Access 2016: Tabellen für Fortgeschrittene

Das Datenmodell vorbereiten

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Bevor Sie mit der Arbeit an der Access-Datenbank beginnen, sollten Sie das Datenmodell konkret formulieren. Das kann wahlweise auf einem Blatt Papier oder in einer Excel-Datei geschehen.

Transkript

Bevor Sie sich wirklich in einer Datenbank wie Access hinsetzen und Tabellen anlegen, kann ich Ihnen nur dringend empfehlen, das erst zu machen, wenn das Datenmodell fertig ist. Das Datenmodell ist so etwas, wie Sie es hier sehen. Die Liste aller Feldnamen, die Zusammenhänge zwischen den Tabellen und Ähnliches. Das kann man auf dem Papier machen, und wenn, dann bitte mindestens A3, eher größer. Denn Sie werden immer nochmal außen was dranbasteln wollen und DIN A4 ist einfach zu klein, um das noch vernünftig lesen zu können. Die ersten Skizzen mache ich tatsächlich auch auf einem Papier und da steht dann einfach nur Tabelle "Personen" und ein Pfeil zu den Funktionen und dann weiß ich, was gemeint ist. Mit ein bisschen Übung kann man das so ganz grob skizzieren und der zweite Schritt ist für mich dann, in zum Beispiel Excel, das ist das, was Sie hier gerade sehen, das konkret auszuformulieren, also wirklich die Namen der Felder, und auch Ihren Datentyp festzuhalten. Bei mir heißen die Felder, das ist so eine erweiterte ungarische Notation, immer so, wie die Tabelle. Das heißt, fünf Buchstaben Präfix, und wenn ich eine "tblPersonen", drei Buchstaben Präfix, für den Datentyp sozusagen, wenn ich eine "tblPersonen" besitze, dann heißen alle, wirklich alle Felder darin "perso" mit einem Präfix. Und das bedeutet, dass ich anders als andere Kollegen, die einen Fremdschlüssel und Primärschlüssel identisch benennen, was je nach Datenbank auch mal Vorteile haben mag, bei Access aber nicht, anders als diejenigen, die also die Felder identisch benennen, habe ich innerhalb der gesamten Datenbank garantiert eindeutige Feldnamen. Wenn es also irgendwo ein Feld "Name" gäbe, das ist übrigens eine Bezeichnung, die ist so schlecht, dass Access selber davor warnt, wenn es also, sagen wir, ein Feld "Datum" gäbe, dann kann es das bei mir nie mehrfach geben, denn es heißt mindestens "persoDatum". Und dann kann ich auch gleich erläutern, was für ein Datum eigentlich, nehme ich die Geburt. Oder, weil häufig Datumswerte mehrfach in einer Tabelle auftauchen, dann heißt es so was wie "Fortbildung", "DatumStart", "DatumEnde". Also innerhalb der Datenbank garantiert eindeutige Feldnamen, indem ich jedem Feldnamen einen Präfix voranstelle. Und, das haben Sie vielleicht schon an diesen Bezeichnungen hier gesehen, so eine Bezeichnung wähle, die ich mal als hierarchisch benenne. Erst kommt der Name und dann welcher Name. So wie beim Datum. Erst, dass es ein Datum ist, und dann welches. Das hat den Vorteil, wenn Sie später Ausklapplisten sehen, und die Feldnamen angeboten bekommen, dann müssen Sie nicht genau wissen, welchen Namen Sie eigentlich haben, oder welches Datum; die stehen alphabetisch sortiert dann auch schön zusammen. Deswegen schreibe ich hier, obwohl das jetzt sprachlich nicht so schön ist, solche Feldnamen, die heißen "persoNameVor", "persoNameNach" und Ähnliches. Das ist sowieso das Merkmal von Feldnamen. Es geht nicht um Schönheit, sondern die sind technisch. Schönheit ist etwas für Formulare, aber hier geht es um knackige Inhalte sozusagen, egal wie das aussieht. Es führt dann natürlich auch zu solchen Namen wie diesen. Weil das ein Fremdschlüssel ist heißt der so bei mir, dass "perso" als Präfix angibt, ich stehe in der