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E-Mail-Marketing – Grundlagen

Das muss E-Mail-Software leisten

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Professionelles E-Mail-Marketing ist ohne die geeignete Software kaum zu machen. Sie haben die Wahl zwischen kostenlosen Werkzeugen, die Ihnen mehr Know-how abverlangen und solchen, die etwas kosten, aber Ihnen die meisten Standardaufgaben abnehmen.
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Transkript

Wer Email-Marketing auf professioneller Ebene betreiben will, kommt um den Einsatz leistungsfähiger und etablierter Software nicht herum. Eines der bekanntesten Programme am Markt ist MailChimp. Hierbei handelt es sich um eine kostenlose Lösung, mit der Sie bis zu 2000 Empfänger, mit bis zu 6 Emails pro Empfänger und Monat versorgen können. MailChimp ist zweifellos ein guter Einstieg. Auch um abschätzen zu können, wie viel Zeitaufwand Sie einplanen müssen, um Email Marketing von einer gelegentlichen Kampagnenstruktur in eine Form der Regelkommunikation zu überführen. Wenn Sie allerdings schon heute wissen, dass Sie eine professionelle Lösung, mit weiterreichendem Potential bei der Automatisierung oder Segmentierung suchen, dann lohnt es sich, den gesamten Markt etwas gründlicher zu betrachten. Es gibt dutzende von Anbietern, die für Unternehmen mit den unterschiedlichsten Anforderungen geeignet sind. Viele Anbieter integrieren inzwischen auch ihre Email-Software in wichtige Bestandssysteme, die Sie bereits im Einsatz haben. Das kann ein CRM Programm sein, Customer Relationship Management, mit dem Sie ihre Kundendaten pflegen oder es ist ein Onlineshop und Sie wollen die Transaktionen mit Emails aus einem Profiprogramm begleiten. Zunächst sollten Sie sich Gedanken machen, welche Art von Lösung für Sie interessant ist. Es gibt im Wesentlichen drei verschiedene Angebotsformate: Das wäre zum Einen die Software selbst. Diese können Sie kaufen oder mieten und auf eigenen Rechnern installieren. Das ist vor allem für die Firmen interessant, die großen Wert auf Datenschutz legen und hierzu bereits eine Infrastruktur aufgebaut haben. Der Nachteil einer solchen Lösung ist freilich, dass Sie das notwendige Knowhow für die Implementierung benötigen und dass Sie sich gegebenenfalls selbst um Updates kümmern müssen, wenn sich etwas ändert. Die zweite Variante sind Angebote im Software as a Service Verfahren. Das ist das Verfahren, das heute am häufigsten anzutreffen ist. Hier liegen die Daten, und auch in der Regel das Programm selbst, in der Cloud. Das hat den Vorteil, dass Sie im Grunde von jedem Rechner aus auf diese Daten zugreifen können. Sie können also zum Beispiel, die Berichte über Öffnungsraten einer Kampagne auch im Urlaub auf Kreta lesen. Außerdem kümmern sich die jeweiligen Anbieter um die Aktualisierung der Software. Der Nachteil kann sein, dass die Cloud nicht Ihren Sicherheitsanforderung entspricht, oder dass die Lösung nicht genug Spielraum bietet, um individuell konfiguriert zu werden. Eine dritte Variante ist die Mailsoftware bei großen Providern. Das kann ein interessanter Startpunkt sein, wenn sie beispielsweise bei diesen großen Providern auch Ihren Onlineshop angemietet haben. Dann besteht in der Regel eine gute Integration zwischen den Programmen. Mitunter arbeiten die großen Provider wie Strato oder 1und1 auch mit SAAS Software von etablierten Mailfirmen, aber eben unter eigenem Logo. In der Regel sind diese Lösungen eher für kleinere Firmen, Startups und für den Beginn Ihrer Mailmarketing Karriere geeignet. Neben der Distributionsform der Software kommt es natürlich auf die Leistungsfähigkeit der Software selbst an. Nikolaus von Graeve, einer der führenden deutschen Emailexperten und neutraler Berater, warnt davor, dass man sich von der reinen Funktionsvielfalt blenden lässt. Nicht nur die reine Funktionsvielfalt ist entscheidend. Sondern z.B. auch die Art und Weise, wie Funktionen in der Software umgesetzt werden und wie einfach sie zu bedienen sind. Wie wählt man also die richtige Software aus? Zunächst müssen die strategisch bedeutsamen Parameter analysiert werden. Was will man mit Email-Marketing erreichen? Welche Taktiken werden hierfür eingesetzt? Also z. B. die Frage, ob es einen regelmäßig veröffentlichten Email Newsletter geben soll oder nicht. Und vor allem ist wichtig, dass die neu einzusetzende Software zu Ihrem Unternehmen passt. Das bezieht sich