SharePoint 2013 Grundkurs

Das Duo Office und SharePoint

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Die Arbeitswelten wachsen immer weiter zusammen – ebenso wie das Zusammenspiel von Office und SharePoint. Es gibt unzählige Möglichkeiten für den Zugriff auf Daten und deren Synchronisation und hier erfahren Sie mehr zu deren gekonnter Nutzung.

Transkript

Wenn sich ein Unternehmen dazu entscheidet, SharePoint 2013 als zentrale Plattform für die Zusammenarbeit einzusetzen, dann kann es durchaus passieren, dass sich der ein oder andere Anwender denkt, das passt noch nicht so ganz. "Ich bin überhaupt nicht gewohnt, so zu arbeiten. Jetzt muss ich alle Dateien, die ich erzeuge, in SharePoint ablegen. Das bedeutet doch für mich, ich muss diese zunächst lokal speichern, um sie dann in SharePoint hochladen zu können. Oder aber, wenn ich mal eine Datei aus SharePoint heraus öffnen muss, dann heißt es doch, dass ich zunächst den Internet Explorer starte, dass ich jetzt hier meine Teamsite aufrufen muss, ich muss meine Dokumentbibliothek öffnen und kann erst dann mit der Datei arbeiten." In diesem Video möchten wir Ihnen zeigen, wie Sie Microsoft genau hier unterstützt. Es gibt nämlich eine wunderbare Schnittstelle zwischen SharePoint 2013 und Office 2013. Alles was Sie wissen müssen, ist lediglich, wie Sie auf diese Schnittstelle zugreifen, um davon profitieren zu können. Für unser Beispiel möchte ich gerne mit einer Word-Datei arbeiten. Grundsätzlich ist es so, dass Ihnen diese Schnittstelle aber in der gesamten Microsoft-Office- Produktpalette zur Verfügung steht. In diesem Video werden wir allerdings alle Beispiele in Word durchspielen. Um das Ganze einmal vorzuführen, muss ich jetzt hier meine Word-Datei öffnen, um diese bearbeiten zu können. Und das Ganze wird jetzt für mich geladen und ich könnte jetzt im Grunde genommen, so wie man es eigentlich gewohnt ist, meine Datei bearbeiten, Änderungen darin vornehmen und wenn ich dann hier auf Speichern klicke, dann wird diese Änderung mit SharePoint synchronisiert. Jetzt habe ich allerdings festgestellt, dass diese Datei gar nicht für den Standort Stuttgart gelten soll, sondern aber für München zugeordnet werden muss. Das heißt jetzt für mich, ich habe die Änderung vorgenommen, ich speichere das Ganze, dann gehe ich zurück in SharePoint und muss dort nochmal die Dokumenteigenschaften bearbeiten. Keine Sorge, hier beginnt bereits die Schnittstelle für uns zu greifen. Unser Dreh- und Angelpunkt für das Arbeiten mit der Schnittstelle ist in jedem Fall immer das Register Datei. Hier können wir auf alle Funktionen zugreifen. Um die Eigenschaften jetzt für dieses Dokument anzupassen, haben wir im Register Informationen das Menü Eigenschaften. Wenn ich jetzt hier einmal drauf klicke, wähle ich aus dem Menü den Eintrag Dokumentbereich anzeigen. Dieser wird mir dann auch direkt in Word geladen, und dann sehen Sie schon, das sind die Spalten, die wir in SharePoint angelegt haben. Und wenn ich jetzt hier den Standort von Stuttgart auf München ändern möchte, dann klicke ich einfach in dieses Feld und kann auf das komplette Auswahlmenü zugreifen. Ich kann jetzt hier München auswählen und das Ganze Speichern. Und dann passiert Folgendes, ich minimiere kurz die Anwendung, dann sehen wir nämlich gleich, was sich in SharePoint tut. Hier haben wir im Moment noch die alte Ansicht. Sie sehen, hier steht Stuttgart. Wenn ich jetzt die Ansicht aktualisiere, dann werden wir gleich sehen, ich scrolle kurz runter, hier der Feedbackbogen, jetzt steht hier München. Das ist wirklich eine unheimlich praktische Sache, weil wir dazu jetzt noch gar nichts in SharePoint tun mussten. Lassen Sie uns weiter auf Entdeckungsreise gehen. Die