Tabelle "Personen". Dann folgt der Name des Primärschlüssels, der heißt komplett "funktID" für die Funktionen, und dann notiere ich noch extra, dass es eine Referenz ist. Das ist meine Erfahrung von anderen, die solche Datenbanken machen und die dann schon durcheinanderkommen, ob das jetzt der Fremdschlüssel oder der Primärschlüssel ist. Deswegen sage ich ganz deutlich, ich stehe in der Tabelle "perso", beziehe mich auf "funktID" und bin also nur eine Referenz. Das können Sie halten, wie Sie wollen. Es ist nur wichtig, dass Sie das eindeutig und überall gleich machen. Deswegen immer fünf Buchstaben Präfix. Oder für kleine Datenbank drei, aber das ist schnell zu wenig. Also auch hier, wo das Wort "Ort", selbst wenn ich "Orte" nehmen würde weniger als fünf Zeichen hat, dann verlängere ich das, weil ich so sicher sein kann, manchmal müssen Sie Feldnamen nämlich im Blindflug wissen sozusagen, weil ich so sicher sein kann, wie dieser Feldname gebildet wird. Ich kann jedem Feldnamen ansehen, wo er steht, wenn es ein Fremdschlüssel ist, auf wen er sich bezieht und ich kann Ihnen ohne Bedenken jederzeit sagen, wie er heißen muss. Das bedeutet zum Beispiel auch, dass Sie nicht mal Singular, mal Plural benutzen, sondern immer "Bemerkung" und nicht manchmal "Bemerkungen". Und Sie haben es vielleicht auch schon gesehen: Ich habe außerdem in jeder Tabelle ein Feld "Bemerkung". Das ist sehr praktisch, ich mache da sogar ein "Langer Text"-Feld draus. Das ist eins, das man eigentlich nicht braucht, aber irgendwann kommt Ihr Kunde oder der Benutzer dieser Datenbank und sagt: "Zu diesem Datensatz würde ich mir gerne was notieren, wie machen wir das?" Und dann sage ich ganz einfach "Haben wir schon." Das Feld gibt es schon, wird vielleicht gar nicht benutzt, oder nicht mal im Formular angezeigt, aber wenn man es braucht, ist es da. Das ist also bei mir immer das letzte Feld, das erste Feld ist typischerweise ein Auto-Wert. Nicht zwingend, denn es gibt auch Primärschlüssel wie zum Beispiel die Postleitzahl, die eindeutig genug sind. Aber normalerweise ein Auto-Wert. Völlig egal, wie die Nummer aussieht, Hauptsache eindeutig. Und bei mir ist das typische letzte Feld in einer Tabelle eins für die Bemerkung. Und dazwischen sind die eigentlichen Daten. Und Sie sehen vielleicht auch hier im Datenmodell schon: Das ist 1:n, also eine Person, die n mal in einer Fortbildung benutzt wird. Und ich schreibe die n-Seite tiefer als die 1er-Seite. Die steht höher, die steht tiefer, und das heißt in so einem Datenmodell, je tiefer ich komme, desto mehr Daten werden dort stehen. Das sind die, auf die ich aufpassen muss. Das da oben ist nur eine Nachschlagetabelle. Die mag sich wichtig anfühlen, aber da stehen die wenigsten Datensätze drin. hier stehen schon ein paar mehr drin und hier bin ich noch tiefer. das ist sozusagen die Kaskade abwärts und das ist hier in diesem Datenmodell der tiefste Punkt. Also auf die tiefstehenden Tabellen müssen Sie aufpassen, wenn es um Optimierung geht, um schnelle Datenspeicherung, um kompaktes Speichern, denn dort stehen die vielen Daten. Und so ein Datenmodell wie dieses hier, das ist erst die Grundlage, bevor ich überhaupt einen einzigen Handgriff in Access mache.

Access 2016: Tabellen für Fortgeschrittene

Meistern Sie die hohe Kunst der Access-Tabellen. Lernen Sie, Tabellen mit speziellen Datentypen, berechneten Felder, Indizes und Verknüpfungen weiterzuentwickeln.

2 Std. 32 min (27 Videos)
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Erscheinungsdatum:13.03.2017

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