Das richtige Maß finden

Transkript

Planung und sonstige Projektmanagement-Aktivitäten führen ein Projekt zum Erfolg. Zu viel davon und das Projekt erstickt in Bürokratie. Zu wenig davon und das Projekt kann scheitern. Die Kunst besteht darin zu erkennen, wieviel Projektmanagement nötig ist - nicht mehr und nicht weniger, um das Projektziel zu erreichen. Um genau das richtige Maß zu finden, ist es von Vorteil, wenn man klug und ein bisschen faul ist. Wenn Sie klug sind, erkennen Sie, was wirklich erledigt werden muss. Und wenn Sie etwas faul sind, finden Sie den einfachsten Weg, Dinge zu tun. Als Faustregel gilt, dass die Zeit für die Projektverwaltung ungefähr 15 % der Projektstunden beträgt. D. h., von 1.000 Stunden sind 850 Stunden für die tatsächliche Arbeit zur Umsetzung des Projektziels bestimmt und 150 Stunden für das Projektmanagement zum Gewährleisten des Projekterfolgs. Kleine Projekte bedeuten meist weniger Gesamtstunden, d. h. auch weniger Projektmanagementstunden. Mit diesem minimalistischen Projektmanagementstil wird auch unnötige Verwaltungsarbeit für das Team vermieden. D. h., die Mitarbeiter haben mehr Zeit für ihre Aufgaben. Kleinere Projekte bedeuten meist auch einfachere Ziele, direktere Leistungen und kleinere Teams. Das Projektmanagement muss also nicht mühselig sein. Es kann informeller und intuitiver sein, solange alles Wichtige erledigt wird. Nun ein paar Tipps für effektives Projektmanagement. Verfolgen Sie nur die nötigen Fakten, und verlangen Sie auch von den Teammitgliedern nicht zu viele Details. Machen Sie es für das Team möglichst einfach, über seine Arbeit und den erzielten Fortschritt zu berichten. Behalten Sie den Überblick über alles Wichtige wie Änderungsanfragen, um einen reibungslosen Ablauf zu sichern. Kleine Teams machen die Kommunikation leicht. Halten Sie sie daher so einfach wie möglich: mit E-Mail-Adresslisten, freigegebenen Ordnern, Tools wie Collaboration-Software, alles was dem Projekt und den Leuten hilft. Und halten Sie effektive Meetings ab. Sie können unglaublich viel Zeit und Geld sparen, wenn Sie möglichst wenig Meetings ansetzen, und die Meetings, die stattfinden, für alle Teilnehmer möglichst kurz halten.