Dokumenteigenschaften sind soweit schon sehr praktisch. Was machen Sie aber, wenn Sie zum Beispiel die Datei auschecken müssen. Auch dann haben wir hier die Möglichkeit, im Register Datei unter Informationen etwas weiter unten, unser Dokument für unsere Bearbeitung auszuchecken. Wir haben hier die Schaltfläche Versionen verwalten. Wenn wir diese einmal anklicken, öffnet sich ein Auswahlmenü, in dem wir jetzt hier die Funktion Auschecken ansprechen können. In diesem Moment würde dann die Datei auch in SharePoint ausgecheckt werden. Selbstverständlich können Sie das Dokument dann auch aus Word heraus wieder einchecken. Stellen Sie sich vor, Sie arbeiten jetzt weiter in Ihrem Dokument, es handelt sich vielleicht um eine Dokumentation, und Sie stellen fest, Sie brauchen dafür jetzt noch weitere Informationen, die in einer anderen Datei liegen. Auch hier haben Sie die Möglichkeit, wieder über das Register Datei auf Daten in SharePoint zuzugreifen. Wenn wir jetzt nämlich den Bereich Öffnen anklicken, dann können wir hier auf Dokumente zugreifen, welche wir aus SharePoint heraus bereits geöffnet und bearbeitet haben. Das ist sehr wichtig, Sie müssen einmal mit dieser Bibliothek gearbeitet haben, damit wir hier im Bereich der Zuletzt verwendeten Dokumente, diese auch als Vorschlag bekommen. Sie sehen hier unten, wo liegt die Datei. Hier steht jetzt nicht Laufwerk D sondern Teamwebsite. Das ist wirklich unsere SharePoint Teamsite. Das Schöne ist, ich kann jetzt hier drauf klicken und das Dokument wird parallel für mich geöffnet. Ich kann jetzt also hier die Informationen dazu einsehen. Ich musste jetzt nicht zurückgehen in unsere Dokumentbibliothek und die Datei separat öffnen. So, ich minimiere das Ganze, dann können wir nämlich einen näheren Blick in diesen Bereich werfen. Ich öffne also nochmal den Bereich Öffnen. Wir haben jetzt hier die Gruppe der Zuletzt verwendeten Dokumente. Wenn Sie Dokumente haben, die Sie in regelmäßigen Abständen, zum Beispiel einmal im Monat öffnen, ansonsten aber gar nicht benötigen, dann können Sie hergehen und diese Datei in diesem Bereich anpinnen, dann bleibt sie hier auch immer bestehen. Alle anderen Dokumente werden hier immer in die Vorschlagsliste geladen. Wenn diese voll ist, wird die älteste Datei immer aus der Vorschlagsliste zugunsten der neuen Datei rausgenommen. Wenn Sie jetzt möchten, dass Sie schnell auf Ihre Reports oder aber Dokumentationen zugreifen können, dann pinnen Sie sich Ihre Dateien hier am besten fest. In diesem Fall würden Sie Ihnen nun immer im Bereich Zuletzt verwendete Dokumente zur Verfügung stehen. Sollte jetzt hier das passende Dokument nicht in der Gruppe der Zuletzt verwendeten Dokumente stehen, ist das überhaupt kein Problem. Wir können jederzeit SharePoint als Zielspeicherort ansprechen. Ich habe jetzt hier dazu den Eintrag für SharePoint angeklickt und dann sehen Sie schon, hier steht an erster Stelle unser aktueller Speicherort. Das ist jetzt kein Ordner auf irgendeinem Gruppenlaufwerk, sondern die Bibliothek wird uns hier als Speicherort angezeigt, und im Bereich Zuletzt verwendete Ordner sehen wir jetzt alle anderen Bibliotheken, aus denen wir jetzt schon eine Datei geöffnet und bearbeitet und somit auch gespeichert haben. Das heißt, ich könnte jetzt jederzeit auch hier wieder zum Beispiel die Bibliothek Freigegebene Dokumente anklicken. Sie wird in diesem Moment für mich geöffnet und zwar in der Explorer-Ansicht. Das heißt, ich kann jetzt hier auf Dokumente in Bibliotheken zugreifen und zwar genau so, wie ich das früher ansonsten über die Ordner gemacht habe. Und wenn diese Datei nicht in der Bibliothek Projektdokumente ist, dann nutze ich einfach die Explorer-Funktionen und gucke, welche Ordner es denn