ist dies der Fall, so werden Änderungen von meiner Person und von anderen freigegebenen Autoren automatisch mit der Cloud abgeglichen. Wenn sie allerdings vorhaben, ihre Internetverbindung zu unterbrechen, sind Sie in der Lage über den gleichnamigen Button, eine Synchronisation manuell auszulösen. Im Bereich der Notizbuch-Informationen haben Sie weiterhin die Möglichkeit, Sicherung zu verwalten. Zunächst möchte ich Ihnen zeigen, wie Sie ein neues Notizbuch erstellen können. Klicken Sie im Register auf Neu und definieren Sie einen Notizbuchnamen. In diesem Fall erstelle ich ein Notizbuch, das mit anderen geteilt werden soll, mache aber bewusst den Fehler, dieses Notizbuch zunächst lokal auf meinem Computer zu erstellen. Anschließend habe ich die Möglichkeit, das neue Notizbuch über das Aufklappmenü aufzurufen. Als einfaches Beispiel möchten wir nun unser lokal gespeichertes Notizbuch in SkyDrive verschieben. Dazu klicken wir auf Freigeben oder Verschieben und melden uns zunächst am SkyDrive an. Dies tun Sie mit ihrer E-Mail-Adresse und dem dazugehörigen Kennwort. Anschließend haben Sie Ihr SkyDrive an Microsoft Office angebunden und können dieses zentralisierte Speicherkonto auch in den anderen Anwendungen wie Word, PowerPoint, etc. weiterverwenden, ohne sich noch einmal separat anmelden zu müssen. Als letzten und abschließenden Schritt verschieben wir das Notizbuch von der lokalen Festplatte nach SkyDrive. Nachdem wir die Erfolgsmeldung in Empfang genommen haben, haben wir die Möglichkeit, in den Informationenbereich zurückzugehen und haben nun die Möglichkeit, freizugeben und zu synchronisieren. Wenn Sie Ihr Notizbuch absichtlich oder aus Versehen schließen, ist das kein Problem. Sie haben ohne Weiteres die Möglichkeit, über ein erneutes Klicken auf den Backstagebereich im Bereich Öffnen auf die zuletzt verwendeten Notizbücher zurückzugreifen und diese erneut anzubinden. Über den Druckassistenten haben Sie die Möglichkeit, unterschiedliche Seiten zu drucken. Hierbei können Sie differenzieren, ob Sie die aktuelle Seite, den aktuellen Abschnitt oder eine gesamte Seitengruppe drucken möchten. Grundsätzlich sollten Sie mit der Verwendung dieser Funktionalität wieder sparsam sein, da wir schließlich mit OneNote unser Papieraufkommen reduzieren möchten. Im Bereich Freigeben haben Sie die Möglichkeit, ihre Notizbücher mit anderen Personen zu teilen. Sicherlich werden Sie sich jetzt erinnern, dass Sie diese Funktionalität schon einmal gesehen haben. Dies ist korrekt und unterstreicht zugleich eines der wichtigsten Bedienungsprinzipien von Microsoft Office. Dieses Prinzip kann mit dem Satz beschrieben werden: Viele Wege führen nach Rom. So habe ich als Nutzer mehrere Möglichkeiten, nach meinen Wünschen zu entscheiden, welchen Weg ich gehen möchte, um eine Funktionalität, die wichtig für die Bedienung von OneNote ist, aufzurufen. Wenn ich nun eine Freigabe erstellen möchte, brauche ich als Information nichts weiter als die E-Mail-Adresse der Person, die ich einladen möchte. In diesem Fall lade ich mein Alter Ego karsten.ulferts@outlook.de ein. Wenn ich möchte, kann ich einen entsprechenden Begrüßungstext hinterlegen und im Feld auf der rechten Seite eine Berechtigung definieren. In diesem Fall möchte ich, dass mein Alter Ego das OneNote bearbeiten kann. Der Einfachheit halber verzichte ich hier auf die Erfordernis einer Anmeldung und gebe mein Notizbuch frei. Nun blende ich Ihnen einmal die Einladungs-E-Mail ein, die nun verschickt worden ist. Ich bekomme die Informationen, wer mich eingeladen hat und kann nun mit dem Klick auf das entsprechende Notizbuch an der Bearbeitung teilnehmen. Bei Klick auf den hinterlegten Hyperlink wird das Notizbuch zuerst in der Office Web App geöffnet. Hier habe ich die Möglichkeit nach dem gleichen Prinzip, mich durch die offenen Projekte zu navigieren und die bereits erstellten Change requests aufzurufen. Wichtig ist zu beachten, dass wir uns derzeit im Lesemodus befinden. Um in den Schreibmodus umschalten zu können, klicken Sie auf Notizbuch bearbeiten und entscheiden Sie nun, ob Sie