zum Einen auf die Bestandssysteme, wie z. B. CRM oder Ihren Onlineshop, aber auch auf die personelle Situation und die Form der Unternehmensorganisation. Arbeiten Sie in verteilten Umgebungen, mit einigen Mitarbeitern im Ausland oder im Homeoffice, dann wäre vermutlich eine SAAS Lösung besser als eine von Hand installierte Software. Einer der wichtigsten Aspekte, die bei der Werkzeugauswahl zu Beginn unterschätzt werden, ist die Frage nach dem Grad der Automatisierungsmöglichkeit. Automatisierung, das hört sich nach dem Gegenteil an, im Vergleich zum persönlichen Kommunikationsansatz von Email. Tatsächlich ist Automatisierung auf Dauer aber eben dafür eine Grundvoraussetzung. Sie werden es nicht schaffen, individuelle Kundendaten in jede Email von Hand zu übertragen. Je persönlicher die Emails auf Dauer werden, umso wichtiger wird Automatisierung. Und wollen Sie tatsächlich jede Begrüßungskampagne für einen Neukunden von Hand auslösen? Das ist ein wiederkehrender Prozess und gerade kleine und mittelständische Unternehmen verfügen oft nicht über viel Personal, das für so etwas Zeit übrig hat. Im Bild sehen sie eine Automatisierungsstruktur. Schematisch aufgezeichnet von den Mailspezialisten von Optivo. Es handelt sich hier immer um wenn-dann Beziehungen. Es ist leicht zu erkennen, dass sich hier viele Arbeitsschritte einsparen lassen, wenn man einen solchen Ansatz der Software überlässt. initial wird der Konfigurationsaufwand dafür etwas höher sein. Im Alltagsbetrieb brauchen Sie dann nur noch Feinsteuerungen vorzunehmen. Etwa, indem Sie aktuelle Angebote definieren, die in einer Begrüßungskampagne angezeigt werden sollen. Das ist übrigens nur die Struktur für einen einzigen Nutzertypen. Idealerweise kennen Sie fünf bis zehn Nutzertypen, die unterschiedlich angesprochen werden. Neben der Automatisierung finden Sie eine ganze Liste von Auswahlkriterien, die Sie bei der Evaluation der neuen Software anlegen können. Die gezeigten zehn Punkte sind praktisch unverzichtbar, und Sie werden sie auch so in den meisten Tools finden. Spätestens dann, wenn Sie eine Shortlist angelegt haben, also z.B. drei Anbieter, unter denen Sie wählen wollen, dann wäre es an der Zeit, sich diese zehn Kernfunktionen konkret zeigen zu lassen. Nur so bekommen Sie ein Gespür, wie die Software funktioniert. Hier sehen Sie beispielsweise einen älteren Screenshot aus der Mailsoftware von Agnitas. Das Windows Interface mag an dieser Stelle etwas spröde wirken und ist inzwischen auch deutlich schöner geworden. Worum es aber geht, ist das Handling für ein Element wie Segmentierung. Sie müssen auf die Segmente an verschiedenen Stellen zugreifen können und sie auch dort neu definieren. Am besten greifen Sie dort darauf zu, wo sie die Segmente brauchen, nämlich dann, wenn Sie z.B. die Empfänger auswählen. An dieser Stelle ist nicht der Platz, um 20 unterschiedliche Tools mit Ihnen durch zu arbeiten. Das wäre auch wenig zielführend. Denn die Bedürfnisse jedes Nutzers und jedes Unternehmens sind verschieden. Es gibt aber Plattformen, auf denen Sie sich gezielt über Werkzeuge informieren können. Eine davon ist Absolit. Dr. Torsten Schwarz beobachtet seit über 20 Jahren die Landschaft der Email Software und testet jährlich die Leistungsfähigkeit der Programme im sogenannten Shootout. Die Plattform bietet außerdem auch jede Menge Hintergrundinformationen und Fallstudien. Das Abonnement des Absolit Newsletters ist definitiv kein Fehler. Weitere Auswahlkriterien und eine Übersicht einiger sehr einfach zu bedienender Werkzeuge für Newsletter finden Sie hinter den Links. Eines aber sollten Sie unbedingt beachten. Sie oder Ihre Mitarbeiter müssen täglich mit dem Tool arbeiten, für das Sie sich entscheiden. Nehmen Sie diese Mitarbeiter im Auswahlprozess mit und achten Sie darauf, dass das tägliche Emailmarketing nicht zur Kärnerarbeit wird, sondern Ihnen Spaß macht. Wir sprechen nach wie vor von Marketing, Sie wollen also Begeisterung entfachen, inspirieren oder zum Kauf verführen. Und dazu braucht es eines Tools, das der kreativen Arbeit nicht im Weg steht.

E-Mail-Marketing – Grundlagen

Lernen Sie die Grundlagen des E-Mail-Marketings und des Newsletters und erfahren Sie, wie Sie sie am sinnvollsten einsetzen, um effiziente Mittel zur Kundenbindung zu erhalten.

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Erscheinungsdatum:23.07.2015

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