sonst gibt in dieser Struktur und wechsle dann einfach in die nächste Bibliothek. So weit, so gut. Ich schließe das Ganze jetzt mal und dann gucken wir, welche Möglichkeiten es sonst so für uns gibt. Wenn Sie jetzt eine neue Datei in Word erstellt haben und Sie stellen fest, diese Datei muss in SharePoint abgelegt werden, dann müssen Sie sich natürlich keine lokale Kopie erzeugen und diese dann separat hochladen, sondern Sie nutzen auch hier wieder die SharePoint-Schnittstelle. Wir haben die Möglichkeit, im Bereich Speichern unter ebenfalls auf SharePoint zuzugreifen. Das heißt, wir können entweder in eine bereits offene Bibliothek speichern oder aber, wir entscheiden uns für eine vollkommen andere Bibliothek, wie zum Beispiel die Bibliothek der Freigegebenen Dokumente. Wenn wir jetzt hier drauf klicken, dann können wir unser Dokument jetzt hier in der Bibliothek ablegen. Das Schöne ist, wenn Sie jetzt daran zurückdenken, als Sie im Unternehmen angefangen haben, hatten Sie eine vorgegebene Ordnerstruktur und hatten eine Arbeitsanweisung, dieses Dokument wird hier abgelegt, das andere Dokument wird in diesem Ordner abgelegt, und so weiter. Das war eine vorgegebene Struktur, an die Sie sich gewöhnen mussten. Mit dieser Schnittstelle können Sie das Ganze individuell für Sie anpassen. Sie müssen jetzt nicht über mehrere Schritte auf die Bibliotheken zugreifen, sondern auch hier haben Sie die Möglichkeit, diese Bibliothek festzupinnen und können dann immer wieder hier rein speichern. Zu guter Letzt möchten wir Ihnen noch den Bereich Freigeben vorstellen. Dieser ist unheimlich praktisch. Sie haben hier nämlich die Möglichkeit, zum einen neue Teamkollegen, die bislang noch nichts von diesem Dokument wussten oder aber nicht zugriffsberechtigt waren auf die Datei, jetzt hier schnell für die Zusammenarbeit einladen. In diesem Schritt vergeben Sie auch Zugriffsrechte auf diese Datei und der Kollege wird per E-Mail darüber informiert. Wenn es jetzt um die Zusammenarbeit mit Kunden geht, welche ebenfalls nicht immer Zugriff auf die SharePoint-Bibliotheken haben, dann können Sie diese Datei ganz normal öffnen, bearbeiten und bei Bedarf per E-Mail an den Kunden verschicken. Sie haben hier sogar die Möglichkeit, die Dokumente, welche in SharePoint abgelegt sind, als PDF an den Kunden zu verschicken. Wenn ich jetzt hier drauf klicke, wird unser Nachrichtendialog gestartet. Ich muss mich hier zunächst mit meinen Zugangsdaten für die Anmeldung eintragen und das Ganze gilt natürlich auch hier für die Anmeldung. So, wenn Sie jetzt hier einmal sich überall angemeldet haben, können Sie nun Ihre E-Mail samt der PDF an Ihren Kunden verschicken. Und das, ohne jetzt diese Original-Word-Datei aus der Bibliothek heraus wieder runterzuladen, in eine PDF umzuwandeln und dann erst an den Kunden per E-Mail verschicken zu können. Was haben Sie in diesem Video gelernt? Wir haben Ihnen gezeigt, wie Sie durch die Schnittstelle zwischen Microsoft Office und SharePoint 2013 sich den Arbeitsalltag unheimlich erleichtern können. Sie können direkt aus den Office-Anwendungen Dateien öffnen oder aber für sich so festpinnen, dass Sie schnell und zu jeder Zeit darauf zugreifen. Sie haben gesehen, wie Sie auf Speicherorte schnell zugreifen können und vor allem, wie Sie Dokumente für Personen, die bislang noch nicht zugriffsberechtigt waren oder aber nie zugriffsberechtigt sein werden, schnell zur Verfügung stellen können.

SharePoint 2013 Grundkurs

Lernen Sie die Einsatzmöglichkeiten von SharePoint 2013 kennen und erfahren Sie, wie Ihnen die vielfältigen Funktionen des Systems den Arbeitsalltag erheblich erleichtern können.

9 Std. 24 min (87 Videos)
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