das Dokument weiter im Browser bearbeiten möchten oder ob Sie das Notizbuch in ihre OneNote-Anwendung anbinden müssen. Um dies tun zu können, muss OneNote natürlich installiert sein. In diesem Fall entscheiden wir uns für eine Bearbeitung im Browser. Und nun habe ich die Möglichkeit, ohne Weiteres Veränderungen vorzunehmen, die in die Quelle automatisch synchronisiert werden. Wenn Sie sich insbesonders für die Nutzung der OneNote Web App interesieren, kann ich Ihnen das entsprechende Video ans Herz legen. Bisher haben wir für die Zusammenarbeit lediglich bestimmte Personen eingeladen. Sie können aber auch einen Freigabelink erzeugen, der es jeder Person ermöglicht, ein Notizbuch anzuschauen bzw. dies zu bearbeiten, der den Hyperlink über welchen Kanal auch immer bekommt. Der untere Bereich der Seite gibt mir eine Information, mit wem das Notizbuch bereits geteilt worden ist und eine Information, dass freigegebene Links generiert worden sind aber nicht an wen sie verschickt worden sind. Wenn ich diesen Schritt rückgängig machen möchte, kann ich dies durch einen Klick auf Link deaktivieren tun. Darüber hinaus haben Sie die Möglichkeit, ihr Notizbuch für eine Online-Besprechung in Lync temporär freizugeben. Im Bereich Exportieren haben Sie die Möglichkeit, Ihr Notizbuch oder Teile davon in ein anderes Format umzuwandeln. In diesem Fall entscheiden wir uns dafür, die aktuelle Seite in ein PDF umzuwandeln. Mit einem Klick auf Exportieren und nach der Auswahl eines entsprechenden Speicherortes haben wir unsere PDF-Seite erzeugt. Mit einem Doppelklick auf das neue Dokument können wir einen Blick auf das eben erschaffene PDF werfen. Im letzten Bereich oberhalb des Trennbalkens, nämlich dem Bereich Senden haben Sie die Möglichkeit, die aktuelle Seite, in dem Fall ist es CR10 Designanpassung über verschiedene Kanäle zu versenden. Auch in diesem Fall entscheiden wir uns für das PDF. In diesem Fall ist die Notizseite als PDF-Dokument automatisch an der E-Mail angehängt worden. Nun verlassen wir den Bereich der Freigaben und Exportierungen. Abschießend wenden wir uns den beiden Punkten unterhalb der Trennlinie zu, nämlich dem Konto und den Optionen. Innerhalb der Optionen haben Sie die Möglichkeit, den aktuellen Benutzer abzurufen. Dieser wird ohnehin permanent auf der rechten Seite angezeigt. Darüber hinaus erhalten Sie unter der Produktinformation einen wichtigen Hinweis, dass die Lizensierung für OneNote erfolgreich war. Falls dies nicht der Fall sein sollte, wird der obere Balken der Anwendung rot eingefärbt dargestellt. Wie bereits zuvor zu sehen war, haben Sie unter Verbundene Dienste die Möglichkeit, diverse zentralisierte Speicherorte anzubinden. Dies muss wie gesagt nur ein einziges Mal geschehen. Machen wir die probe aufs Exempel. Wir rufen Word auf, erstellen ein neues Dokument und und schauen nun in die Kontooptionen. Wie Sie sehen können, ist das gleiche SkyDrive Konto unter demselben Namen mit bereits hinterlegten Passwort eingerichtet. Zu guter Letzt haben Sie die Möglichkeit, über die OneNote Optionen Einstellungen in Ihrer Anwendung vorzunehmen. Diese Einstellung betreffen unter anderem die Anzeige, die Dokumentenprüfung, sowie das Speichern und Sichern von Inhalten. Wie Sie zu Recht vermuten, ist der Backstagebereich die Registerkarte mit dem größten Funktionsumfang. Aus diesem Grund haben wir uns in diesem Video zunächst auf die wichtigsten Prinzipien verständigt, wie zum Beispiel das Erstellen oder Öffnen eines Notizbuches, das Freigeben, sowie das Exportieren und Versenden unterschiedlicher Inhalte. Aufgrund der Reichhaltigkeit von Funktionalitäten wie beispielsweise das Anpassen von Optionen oder das Öffnen von Sicherungen wird es entsprechende Details geben, die sich schwerpunktmäßig mit diesen Thematiken auseinandersetzen.

OneNote 2013 Grundkurs

Erfahren Sie, welche Vorteile Ihnen OneNote 2013 als elektronisches Notizbuch bietet, und lernen Sie den Umgang sowie praktische Beispiele für zahlreiche Einsatzgebiete kennen.

2 Std. 4 min (27 Videos)
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