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SharePoint 2013 Grundkurs

Das Websitepostfach

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Das Websitepostfach ist ein neues Feature in SharePoint 2013 und damit wird E-Mail in SharePoint integriert. Anwender können von Outlook aus Mails und Dokumente direkt in SharePoint speichern und die Zusammenarbeit erreicht damit eine neue Dimension.

Transkript

Je nachdem, in welcher Phase sich ein Projekt gerade befindet, kann es durchaus sein, dass der eine oder andere etwas mehr in Stress verfällt. In der Regel passiert es vor allem dann, wenn ein wichtiges Meeting kurz bevorsteht. Es müssen sehr wichtige Themen besprochen werden. Der Kunde ist auch schon da. Man selbst sollte eigentlich auch schon im Besprechungszimmer sitzen, aber man ist noch immer verzweifelt auf der Suche nach einer ganz wichtigen Präsentation, welche der Kollege nebenbei in einer E-Mail an Sie weitergeleitet hat. Was tun? Entweder Sie haben jetzt Glück und finden die Datei in der nächsten Minute oder aber Sie lassen es einfach gut sein und gehen ohne die Präsentation in die Besprechung. In diesem Video zeigen wir Ihnen, wie Sie für Ihr Projektmanagement oder aber für eine andere Seite in SharePoint ein Websitepostfach einrichten können, an das Sie in Zukunft die wichtigen, zum Beispiel zu einem Projekt dazu- gehörigen E-Mails weiterleiten können. Im Grunde genommen ist das eine recht simple Sache. Hinter dem Websitepostfach verbirgt sich eine App. Diese müssen wir anlegen. Das heißt, wir öffnen mit einem Mausklick den Bereich Websiteinhalte. Und klicken hier auf App hinzufügen. Scrollen Sie nicht, nutzen Sie die integrierte Suche. Ich nehme jetzt hier auch direkt den Begriff Websitepostfach. Und bestätige das Ganze mit Enter, denn es gibt nur diese eine App mit dem Namen Websitepostfach. Um diese anzulegen, klicken wir das Symbol einmal an und starten somit auch den Prozess. Sie sehen, das Ganze geht recht schnell. Wir werden nicht aufgefordert, einen Namen zu vergeben. Dieses Websitepostfach wird, nachdem wir es einmal angeklickt haben, auch schon direkt für uns angelegt. Sie sehen, wir haben hier den Namen Websitepostfach und können dieses jetzt entweder hier über das Symbol öffnen oder aber wir werfen gemeinsam einen Blick in unsere Schnellstartleiste. Hier steht jetzt auch der Eintrag für unser Postfach. Um das Postfach zu öffnen, klicken wir es einmal an. Das ist jetzt eine Aktion, bei der tatsächlich dieses Postfach auch eingerichtet wird. Das kann jetzt einige Sekunden in Anspruch nehmen. Sie müssen hier aber nichts weiter tun. SharePoint übernimmt diese Arbeit für Sie. Sie müssen nur noch einen Augenblick Geduld haben. Sobald das Postfach angelegt ist, sehen Sie schon, wir bekommen hier die Erfolgsmeldung: "Das Websitepostfach wurde erstellt." Wir haben jetzt hier auch noch eine kleine Information zu diesem Postfach: Aus technischen Gründen kann es vorkommen, dass es circa 30 Minuten dauert, bis Sie Zugriff haben auf dieses Postfach. Sobald das Ganze aber einsatzbereit ist, bekommen praktischerweise auch automatisch alle Personen, die entweder Besitzer- oder Mitglieder- rechte für die jeweilige Seite haben, eine Infomail und können damit arbeiten. Um jetzt zurück zu unserer Seite zu gelangen, haben wir die Möglichkeit, entweder hier den Link hier Jetzt zurück zur SharePoint-Website zu klicken oder aber wir nehmen hier den Eintrag unserer Seite Projektmanagement. Dahinter verbirgt sich der Link zu unserer