OneNote 2013 Grundkurs

Das Notizbuch und seine Elemente

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Bevor Sie in die Bedienung von OneNote einsteigen, erfahren Sie, aus welchen Elementen sich ein Notizbuch zusammensetzt und wo es gespeichert werden kann.
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Transkript

Bevor wir uns die Nutzeroberfläche von OneNote das erste Mal gemeinsam anschauen, möchte ich Ihnen anhand eines einfachen Beispiels zeigen, wie ein Notizbuch in OneNote grundsätzlich aufgebaut ist. Im Grunde genommen ist ein Notizbuch in OneNote sehr gut vergleichbar mit einem Aktenordner. Die Untergliederungsmöglichkeiten innerhalb des Aktenordners werden in OneNote über bestimmte Funktionalitäten abgedeckt. Und die zeige ich Ihnen jetzt. Genauso wie sich ein Aktenordner in unterschiedliche Register und Seiten aufgliedert lässt, so haben Sie auch die Möglichkeit, ein OneNote-Notizbuch in unterschiedliche Elemente zu zerlegen. Diese Tabelle stellt eins zu eins die Begriffe gegenüber, die aus der alten Welt des Aktenordners dem jeweiligen Begriff aus OneNote zuzuordnen sind. So wird die alte Registerkarte in OneNote durch einen so genannten Abschnitt ersetzt. Diesen Abschnitt können Sie bei Bedarf auch durch ein Kennwort sichern. Eine Besonderheit in OneNote sind die sogenannten Abschnittsgruppen. Hier in in der zweiten Zeile dargestellt. Eine Abschnittsgruppe könnte man in einem Aktenordner mit einer großen Büroklammer vergleichen. Diese große Büroklammer könnte beispielsweise die Register der noch offenen Projekte von den Registern der bereits beendeten Projekte trennen. Relativ simpel verhält es sich mit Zeile Nummer drei, die Seite bleibt die Seite mit dem kleinen aber feinen Unterschied, dass die Seite nun geteilt und durchsucht werden kann, ohne eine Kopie erstellen zu müssen. Eine weitere indirekte Wortschöpfung von OneNote sind die sogenannten Unterseiten. Diese sind vielleicht vergleichbar mit einem Heftzettel im Aktenordner, der indirekt einer Seite untergeordnet ist. Wie Sie den Namen ganz richtig entnommen haben, haben Sie die Möglichkeit, in OneNote Seitenhyerarchien aufzubauen, mit einer ebenen Tiefe von maximal drei Ebenen. Das bedeutet, Sie haben eine Seite, eine Unterseite und eine Unterseite der Unterseite. Im konkreten Beispiel kann das folgendermaßen aussehen. Wie oben rechts in der Zeile zu lesen ist, erstellen wir ein Notizbuch für Projekte. Den Projektnamen wiederum bilden wir über Abschnitte ab. Die Projekte selbst hingegen klassieren wir mithilfe der Abschnittsgruppen, in offene Projekte und geschlossene Projekte. Außerdem bereiten wir über eine Seite, eine Übersichtsseite der sogenannten Change requests, beziehungsweise Änderungswünsche in diesem Projekt vor. Die eigentlichen Änderungswünsche wiederum verwalten wir über Unterseiten. Hier sehen Sie, wie das eben gezeigte abstrakte Beispiel in der Praxis aussehen kann. Mit einem Klick auf die Abschnittskategorie Offene Projekte finden wir unser Projekt A. Wie im Beispiel erwähnt, unterteilen wir die Projekte in einzelne Abschnitte. Die Abschnitte sind an dieser Stelle reihenweise nebeneinander zu sehen. Auf der rechten Seite sehen wir eine Notizseite mit dem Titel Change requests. Bei der Navigation zu der Unterseite, die den eigentlichen Change requests dokumentiert, haben Sie nun zwei Möglichkeiten. Möglichkeit eins ist: Sie klicken auf das bereits hinterlegte Platzhalterelement. In diesem Fall sehen wir die genaue und ausführliche Dokumentation des Änderungswunsches, auf einer Seite zusammengefasst. Da aus dieser beispielhaften Notiz eine Aufgabe resultiert, haben wir die entsprechende Zeile als Aufgabe über Outlook einem Aufgabenträger übergeben. Dieser