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MCSA: Office 365 – 70-347 (Teil 4) – Planen für Exchange Online und Skype for Business Online

Clientanforderungen für die Archivierung planen

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Sehen Sie, mit welchen Schritten Sie für Ihre Benutzer ein Onlinearchiv für deren E-Mails einrichten können. Über dieses Archiv lassen sich wichtige Nachrichten dauerhaft oder für einen bestimmten Zeitraum aufbewahren.
03:48

Transkript

Welche Punkte zu beachten sind bei der Archivierung, zeige ich Ihnen gleich jetzt. Ich habe Outlook in der Desktop-Variante geöffnet und hier den Posteingang von Stefan Hinz. Stephan Hinz hat einige E-Mails erhalten von Tom Wechsler. Zuerst einmal ganz wichtig die Archivierung in Outlook hat nichts mit der Online-Archivierung zu tun. Die Online-Archivierung für Stephan Hinz wurde aktiviert, darum wird hier auch das Onlinearchiv angezeigt. Ich habe die Möglichkeit Elemente direkt in das Onlinearchiv zu verschieben. Es geht aber auch darum, dass der Benutzer ein lokales Archiv anlegen kann. Ich markiere diese Nachricht, ich wähle die Schaltfläche "Archivieren" und diese Markierung hat bewirkt, dass das Element in den Ordner Archiv verschoben wurde. Nun ist also dieses Element archiviert worden und ist im Ordner Archiv abgelegt. Das hat den Vorteil, Elemente, welche archiviert sind, werden nicht mehr zusammengezählt in der Größe, was dann Ihr Postfachkontingent belasten könnte. Okay, ganz ehrlich, wir haben im Office 365 Portal 50 Gigabyte zur Verfügung. Wir sollten trotzdem sparsam umgehen mit dieser Datenmenge und wenn immer möglich Elemente archivieren. In einer lokalen Desktopumgebung empfehle ich Ihnen auch, dass Sie vielleicht mit gewissen Regeln arbeiten. Das kann zum Beispiel sein, dass Sie mit einem Rechtsklick auf ein Element eine neue Regel einrichten und dann die Regel erstellen auf Basis zum Beispiel des Betreffs, oder die Regel kann sein, dass sie auf Tom Wechsler angewendet wird, oder gesendet an Tina Hirsch. Ich denke Sie erhalten da die Idee, wie Sie das umsetzen können und dann ganz wichtig, dass Sie Elemente in Ordner verschieben und da Ihr Archiv auswählen, damit diese Elemente in das Archiv verschoben werden. So können Sie die Kontingentbelastung minimieren und Sie haben Archivdaten, die Sie dann immer wieder einsehen können. Wie gesagt, es ist wichtig, dass Sie Ihre Benutzer schulen, dass Sie ein Archiv anlegen, dass Sie ein Onlinearchiv zur Verfügung haben, dass die Benutzer richtig mit ihren Informationen umgehen, dass zum Beispiel im Posteingang nur aktuelle Elemente enthalten sind und alles andere dann verschoben wird, sei es in das lokale Archiv oder in das Onlinearchiv. Ich zeige Ihnen im Exchange Admin Center, wie Sie das Archiv für einen Benutzer aktivieren können. Befinde mich im Exchange Admin Center auf dem Dashboard, ich navigiere zu "Empfänger" und ich wähle dann Sandra Hilti aus, und anschließend in den Postfachfunktionen navigiere ich ein wenig nach unten, da habe ich die Möglichkeit das Archiv zu aktivieren. Wir sehen Archivierung ist deaktiviert. Ich wähle den Link "Aktivieren" aus und jetzt noch SPEICHERN und nun ist das Onlinearchiv aktiviert, Betonung auf Onlinearchiv. Ich müsste nun Sandra Hilti informieren, dass sie, wenn sie das Outlook schließt und neu startet, zusätzlich die Option hat, dass sie ein Onlinearchiv pflegen kann und ich muss sie informieren, dass sie auch ein lokales Archiv einrichten kann, um die Elemente für ihre Bedürfnisse richtig abzulegen.

MCSA: Office 365 – 70-347 (Teil 4) – Planen für Exchange Online und Skype for Business Online

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1 Std. 51 min (20 Videos)
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Erscheinungsdatum:07.03.2017
Laufzeit:1 Std. 51 min (20 Videos)

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