Seite. Wenn ich jetzt also hier einmal draufklicke, dann bin ich auch schon wieder auf unserer Seite. Einen kleinen Schritt müssen wir jetzt noch tun. Wir öffnen ein weiteres Mal unser Postfach. Dann werden Sie nämlich aufgefordert, die Anzeigesprache und die Heimatzone für die Uhrzeit anzugeben. Wir wählen jetzt für unser Beispiel Deutschland und die passende Zeitzone Amsterdam, Berlin und Co. Ich bestätige das Ganze mit Anfrage senden. Jetzt werden diese Informationen für unser Postfach übergeben. Jetzt wird auch automatisch unser Postfach für uns geöffnet. Wir sehen im Moment also unser Websitepostfach. Es sieht Outlook 2013 sehr ähnlich. Auf der linken Seite haben wir unsere Postfächer sowie die Möglichkeit, auch noch auf Aufgabenlisten für dieses Postfach zuzugreifen. Wir haben hier die integrierte Suche, können über Filter an Informationen gelangen. Auf der rechten Seite haben wir unseren Lesebereich und können jetzt hier bequem über die Funktionen Antworten, Allen Antworten, E-Mails Weiterleiten das Ganze an unser Team also auch nochmal verschicken. Und hinter diesen drei kleinen Punkten verbirgt sich auch in diesem Fall ein weiteres Menü, in dem wir jetzt Nachrichten Löschen können. Wir können auch hier mit Kategorien arbeiten, E-Mails Als_Junk-E-Mail deklarieren, In einem separaten Fenster öffnen, Drucken. Sie können natürlich auch Regeln für Ihr Websitepostfach erstellen oder aber sich Nachrichtendetails anzeigen lassen. Wie arbeiten wir nun im Alltag mit diesem Postfach? Nun, wenn Sie zum Beispiel vom Kunden eine E-Mail bekommen, die eigentlich thematisch zu diesem Projekt oder aber zu einer anderen Website zugehörig ist, dann leiten Sie diese E-Mail einfach an die E-Mail-Adresse Ihres Websitepostfachs weiter. Diese Adresse sehen wir jetzt hier in unserer Info-E-Mail. Ich markiere mir diese mal für einen kleinen Test und kopiere diese in die Zwischenablage. Ich habe in einem separaten Reiter mein Postfach geöffnet. Hier sind jetzt diverse Test-E-Mails vorhanden. Ich nehme jetzt beispielhaft diese eine E-Mail und möchte sie an unser Websitepostfach weiterleiten. Das mache ich hier über den Befehl Weiterleiten. Jetzt kann ich in die Adresszeile die Adresse unseres Websitepostfachs einfügen. Ich habe jetzt hier alle anderen Möglichkeiten, die mir normalerweise in Outlook ebenfalls zur Verfügung stehen. Für dieses Beispiel leite ich diese E-Mail kommentarlos an unser Websitepostfach weiter. Ich klicke also auf Senden. Und kann jetzt bereits einen Blick in unser Postfach werfen. Dann sehe ich schon, hier ist meine E-Mail soeben angekommen. Es hat also funktioniert. Im Arbeitsalltag reicht es dann aber vollkommen aus, wenn Sie die E-Mail an diese Adresse weiterleiten. Sie müssen dann nicht nochmal in das Websitepostfach gucken. Wir könnten jetzt also im Grunde genommen ganz normal weiterarbeiten. In diesem Video haben Sie also gesehen, dass Sie die Möglichkeit haben, für Ihre Website in SharePoint 2013 ein Websitepostfach einzurichten. Dieses ist gerade dann sehr praktisch, wenn Sie wichtige Informationen griffbereit haben möchten, zentral an einer Stelle und vor allem wenn Sie zum Beispiel eine lückenlose Dokumentation zu Ihrem Projekt benötigen.

SharePoint 2013 Grundkurs

Lernen Sie die Einsatzmöglichkeiten von SharePoint 2013 kennen und erfahren Sie, wie Ihnen die vielfältigen Funktionen des Systems den Arbeitsalltag erheblich erleichtern können.

9 Std. 24 min (87 Videos)
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