Aufgabenträger hat die Möglichkeit, die ihm zugewiesene Aufgabe entgegenzunehmen, zu bearbeiten und nach der Fertigstellung als erledigt abzuhaken. Wie Sie sehen können, wird der Aufgabestatus permanent in beide Richtungen abgeglichen. Und nun, um zurück zu navigieren, klicken wir entweder auf die übergeordnete Seite oder auf den Button zurück. Als nativ, führt der von mir manuell hinterlegte Hyperlink zum Ziel. Abschließend kehren noch einmal zu dem abstrakten Beispiel zurück, um uns noch einmal zu vergegenwärtigen, wie ein solch abstraktes Beispiel in OneNote abgebildet werden kann. In diesem Fall haben wir ein gesamtes Notizbuch für Projektnotizen erstellt, die einzelnen Projekte namentlich nach Abschnitten untergliedert, diese Projekte wiederum in Abschnittsgruppen für offene und geschlossene Projekte unterteilt. Derweil bilden die Seiten auf der obersten Ebene die Übersichtsseite für die Change requests und die Unterseiten enthalten die eigentlichen Informationen über die Änderungswünsche im Projekt. Nun haben Sie gesehen, wie ein OneNote-Notizbuch in der Praxis aufgebaut sein kann. Als Nächstes stellt sich die Frage, was ist der geeignete Speicherort für meine Notizen. Die wichtigste Frage, die Sie zunächst beantworten müssen, ist die Frage, sollen die Notizen geteilt werden können oder nicht. Grundsätzlich wird in OneNote nach vier unterschiedlichen Ablagemöglichkeiten unterschieden. Diese Speicherorte haben wir auf der linken Spalte aufgelistet. Die erste Möglichkeit ist SkyDrive, der von Microsoft kostenfrei bereitgestellte Cloud-Speicher. Dieser Speicherort bietet die beste Kompatibilität und den größten Funktionsumfang an. Beispielsweise eine Linkintegration. Da es sich hier um einen Cloud-Speicher handelt, sollte man allerdings vorsichtig sein, wenn es darum geht, sensible Daten abzulegen. Die zweite Möglichkeit des Speicherorts ist SharePoint. Das besondere an SharePoint ist, dass Sie in der Lage sind, über die SharePoint eigene Suchfunktionalität, Inhalte aus OneNote-Dokumenten zu durchsuchen, ohne OneNote explizit öffnen zu müssen. Auch das Teilen beziehungsweise Freigeben von Notizbüchern gestaltet sich in SharePoint sowie in SkyDrive sehr unkompliziert, ohne dass Sie sich über die Berechtigung von Seiten und einzelnen Bereichen gedanken machen müssen. Diesen Aspekt erwähne ich gezielt an dieser Stelle, weil Sie es nämlich mit dem dritten Speicherort, beim Netzlaufwerk, mit genau diesem Phänomen, nämlich der Pflege von Benutzerrechten zu tun haben. Wenn Sie als Autor oder Ersteller eines Notizbuches eine Freigabe auf ein Notizbuch erstellen, das auf einem Netzlaufwerk liegt, dann überträgt sich diese Freigabe nicht automatisch auf die Berechtigung des Netzlaufwerkes. Das bedeutet, jeder, der an einem OneNote-Notizbuch mitwirken möchte, das auf einem Netzlaufwerk liegt, muss die entsprechende Berechtigung zur Bearbeitung von Dateien auf dem Netzlaufwerk besitzen. Als letzten Speicherort haben wir den lokalen PC. Besonders hier ist die Tatsache, dass keine Freigaben möglich sind. Wenn Sie nachträglich eine Freigabe vergeben möchten, sind Sie gezwungen, das Notizbuch vom Computer in eines der bereits angegebenen Umfelder, beziehungsweise Speicherorte zu verschieben. Nachdem wir nun die einzelnen Elemente von OneNote und diverse Speicherorte kennengelernt haben, stellen wir fest, dass die Umsetzung eines Strukturkonzeptes in die Realität gar nicht schwierig ist.

OneNote 2013 Grundkurs

Erfahren Sie, welche Vorteile Ihnen OneNote 2013 als elektronisches Notizbuch bietet, und lernen Sie den Umgang sowie praktische Beispiele für zahlreiche Einsatzgebiete kennen.

2 Std. 4 min (27 Videos)
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